Excel vs. CMMS: Warum Ihr Instandhaltungsteam ein Upgrade benötigt

• Der Ausgangspunkt: Fast jedes Instandhaltungsteam beginnt mit Excel, weil es vertraut und scheinbar kostenlos ist. Diese anfängliche Bequemlichkeit führt jedoch schnell zu Ineffizienzen und Fehlern, wenn der Betrieb wächst.

• Die Schwachstellen von Excel: Excel scheitert, weil es keine zentrale Datenbank hat, ständige manuelle Aktualisierungen erfordert, einen schlechten mobilen Zugang für Techniker bietet und keine Echtzeitdaten für Entscheidungen liefert.

• Die CMMS-Lösung: Ein CMMS wie Fabrico löst diese Probleme, indem es eine einzige, verlässliche Datenquelle (Single Source of Truth) bereitstellt, Arbeitsabläufe automatisiert, eine leistungsstarke mobile App bietet und sofortige Analysen und Berichte liefert.

• Das Fazit: Während Excel ein Tabellenkalkulationsprogramm ist, ist ein CMMS ein aktives System, das speziell für die Instandhaltung entwickelt wurde. Es spart Zeit, reduziert Ausfallzeiten und gibt Ihnen die Kontrolle über Ihren gesamten Betrieb.

Seien wir ehrlich, jeder fängt aus ein paar guten Gründen mit Excel an.

Erstens ist es vertraut. Fast jeder weiß, wie man eine Tabelle öffnet und Daten eingibt. Es ist keine Schulung erforderlich.

Zweitens ist es flexibel. Sie können Ihre eigenen Spalten erstellen, Zellen farblich markieren und ein System einrichten, das für Sie Sinn ergibt. Es fühlt sich an, als hätten Sie die vollständige Kontrolle.

Und schließlich ist es "kostenlos". Da es bereits Teil des Softwarepakets Ihres Unternehmens ist, muss kein neues Budget beantragt werden.

Aber diese anfängliche Bequemlichkeit hat versteckte Kosten. Dieselbe Einfachheit, die Excel anfangs attraktiv macht, wird zu seiner größten Schwäche, wenn Ihre Instandhaltungsanforderungen komplexer werden.

Sich bei der Instandhaltung auf Tabellenkalkulationen zu verlassen, ist nicht nur ineffizient; es kann auch riskant sein. Studien haben gezeigt, dass fast 90 % aller Tabellenkalkulationen Fehler enthalten. Im Kontext der Instandhaltung können diese Fehler zu realen Konsequenzen führen. Hier sind die Gründe, warum es Zeit für einen Wechsel ist.

1. Es gibt keine "einzige, verlässliche Datenquelle"
Wie viele Versionen Ihrer Hauptinstandhaltungstabelle existieren im Moment?

Wahrscheinlich gibt es eine auf Ihrem Desktop, eine ältere Version, die ein Techniker auf einem freigegebenen Laufwerk gespeichert hat, und eine weitere, die Sie letzte Woche an einen Manager per E-Mail gesendet haben. Wenn mehrere Personen auf Informationen zugreifen und diese aktualisieren müssen, wird die Versionskontrolle zum Albtraum.

• Das Problem mit Excel: Die Daten sind verstreut, veraltet und inkonsistent. Ein Techniker arbeitet möglicherweise mit einem alten Plan, oder ein Manager sieht sich falsche Teiledaten an.

• Wie ein CMMS es löst: Ein CMMS wie Fabrico ist eine cloudbasierte, zentrale Plattform. Jeder – von Managern bis hin zu Technikern mit ihrer mobilen App – sieht immer genau die gleichen, aktuellen Informationen. Es gibt nur eine Version der Wahrheit.

2. Es ist ein manueller, zeitaufwendiger Prozess
Denken Sie an Ihren aktuellen Arbeitsablauf. Ein Maschinenbediener ruft Sie wegen eines Problems an. Sie notieren es auf einem Zettel, gehen zu Ihrem Computer, öffnen die Tabelle, erstellen eine neue Zeile für den Arbeitsauftrag und rufen dann einen Techniker an oder suchen ihn, um ihm die Aufgabe zuzuweisen.

Dieser Prozess ist voller manueller Schritte, die wertvolle Zeit verschwenden.

• Das Problem mit Excel: Jede einzelne Aktualisierung erfordert, dass eine Person die Datei manuell öffnet und bearbeitet. Es ist ein Vollzeitjob, nur um die Tabelle auf dem neuesten Stand zu halten.

• Wie ein CMMS es löst: Ein CMMS automatisiert diese Aufgaben. In Fabrico kann ein Bediener eine Arbeitsanforderung direkt von seinem Telefon aus einreichen. Das System kann sie dann automatisch dem richtigen Techniker zuweisen, der eine sofortige Benachrichtigung auf seiner mobilen App erhält. Der Manager muss nichts tun.

3. Der mobile Zugriff ist bestenfalls umständlich
Haben Sie jemals versucht, eine komplexe Excel-Tabelle auf Ihrem Smartphone zu aktualisieren? Es ist fast unmöglich.

Das bedeutet, dass Ihre Techniker vom System getrennt sind, sobald sie die Werkshalle betreten. Sie müssen Papierausdrucke mit sich führen, telefonieren, um Details zu erfragen, und ins Büro zurücklaufen, um ihre Arbeit zu protokollieren.

• Das Problem mit Excel: Es ist ein auf den Desktop ausgerichtetes Werkzeug, das nicht für die mobile Arbeit an vorderster Front konzipiert ist. Dies schafft eine riesige Lücke zwischen dem Büro und der Werkshalle.

• Wie ein CMMS es löst: Ein echtes CMMS ist mobil-orientiert. Die Fabrico Mobile App wurde speziell für Techniker entwickelt. Sie können Arbeitsaufträge einsehen, die Anlagenhistorie prüfen, QR-Codes scannen, ihre Zeit erfassen und Aufträge direkt an der Maschine abschließen. Dies erhöht die "Schrauberzeit" – die Zeit, die tatsächlich mit der Arbeit an den Anlagen verbracht wird – dramatisch.

4. Sie haben keine Echtzeitdaten oder Analysen
Kann Ihre Tabelle Ihnen sofort Ihre PM-Erfüllungsquote für den letzten Monat nennen? Oder welche Maschine in diesem Jahr die meisten Ausfallzeiten hatte?

Wahrscheinlich nicht, ohne stundenlanges manuelles Datenwälzen, Filtern und Formelschreiben.

• Das Problem mit Excel: Es speichert Daten, bietet aber keine Einblicke. Die Umwandlung dieser Daten in aussagekräftige Berichte ist ein schwieriger, manueller Prozess.

• Wie ein CMMS es löst: Ein CMMS ist eine Analyse-Engine. Fabrico verfolgt automatisch jeden Datenpunkt und wandelt ihn in leicht lesbare Dashboards und Berichte um. Sie können sofort Ihre wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs) sehen, Problemanlagen identifizieren und datengestützte Entscheidungen treffen, um Ihren Betrieb zu verbessern.

5. Es gibt keine Verbindung zum Lagerbestand
Ein Techniker geht, um eine Reparatur durchzuführen, nur um festzustellen, dass das benötigte kritische Ersatzteil nicht im Lager ist.

In einem auf Excel basierenden System sind Ihr Instandhaltungsprotokoll und Ihr Teilebestand zwei völlig getrennte, unverbundene Dateien.

• Das Problem mit Excel: Es kann Ihre Instandhaltungsarbeiten nicht mit Ihrem Ersatzteillager verknüpfen, was zu kostspieligen Verzögerungen und eiligen Notbestellungen von Teilen führt.

• Wie ein CMMS es löst: Mit der integrierten Lagerverwaltung von Fabrico können Sie Teile direkt mit Arbeitsaufträgen verknüpfen. Wenn einem Techniker ein Auftrag zugewiesen wird, kann er genau sehen, welche Teile benötigt werden und ob sie auf Lager sind. Das System kann sogar automatisch Teile aus dem Lager abbuchen, wenn sie verwendet werden, und Ihnen eine Warnung bei niedrigem Lagerbestand senden.

6. Es ist anfällig für menschliche Fehler
Ein einfacher Kopier- und Einfügefehler, ein Tippfehler in einer Teilenummer oder das versehentliche Löschen einer Zeile können in einer Instandhaltungstabelle schwerwiegende Folgen haben. Bei so viel manueller Dateneingabe sind Fehler nicht nur möglich, sondern unvermeidlich.

• Das Problem mit Excel: Es fehlen die Validierungs- und Schutzmechanismen, um häufige Dateneingabefehler zu verhindern.

• Wie ein CMMS es löst: Ein CMMS ist eine strukturierte Datenbank. Es verwendet Dropdown-Menüs, Pflichtfelder und automatisierte Protokolle, um sicherzustellen, dass die eingegebenen Daten konsistent und korrekt sind. Sie können nicht versehentlich die gesamte Historie einer Anlage mit einem falschen Klick löschen.

7. Es skaliert nicht mit Ihrem Unternehmen
Die einfache Tabelle, die für 10 Maschinen und 2 Techniker funktionierte, wird zu einem unüberschaubaren Monster, wenn Sie 100 Maschinen und 10 Techniker haben. Sie wird langsam, neigt zu Abstürzen und wird unmöglich zu navigieren.

• Das Problem mit Excel: Es wurde nie dafür entwickelt, die Skalierbarkeit und Komplexität eines wachsenden Fertigungsbetriebs zu bewältigen.

• Wie ein CMMS es löst: Ein CMMS ist auf Skalierbarkeit ausgelegt. Ob Sie 10 oder 10.000 Anlagen haben, das System funktioniert genauso schnell. Mit Fabrico können Sie mit unserem dauerhaft kostenlosen Plan für bis zu 10 Anlagen beginnen und dann nahtlos auf einen Plan upgraden, der Hunderte von Maschinen und unbegrenzte Benutzer unterstützt, wenn Ihr Unternehmen wächst.

Wenn Sie eines dieser Anzeichen bemerken, ist es Zeit für einen Wechsel:

• Sie verbringen mehr Zeit mit der Aktualisierung Ihrer Tabelle als mit der eigentlichen Verwaltung Ihres Teams.

• Ihr Team verpasst regelmäßig geplante vorbeugende Wartungsaufgaben.

• Sie verzeichnen eine Zunahme unerwarteter Anlagenausfälle.

• Sie können nicht einfach einen Bericht über Ihre Instandhaltungskosten oder die Leistung Ihres Teams erstellen.

• Techniker rufen Sie ständig an, um zu fragen, was sie als Nächstes tun sollen.

Microsoft Excel ist ein fantastisches Werkzeug, aber es ist kein Instandhaltungsmanagementsystem.

Sich darauf zu verlassen, um die kritischsten Anlagen Ihres Werks zu verwalten, ist wie der Versuch, eine Schraube mit einem Hammer einzudrehen – es mag für eine Weile funktionieren, aber irgendwann wird es scheitern und ein viel größeres Problem verursachen.

Ein CMMS wie Fabrico ist speziell für diese Aufgabe konzipiert. Es automatisiert Ihre Arbeitsabläufe, vernetzt Ihr Team, liefert Ihnen die Daten, die Sie für kluge Entscheidungen benötigen, und hilft Ihnen letztendlich, von einem reaktiven Zustand des "Feuerlöschens" zu einem proaktiven Zustand der Kontrolle überzugehen.

Bereit, den Unterschied selbst zu sehen? Sie können heute mit einem Werkzeug beginnen, das genauso kostenlos ist wie Excel, aber für die Instandhaltung unendlich leistungsfähiger ist.

Entdecken Sie, wie der dauerhaft kostenlose Plan von Fabrico Ihnen helfen kann, sich zu organisieren und Ausfallzeiten zu vermeiden, ohne Risiko und ohne Kreditkarte. Starten Sie in 60 Sekunden!

F1: Kann ich meine vorhandenen Excel-Daten in ein CMMS importieren?

A: Ja, absolut! Das ist ein entscheidender Teil, um den Wechsel einfach zu gestalten. Die meisten modernen CMMS-Plattformen, einschließlich Fabrico, sind darauf ausgelegt, dies zu einem einfachen, einmaligen Einrichtungsprozess zu machen.

Sie können in der Regel Ihre wichtigsten Listen – wie Ihre Anlagen, Ihren Ersatzteilbestand und sogar Ihre Liste der vorbeugenden Wartungsaufgaben – direkt aus einer Excel-Datei importieren. Das bedeutet, Sie müssen nicht bei Null anfangen und verlieren nicht die ganze Arbeit, die Sie bereits geleistet haben.

F2: Inwiefern ist ein kostenloses CMMS besser als eine Excel-Vorlage?

A: Das ist eine ausgezeichnete Frage. Stellen Sie sich eine Excel-Vorlage wie eine Papierkarte vor – sie gibt Ihnen ein schönes Layout, ist aber ein statisches Dokument, das von sich aus nichts tut. Ein kostenloses CMMS wie Fabrico ist wie ein GPS-System – es ist ein lebendiges, aktives Werkzeug, das für Sie arbeitet.

Eine Excel-Vorlage kann nicht: automatisch eine Benachrichtigung an das Telefon eines Technikers senden, wenn ein neuer Auftrag zugewiesen wird; von mehreren Personen in Echtzeit von der Werkshalle aus einfach aktualisiert werden; oder automatisch eine vollständige Wartungshistorie für eine Maschine erstellen. Ein kostenloses CMMS erledigt all das automatisch.

F3: Was ist der größte Vorteil eines CMMS gegenüber einer Tabellenkalkulation?

A: Der mit Abstand größte Vorteil ist, dass ein CMMS die Instandhaltung von einer passiven, reaktiven Tätigkeit in eine aktive, proaktive verwandelt. Eine Tabellenkalkulation ist passiv; sie liegt nur da und enthält die Informationen, die Sie manuell eingeben. Sie kann Sie nicht auf etwas aufmerksam machen oder ein Problem von selbst erkennen. Sie arbeiten ständig für die Tabelle. Ein CMMS ist aktiv; es arbeitet für Sie.

Es sendet aktiv Erinnerungen für anstehende PMs, verfolgt automatisch Kosten und Ausfallzeiten und generiert Berichte, die Ihnen Trends aufzeigen, die Sie in einer Tabelle nie sehen würden.