Excel vs GMAO : Pourquoi votre équipe de maintenance doit passer à la vitesse supérieure

• Le point de départ : Presque toutes les équipes de maintenance commencent avec Excel car c'est un outil familier et qui semble gratuit. Cependant, cette commodité initiale mène rapidement à des inefficacités et des erreurs à mesure que les opérations se développent.

• Les limites d'Excel : Excel échoue car il ne dispose pas d'une base de données centrale, nécessite des mises à jour manuelles constantes, a un mauvais accès mobile pour les techniciens et ne fournit aucune donnée en temps réel pour la prise de décision.

• La solution GMAO : Une GMAO comme Fabrico résout ces problèmes en fournissant une source unique de vérité, en automatisant les flux de travail, en offrant une application mobile puissante et en fournissant des analyses et des rapports instantanés.

• L'essentiel : Alors qu'Excel est un tableur, une GMAO est un système actif spécialement conçu pour la maintenance. Elle permet de gagner du temps, de réduire les temps d'arrêt et de vous donner le contrôle de l'ensemble de vos opérations.

Soyons honnêtes, tout le monde commence avec Excel pour quelques bonnes raisons.

Premièrement, c'est familier. Presque tout le monde sait comment ouvrir une feuille de calcul et saisir des données. Aucune formation n'est requise.

Deuxièmement, c'est flexible. Vous pouvez créer vos propres colonnes, colorer des cellules et mettre en place un système qui a du sens pour vous. Vous avez l'impression d'avoir un contrôle total.

Et enfin, c'est "gratuit". Comme il fait déjà partie de la suite logicielle de votre entreprise, il n'est pas nécessaire de demander un nouveau budget.

Mais cette commodité initiale a un coût caché. La simplicité même qui rend Excel attrayant au début devient sa plus grande faiblesse à mesure que vos besoins en maintenance deviennent plus complexes.

S'appuyer sur des feuilles de calcul pour la maintenance n'est pas seulement inefficace ; cela peut être risqué. Des recherches ont montré que près de 90 % de toutes les feuilles de calcul contiennent des erreurs. Dans un contexte de maintenance, ces erreurs peuvent avoir des conséquences bien réelles. Voici pourquoi il est temps de changer.

1. Il n'y a pas de "source unique de vérité"
Combien de versions de votre feuille de calcul de maintenance principale existent en ce moment ?

Il y en a probablement une sur votre bureau, une version plus ancienne qu'un technicien a enregistrée sur un lecteur partagé, и une autre que vous avez envoyée par e-mail à un responsable la semaine dernière. Lorsque plusieurs personnes ont besoin d'accéder et de mettre à jour des informations, le contrôle des versions devient un cauchemar.

• Le problème avec Excel : Les données sont dispersées, obsolètes et incohérentes. Un technicien peut travailler sur un ancien planning, ou un responsable peut consulter des données de pièces incorrectes.

• Comment une GMAO résout ce problème : Une GMAO comme Fabrico est une plateforme centralisée basée sur le cloud. Tout le monde, des responsables aux techniciens sur leur application mobile, consulte toujours exactement les mêmes informations, à la minute près. Il n'y a qu'une seule version de la vérité.

2. C'est un processus manuel et chronophage
Pensez à votre flux de travail actuel. Un opérateur de machine vous appelle au sujet d'un problème. Vous le notez sur un bloc-notes, vous vous rendez à votre ordinateur, ouvrez la feuille de calcul, créez une nouvelle ligne pour l'ordre de travail, puis appelez ou trouvez un technicien pour le lui assigner.

Ce processus est rempli d'étapes manuelles qui font perdre un temps précieux.

• Le problème avec Excel : Chaque mise à jour nécessite qu'une personne ouvre et modifie manuellement le fichier. C'est un travail à plein temps juste pour maintenir la feuille de calcul à jour.

• Comment une GMAO résout ce problème : Une GMAO automatise ces tâches. Dans Fabrico, un opérateur peut soumettre une demande de travail directement depuis son téléphone. Le système peut ensuite l'assigner automatiquement au bon technicien, qui reçoit une notification instantanée sur son application mobile. Le responsable n'a rien à faire.

3. L'accès mobile est au mieux maladroit
Avez-vous déjà essayé de mettre à jour une feuille de calcul Excel complexe sur votre smartphone ? C'est presque impossible.

Cela signifie que vos techniciens sont déconnectés du système dès qu'ils entrent dans l'usine. Ils doivent transporter des impressions papier, passer des appels téléphoniques pour obtenir des détails et retourner au bureau pour enregistrer leur travail.

• Le problème avec Excel : C'est un outil conçu pour le bureau, pas pour le travail mobile de première ligne. Cela crée un énorme fossé entre le bureau et l'atelier.

• Comment une GMAO résout ce problème : Une véritable GMAO est "mobile-first". L'application mobile Fabrico est conçue spécifiquement pour les techniciens. Ils peuvent consulter les ordres de travail, voir l'historique des actifs, scanner des codes QR, enregistrer leur temps et clôturer les tâches directement à la machine. Cela augmente considérablement le "temps productif" – le temps passé à travailler réellement sur les équipements.

4. Vous n'avez pas de données ou d'analyses en temps réel
Votre feuille de calcul peut-elle vous indiquer instantanément votre taux de conformité de la maintenance préventive pour le mois dernier ? Ou quelle machine a eu le plus de temps d'arrêt cette année ?

Probablement pas sans des heures de manipulation manuelle des données, de filtrage et d'écriture de formules.

• Le problème avec Excel : Il stocke des données, mais il ne fournit pas d'informations exploitables. Transformer ces données en rapports pertinents est un processus difficile et manuel.

• Comment une GMAO résout ce problème : Une GMAO est un moteur d'analyse. Fabrico suit automatiquement chaque point de données et le transforme en tableaux de bord et rapports faciles à lire. Vous pouvez instantanément voir vos indicateurs de performance clés (KPI), identifier les actifs problématiques et prendre des décisions basées sur des données pour améliorer vos opérations.

5. Il n'y a pas de lien avec les stocks
Un technicien se rend pour effectuer une réparation, pour découvrir que la pièce de rechange essentielle dont il a besoin n'est pas en stock.

Dans un système basé sur Excel, votre journal de maintenance et votre inventaire de pièces sont deux fichiers complètement séparés et déconnectés.

• Le problème avec Excel : Il ne peut pas lier vos travaux de maintenance à votre stock de pièces de rechange, ce qui entraîne des retards coûteux et des commandes urgentes de pièces.

• Comment une GMAO résout ce problème : Avec la gestion des stocks intégrée de Fabrico, vous pouvez lier les pièces directement aux ordres de travail. Lorsqu'un technicien est assigné à une tâche, il peut voir exactement quelles pièces sont nécessaires et si elles sont en stock. Le système peut même déduire automatiquement les pièces du stock au fur et à mesure de leur utilisation et vous envoyer une alerte de stock bas.

6. Il est sujet à l'erreur humaine
Une simple erreur de copier-coller, une faute de frappe dans une référence de pièce ou la suppression accidentelle d'une ligne peuvent avoir des conséquences majeures dans une feuille de calcul de maintenance. Avec autant de saisie manuelle de données, les erreurs ne sont pas seulement possibles ; elles sont inévitables.

• Le problème avec Excel : Il manque de validation et de garde-fous pour prévenir les erreurs de saisie courantes.

• Comment une GMAO résout ce problème : Une GMAO est une base de données structurée. Elle utilise des menus déroulants, des champs obligatoires et des journaux automatisés pour garantir que les données saisies sont cohérentes et exactes. Vous ne pouvez pas supprimer accidentellement tout l'historique d'un actif en un seul mauvais clic.

7. Il n'évolue pas avec votre entreprise
Cette simple feuille de calcul qui fonctionnait pour 10 machines et 2 techniciens devient un monstre ingérable lorsque vous avez 100 machines et 10 techniciens. Elle devient lente, sujette aux plantages et impossible à naviguer.

• Le problème avec Excel : Il n'a jamais été conçu pour gérer l'échelle et la complexité d'une opération de fabrication en croissance.

• Comment une GMAO résout ce problème : Une GMAO est conçue pour évoluer. Que vous ayez 10 ou 10 000 actifs, le système fonctionne aussi rapidement. Avec Fabrico, vous pouvez commencer avec notre plan Gratuit pour toujours pour un maximum de 10 actifs, puis passer en toute transparence à un plan qui prend en charge des centaines de machines et un nombre illimité d'utilisateurs à mesure que votre entreprise se développe.

Si vous rencontrez l'un de ces signes, il est temps de faire le changement :

• Vous passez plus de temps à mettre à jour votre feuille de calcul qu'à gérer réellement votre équipe.

• Votre équipe manque régulièrement des tâches de maintenance préventive planifiées.

• Vous constatez une augmentation des temps d'arrêt imprévus des équipements.

• Vous ne pouvez pas facilement produire un rapport sur vos coûts de maintenance ou les performances de votre équipe.

• Les techniciens vous appellent constamment pour vous demander ce qu'ils doivent faire ensuite.

Microsoft Excel est un outil fantastique, mais ce n'est pas un système de gestion de la maintenance.

S'en remettre à lui pour gérer les actifs les plus critiques de votre usine, c'est comme utiliser un marteau pour visser une vis – cela peut fonctionner un petit moment, mais finira par échouer et causer un problème beaucoup plus grave.

Une GMAO comme Fabrico est spécialement conçue pour ce travail. Elle automatise vos flux de travail, connecte votre équipe, vous donne les données dont vous avez besoin pour prendre des décisions intelligentes et, en fin de compte, vous aide à passer d'un état réactif de "lutte contre les incendies" à un état proactif de contrôle.

Prêt à voir la différence par vous-même ? Vous pouvez commencer dès aujourd'hui avec un outil tout aussi gratuit qu'Excel, mais infiniment plus puissant pour la maintenance.

Découvrez comment le plan Gratuit pour toujours de Fabrico peut vous aider à vous organiser et à prévenir les temps d'arrêt, sans risque et sans carte de crédit requise. Commencez en 60 secondes !

Q1 : Puis-je importer mes données Excel existantes dans une GMAO ?

R : Oui, absolument ! C'est un élément essentiel pour faciliter la transition. La plupart des plateformes de GMAO modernes, y compris Fabrico, sont conçues pour en faire un processus de configuration simple et unique.

ous pouvez généralement importer vos listes les plus importantes – comme vos actifs (machines et équipements), votre inventaire de pièces de rechange, et même votre liste de tâches de maintenance préventive – directement à partir d'un fichier Excel. Cela signifie que vous n'avez pas à repartir de zéro et que vous ne perdez pas tout le travail que vous avez déjà accompli.

Q2 : En quoi une GMAO gratuite est-elle meilleure qu'un modèle Excel ?

R : C'est une excellente question. Pensez à un modèle Excel comme à une carte en papier – il vous donne une belle mise en page, mais c'est un document statique qui ne fait rien par lui-même. Une GMAO gratuite comme Fabrico est comme un système GPS – c'est un outil vivant et actif qui travaille pour vous.

Un modèle Excel ne peut pas : envoyer automatiquement une notification au téléphone d'un technicien lorsqu'une nouvelle tâche est assignée ; être facilement mis à jour par plusieurs personnes en temps réel depuis l'atelier ; ou construire automatiquement un historique de maintenance complet pour une machine. Une GMAO gratuite fait tout cela automatiquement.

Q3 : Quel est le plus grand avantage d'une GMAO par rapport à une feuille de calcul ?

R : Le plus grand avantage est qu'une GMAO transforme la maintenance d'une activité passive et réactive en une activité active et proactive. Une feuille de calcul est passive ; elle ne fait que contenir les informations que vous y saisissez manuellement. Elle ne peut pas vous alerter de quoi que ce soit ou identifier un problème par elle-même. Vous travaillez constamment pour la feuille de calcul.

Une GMAO est active ; elle travaille pour vous. Elle envoie activement des rappels pour les maintenances préventives à venir, suit automatiquement les coûts et les temps d'arrêt, et génère des rapports qui vous montrent des tendances que vous ne verriez jamais dans une feuille de calcul.