Instandhaltungssoftware für die Fertigung: Auswahl und Einführung

Eine Instandhaltungssoftware ist das zentrale System, in dem alle Arbeiten an Maschinen und Anlagen geplant, beauftragt, erledigt und dokumentiert werden. Im englischsprachigen Raum heißt sie CMMS (Computerized Maintenance Management System).

Sie ersetzt verstreute Excel-Listen, Papieraufträge und Zurufe über den Gang. Jede Störung, jede Wartung und jedes verbaute Ersatzteil landet am selben Ort, verknüpft mit der Anlage.

Daraus entstehen drei Dinge, die ohne Software kaum gelingen:

• Ein verlässlicher Wartungsplan, der fällige Termine automatisch erzeugt, sodass keine Wartung vergessen wird.
• Eine lückenlose Anlagenhistorie, die zeigt, was wann von wem gemacht wurde.
• Belastbare Kennzahlen wie Reaktionszeit, Anteil geplanter Arbeit oder Kosten je Anlage.

Abzugrenzen ist die Instandhaltungssoftware von der Zustandsüberwachung (Schwingung, Temperatur) und von der Maschinendatenerfassung. Beide liefern Signale; die Instandhaltungssoftware macht daraus Instandhaltungsaufträge.

Mehr zur Maschinendatenerfassung lesen Sie in unserem Leitfaden zur MDE-Software.

Fast jede Instandhaltungssoftware wirbt mit denselben Begriffen. Für einen Fertigungsbetrieb entscheiden diese Funktionen über den Nutzen im Alltag:

• Störmeldung in Sekunden: Ein Bediener meldet einen Ausfall am Handy oder per QR-Code an der Maschine, und der richtige Techniker wird sofort benachrichtigt.
• Präventive Wartung: Wiederkehrende Aufgaben nach Kalender oder Zählerstand, mit Vorlagen, Checklisten und einem Jahresplan.
• Mobile App für Techniker: Aufträge annehmen, Zeiten erfassen, Fotos anhängen und abschließen, direkt an der Anlage.
• Anlagenstruktur und Historie: Werk, Linie, Maschine, Baugruppe, mit allen Aufträgen, Dokumenten und Ersatzteilen je Anlage.
• Ersatzteillager: Mindest- und Höchstbestände, Verbrauch je Auftrag und Inventur.
• Planung und Auslastung: Wer ist in welcher Schicht verfügbar, und wer ist bereits überbucht?
• Freigaben und Nachweise: Genehmigungsabläufe und eine dokumentierte Historie für Audits und Versicherer.
• Auswertungen: Reaktionszeit, offene Aufträge, Verhältnis von geplanter zu ungeplanter Arbeit, Kosten je Anlage.

Weniger wichtig, als Demos vermuten lassen: bunte Dashboards ohne Bezug zu Ihren Anlagen. Eine Kennzahl, die niemand in der Frühbesprechung nutzt, verbessert nichts.

Die meisten Fertigungsbetriebe starten nicht bei null. Sie arbeiten mit Excel, mit Papier oder mit dem Instandhaltungsmodul ihres ERP-Systems.

Excel stößt meist an seine Grenzen, sobald mehrere Personen gleichzeitig arbeiten. Dann gehen Aufträge verloren, Wartungen werden doppelt oder gar nicht erledigt, und die Historie hängt an einzelnen Köpfen.

ERP-Module sind stark bei Kostenstellen und Bestellungen, werden aber auf dem Hallenboden oft wenig genutzt. Viele Werke behalten deshalb das ERP für die Finanzen und nutzen eine eigenständige Instandhaltungssoftware für die tägliche Arbeit, verbunden über eine Schnittstelle.

Eine gute Demo zeigt, was die Software kann. Diese Fragen zeigen, ob sie in Ihrem Werk funktioniert:

1. Wie meldet ein Bediener eine Störung? Lassen Sie es sich am Handy zeigen, vom Scannen des QR-Codes bis zur Benachrichtigung des Technikers. Mehr als drei Schritte sind im Schichtbetrieb zu viel.
2. Wie lange dauert es, bis Ihre Anlagen im System sind? Fragen Sie nach dem Import aus Excel und nach der Unterstützung beim Aufbau der Anlagenstruktur.
3. Welche Sprachen hat die Oberfläche? In vielen Werken arbeiten Teams mit unterschiedlichen Muttersprachen. Jeder sollte die App in seiner Sprache bedienen können.
4. Wie werden Wartungspläne angelegt? Zeitbasiert, zählerbasiert oder zustandsabhängig, und mit Vorlagen, die sich auf viele gleiche Maschinen übertragen lassen.
5. Wie hängen Ersatzteile am Auftrag? Der Verbrauch sollte beim Abschluss des Auftrags gebucht werden, nicht in einer separaten Liste.
6. Welche Schnittstellen gibt es? ERP, Maschinendaten, Single Sign-On. Fragen Sie nach Standardschnittstelle, API oder Dateiexport.
7. Wo liegen die Daten, und wie sind sie geschützt? Fragen Sie nach Hosting, Zertifizierungen wie ISO/IEC 27001 und nach dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
8. Wie sieht die Einführung konkret aus? Wer schult die Techniker, wer richtet ein, und wann arbeiten die ersten Teams produktiv im System?

Für die Datenschutzseite hilft unser DSGVO-Leitfaden für OEE- und CMMS-Software. Für die IT-Prüfung gibt es den Sicherheitsfragebogen Wie Sie die Zahl dahinter berechnen, erfassen und verbessern, zeigt unser Leitfaden zur OEE in der Fertigung. für Anbieter.

Viele Einführungen scheitern nicht an der Software, sondern an einem zu großen ersten Schritt. Bewährt hat sich ein Start in drei Schritten.

1. Ein Bereich, ein Meldeweg, ein Wartungsplan. Beginnen Sie mit einer Linie oder einem Engpass. Die Techniker sollen dort zuerst erleben, dass eine Störung schneller bei ihnen ankommt.
2. Stammdaten in Ordnung bringen. Anlagenstruktur, Ersatzteile und die wichtigsten Wartungsaufgaben gehören ins System, bevor weitere Bereiche folgen.
3. Kennzahlen in die Frühbesprechung. Offene Störungen und überfällige Wartungen gehören jeden Morgen auf den Tisch. Erst dann wird aus dem System eine Arbeitsweise.

Woran Sie nach drei Monaten den Erfolg messen

Legen Sie vor dem Start drei Kennzahlen fest und erheben Sie für jede einen Ausgangswert, bevor die Software live geht. Nur dann lässt sich später zeigen, was die Software gebracht hat.

• Reaktionszeit: die Zeit von der Störmeldung bis zum Eintreffen des Technikers an der Anlage.
• MTTR (mittlere Reparaturdauer): die durchschnittliche Zeit vom Beginn der Reparatur bis zur Freigabe der Anlage, hier ohne die Reaktionszeit.
• Anteil geplanter Arbeit: welcher Anteil der Technikerstunden in geplante Wartung fließt statt in die Störungsbehebung.

Ein Rechenbeispiel: Eine Linie hat 40 Störungen im Monat, und bis ein Techniker vor Ort ist, vergehen im Schnitt 45 Minuten. Die Meldung läuft über Telefon und Zuruf.

Sinkt die Reaktionszeit durch Störmeldung per QR-Code und direkte Benachrichtigung auf 15 Minuten, spart jede Störung 30 Minuten Wartezeit. Das sind 40 × 30 = 1.200 Minuten, also bis zu 20 Stunden weniger Stillstand pro Monat, noch bevor eine einzige Reparatur schneller wird.

Welche Zahl in Ihrem Werk erreichbar ist, hängt von Wegen, Schichtbesetzung und Anlagen ab. Entscheidend ist, dass Sie den Ausgangswert kennen.

Beziehen Sie den Betriebsrat früh ein. Sobald Zeiten, Aufträge oder Auswertungen einzelnen Beschäftigten zugeordnet werden können, hat er in der Regel ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG.

Unser Leitfaden zur Abstimmung mit dem Betriebsrat zeigt, welche Punkte in eine Betriebsvereinbarung gehören. Wie Sie danach die größten Stillstände gezielt abbauen, beschreibt der Beitrag Maschinenstillstände reduzieren.

Fabrico ist eine vollständige Instandhaltungssoftware für die Fertigung, mit Apps für iOS und Android sowie einer Webversion. Störmeldungen per QR-Code, präventive Wartung mit Jahresplan, Freigabeabläufe, Schichtplanung mit Überlastungswarnung und ein Ersatzteillager mit Verbrauch je Auftrag sind enthalten.

Zusätzlich verbindet Fabrico die Instandhaltung mit Maschinendaten und OEE. So sehen Sie nicht nur, was repariert wurde, sondern auch, welcher Stillstand die meiste Produktion kostet, und legen den Instandhaltungsauftrag direkt für diese Maschine an.

Die Oberfläche ist auf Deutsch verfügbar, und Fabrico ist nach ISO 27001 zertifiziert. Einen Überblick gibt die Seite CMMS, die Verbindung zur Produktion zeigt die Seite MES und OEE.

Sehen Sie Ihre eigene Instandhaltung in Fabrico. Vereinbaren Sie eine Demo mit einem Fabrico-Berater, 30 Minuten und unverbindlich.

Lieber zuerst eine Frage klären? Kontaktieren Sie uns.