Какво е работна поръчка за поддръжка? [Пълното ръководство]

Работна поръчка за поддръжка е преходът на заявка за работа, направена от всеки член в рамките на или извън организацията, в работна поръчка за дейности по поддръжка или ремонт. Тези официални заявки играят съществена роля в управлението на организационните ресурси, проследяването на напредъка и поддържането на история на изпълнените задачи. 

Работните поръчки за поддръжка са еволюирали от традиционни системи с писалка и хартия до цифрови системи под формата на компютъризирана система за управление на поддръжката (CMMS), която значително рационализира процесите на управление на работни поръчки. 

Те елиминират необходимостта да се търсят хартиени заявки за работни поръчки, тъй като софтуерът CMMS запазва цялата информация, свързана с нуждите от поддръжка или ремонт на задачи, в централно, базирано местоположение. 

Следователно, независимо дали една организация има множество активи на различни места и няколко екипа, работещи по задачи за ремонт и поддръжка, мениджърите по поддръжката могат да изпращат известия в реално време до техниците. Крайните ползи от това включват подобрена организационна и оперативна ефективност, по-добро управление на съоръженията и намалени разходи за непланиран престой. 

Навсякъде, където има оборудване и машини за протичане на производствените процеси, ще има нужда от поръчки за поддръжка. За съжаление, нямауниверсален подход към дейностите по поддръжка. Ето защо има няколко вида поръчки за поддръжка, които организациите следват. Не всички обаче са създадени еднакви, което означава, че някои може да иматскъпоструващи последици,ако се прилагат в дългосрочен план.

По-долу разглеждаме по-подробно различните видове.

• Превантивна поддръжка: Работната поръчка за превантивна поддръжка е работна поръчка, която се издава и официално одобрява проактивно, преди да възникне повреда на оборудването. Основната цел на превантивната поддръжка като част от Най-добрите практики за управление на работните поръчкиса планирането на задачи по поддръжка и ремонт, преди даден актив да се повреди или да спре да работи напълно. Когато редовно се предприемат малки, но последователни стъпки за поддръжка, машините работят по-дълги периоди от време по-оптимално, отколкото например реактивната или коригиращата поддръжка.
• Коригираща поддръжка: От друга страна, коригиращата или реактивна поддръжка е подход към поддръжката, който действа в обратна посока. Вместо да планира дейности по поддръжка и ремонт на даден актив, преди той да се повреди, коригиращата поддръжка се стреми да отстрани проблем, след като той е възникнал. Това често означава, че даден актив ще бъде извън експлоатация, докато се ремонтира. Освен това, ако даден актив е свързан с други активи в производствена линия, останалите активи също няма да работят. По този начин, коригиращата поддръжка може да забави или дори да доведе до пълно спиране на производствените линии. Това е така, защото ремонтите се извършват, когато е било възможно да се предприемат малки, но управляеми стъпки преди повредата, за да се предотврати проблемът напълно.
• Прогнозна поддръжка: Въпреки че често се класифицира заедно с превантивната или профилактична поддръжка, прогнозната поддръжка заслужава отделно обсъждане. Това е вид метод за прогнозиране, който разглежда очаквания живот на всеки механичен актив в организацията и има за цел да предвиди кога може да възникне повреда. Това може да се основава на различни критерии, като например очаквана дълготрайност, текущи и периодични усилия за поддръжка и др. След като критериите са установени, е възможно почти да се „предвиди“ кога може да възникне повреда на оборудването, така че да се предприемат стъпки за предварително отстраняване на проблема.
• Аварийна поддръжка: Както подсказва името, аварийната поддръжка включва извършване на дейности по поддръжка на актив, които са напълно непланирани. Това са непредвидени ситуации, които се случват в неочаквани моменти и често отнемат много ресурси. Например, мениджър по поддръжката може да се сблъска с искане за ремонт по работна поръчка, последвано от формализирането му чрез работна поръчка, и след това ще трябва да назначи техник, който да се погрижи за аварийното отстраняване, което го откъсва от други критични и планирани задачи. Това има важни отрицателни последици по отношение на време, разходи и човешки ресурси.
• Поддръжка въз основа на състоянието: Друга работна поръчка за поддръжка е поддръжката въз основа на състоянието. Това се случва, когато определени събития или етапи задействат действие за работна поръчка. Примери за задействания на поддръжка въз основа на състоянието могат да включват, когато даден актив достигне определени етапи на пробег след изтичане на определено време, когато е време за смяна на крушки или за смазване и почистване, след като са идентифицирани параметрите на времето и употребата и други.

Независимо кой тип работни поръчки за поддръжка използвате във вашата фирма или дори, ако е комбинация от няколко типа, повечето следват конкретен процес на работни поръчки за поддръжка. По-долу очертаваме процеса на управление на работни поръчки в седем прости стъпки. 

1. Идентифицирайте задача 

Процедурата за работна поръчка за поддръжка започва, когато някой идентифицира задача за изпълнение. Това може да дойде от организацията или от някой външен, но свързан с нея. 

Например, ако управлявате търговска офис сграда с множество HVAC модули и един от тях е дефектен, наемател на тази сграда може да повдигне проблема, като идентифицира проблема, който трябва да бъде разрешен. Те могат да се обърнат към мениджър по поддръжката или друго подходящо лице в организацията, което след това ще създаде заявка за поддръжка. 

2. Създайте заявка за поддръжка 

Създаването на заявка за поддръжка е следващата стъпка в процеса. Важно е да се отбележи, че заявката за поддръжка не е същото като работна поръчка за поддръжка. Заявката е просто иницииране на процеса и се изпраща на мениджър по поддръжката, за да определи дали проблемът изисква поддръжка въз основа на няколко фактора. Те включват сериозността на проблема, наличните ресурси за справянето му, разходите и резервните части, които могат да бъдат включени в разрешаването му, персоналът, който може да се наложи да бъде преназначен от текуща задача за поддръжка към тази и т.н. 

3. Приоритизирайте работните поръчки 

Ако постъпят няколко заявки за поддръжка едновременно, ще искате да знаете как да приоритизирате работните поръчки за поддръжка. За да определите приоритетите на вашата работна поръчка за поддръжка, трябва да обмислите колко критични са въпросните грешки, когато се сравняват една с друга. 

Трябва също така да погледнете колко струват на вашата организация, като направите анализ на процесите за цялата организация. Също така е от съществено значение да се вземе предвид времевата рамка, която ще е необходима за отстраняване на повредата, свързаните разходи, труд, материали и резервни части, наличност на инструменти и други критерии. 

Често най-критичната работна поръчка ще бъде тази, която потенциално може да спре операциите на компанията, докато повредата не бъде отстранена. На този етап мениджърите по поддръжката създават работна поръчка и започват да управляват работата, която се извършва като част от рутинна поддръжка, прогнозна, коригираща или други видове поддръжка. 

4. Планирайте работна поръчка за поддръжка 

След като заявката за поддръжка се превърне в работна поръчка и тази работна поръчка е приоритетна, е време да я планирате. Графикът означава определяне на часа и деня, в който трябва да се извърши работата. Също така е добра идея да имате прогнозна времева рамка за това колко време може да отнеме завършването на работата. 

5. Възлагане на работна поръчка 

Когато е планирана работна поръчка за поддръжка, следващата стъпка е да я зададете за изпълнение на съответен член на екипа. Тъй като не всички членове на екипа имат еднакви умения, ще искате да сте сигурни, че възлагате работната поръчка на специалист, който има набор от умения да изпълнява работната поръчка ефикасно и ефективно. 

Понякога това може да изисква оттеглянето им от други задължения. Това включва внимателно балансиране на справянето с критичен проблем спрямо текущи и общи проблеми, които вашият ремонтен техник обикновено би правил. Във вашето възлагане на работна поръчка трябва да предоставите на техника подробности за това какво се очаква от него за въпросната задача. 

Това може да включва добавяне или прикачване на документация като ръководства за собственика, инструкции и указания, списък стъпка по стъпка, резервни части, които да се използват по време на процеса и т.н. 

6. Попълване на работна поръчка за поддръжка 

След като работната поръчка бъде възложена на съответния член на екипа, тя ще бъде завършена. Това често води до изискване към въпросния техник да попълни определена документация, за да гарантира, че детайлите на задачата са напълно документирани. Това може да даде възможност на следващия човек, който работи върху работата, да разбере какво е направено преди, така че да може да продължи оттам, откъдето е спрял първият техник. 

7. Прегледайте работната поръчка 

Последната стъпка по отношение на това как да направите работна поръчка за поддръжка включва преглед на детайлите. Това се извършва от мениджъра, който е планирал и възложил работната поръчка на първо място. 

Те ще имат за цел да гарантират, че работата е извършена, че контролният лист е попълнен и че необходимата документация от техника е точна и пълна. Също така, ще могат да използват тази информация, за да добавят към база данни с работни поръчки за измерване на важни показатели за поддръжка за по-късна употреба и за целите на вземане на решения. 

Независимо дали следвате проактивен/превантивен или реактивен/коригиращ план за поддръжка на оборудването, повечето работни поръчки за дейности по ремонт и поддръжка имат подобни критерии и следват стандартизиран формат. Този формат улеснява всички участващи страни да следват правилните процедури по рационализиран начин. 

Като такива, ключовите компоненти на работните поръчки за поддръжка са следните: 

• Запитване: Запитващата страна е лицето, което издава заявката за работа, преди тя да се превърне в работна поръчка. Може да са някои, които са извън или вътре в организацията, които са засегнати от или са идентифицирали въпросната грешка. Техните данни трябва да бъдат ясно посочени в документа за заявка за работа, включително информация като техните имена, данни за контакт (телефонен номер и имейл адрес), дата и час на заявката, отдела, за който работят (ако е вътрешен за организацията) и т.н. Чрез своевременно докладване на проблеми и проблеми те могат да бъдат решени по-бързо и по-ефективно. 

• Описание на проблема: След като мениджърът по поддръжката получи и прегледа заявката за работа от искащата страна, той ще опише проблема, който трябва да бъде разрешен. Това може да е нещо като електрическа крушка, която не работи правилно, HVAC система не функционира правилно или активи и машини, които са се развалили напълно. 

• Подробности за актива: Активът, който е предмет на работната поръчка, ще бъде идентифициран. Това може да стане чрез код на производителя на оригинално оборудване (OEM) или друг код на актив, който преди това му е бил присвоен. В допълнение, повредата, свързана с актива, ще бъде идентифицирана, така че назначеният техник да знае върху какво да работи, когато получи работната поръчка. 

• Назначен персонал: Назначеният персонал са хората, които отговарят за поправката на дефектната машина. Те често са част от екип от техници с различни набори от умения, всеки от които е специализиран в определена област. Някои може да имат повече опит от други по различни машини и затова назначаването на правилния член на екипа за работата е толкова жизненоважно. 

• Краен срок: Веднъж издадена работна поръчка за поддръжка ще има и работна дата за завършване. Това е приблизителното време, за което се очаква техникът да разреши проблема с дефектното оборудване. 

• Необходими части: Необходимите части и инструменти, необходими за изпълнение на въпросната задача за ремонт и поддръжка, също ще бъдат посочени от мениджъра по поддръжката в работната поръчка. Тази спецификация трябва да бъде част от по-широкия процес на управление на запасите от резервни части, който е под контрола на мениджъра по поддръжката. 

• Подробности за завършване: Подробностите за завършване на работната поръчка ще съдържат попълнен контролен списък, който подробно описва всеки аспект от работата, извършена от техника. В този контролен списък не трябва да липсват стъпки или елементи. Информацията за завършване трябва да включва крайната дата срещу датата на завършване, за да се определи колко време е отнело на техника и дали работата е извършена в рамките на определения срок. 

• Прикачени файлове: Техникът, който попълва работната поръчка, може също да изпраща прикачени файлове към цифрова платформа, като например CMMS система, която може да включва документи, контролни списъци, снимки на повредата и извършената работа и друга документация, която е от значение за задачата за ремонт и поддръжка. 

Създаването на единична работна поръчка за поддръжка може да изглежда просто и ясно. Има обаче важни предизвикателства, които идват с управлението на работните поръчки, особено ако те достигат до десетки или дузини. 

Това е особено вярно за системи, базирани на хартия или електронни таблици, където информацията не винаги е пълна или налична. Също така е вярно, че спешните работни поръчки не винаги могат да бъдат възложени навреме поради непълни данни или закъснения при създаването и управлението на работната поръчка. При ръчните системи предизвикателствата могат да означават скъпи престои и скъпи ремонти. 

От друга страна, компютъризираните системи могат наистина да рационализират процеса, предлагайки гладки операции и управление на работни поръчки, което дава на организациите предимство пред конкуренцията. Това е мястото, където ролята на CMMS е абсолютно неразделна част от всяка операция по поддръжка и всички задания за работни поръчки. 

 С дигитално и облачно базирано решение на ваше разположение можете лесно да получавате работни заявки, да ги одобрявате, конвертирате в работни поръчки, точно да присвоявате и наблюдавате напредъка по всяка една и да планирате изпълнението й с бързина, надеждност и прозрачност. 

Освен това системите CMMS са в състояние да ви дадат незабавен поглед върху вашите операции с управляеми табла за управление и функционалности за отчитане и анализ. В крайна сметка те могат да помогнат за повишаване на ефективността на компанията, защото предлагат прозрения, управлявани от данни, които могат да въведат по-голяма ефективност на вашите процеси. Това може да се постигне чрез наблюдение на ключови показатели за ефективността на активите, свързани с поддръжката, ремонтите и всичко между тях. 

Изборът на правилния CMMS за оперативните нужди и необходимостта от поддръжка на вашия бизнес е от решаващо значение. Ако се чудите откъде да започнете в избора между различните системи за управление на работни поръчки, съветваме ви да се съсредоточите върху организационните си нужди и бюджет. 

За щастие има софтуер за работни поръчки или CMMS решение, което е идеалното решение за вашия бизнес и това е CMMS системата на Fabrico. Това е мощен инструмент, който може да се настрои супер бързо и може да помогне на мениджърите по поддръжката да улеснят по-гладкото управление на работните поръчки. В крайна сметка ползите за вашата организация ще бъдат невероятно осезаеми. 

Ще изпитате по-рационализирани операции, ще минимизирате времето за престой и ще подобрите цялостната ефективност на управлението на активи. Нещо повече, с мобилния CMMS на Fabrico техниците по поддръжката и мениджърите по поддръжката могат лесно да създават различни типове работни поръчки в движение, като използват QR кодове, които са готови за работа. Получаването на такава цифрова работна поръчка на смарт мобилно устройство като смартфон, смарт часовник или таблет означава по-бързо време за реакция и по-висока производителност. 

Ако постигането на ефективност на поддръжката ви се струва далечна и недостижима цел, вероятно досега сте работили сръчни и остарели системи, базирани на хартиени документи. Има обаче решение на предизвикателството и то идва с внедряването на правилния софтуер за управление на работните поръчки.

Въвеждането на ред и ефективност при създаването, възлагането, планирането и управлението на вашите работни поръчки вече е достъпна възможност. Просто е въпрос на това да проучите CMMS системата на Fabrico и да я изберете, за давнедрите мощни решенияза поддръжката и ремонтните дейности на вашата организация. За повече информация, не се колебайте да се свържете с нас още днес.