Software de mantenimiento industrial (GMAO): cómo elegirlo e implantarlo

Un software de mantenimiento industrial es el sistema central donde se planifica, se asigna, se ejecuta y se documenta todo el trabajo sobre máquinas e instalaciones. En España se conoce sobre todo como GMAO (gestión del mantenimiento asistido por ordenador).

Sustituye las hojas de Excel dispersas, las órdenes en papel y los avisos de viva voz por el pasillo. Cada avería, cada preventivo y cada repuesto utilizado queda en el mismo sitio, vinculado al equipo.

De ahí salen tres cosas que sin software apenas se consiguen:

• Un plan preventivo fiable, que genera las tareas pendientes de forma automática para que ninguna se olvide.
• Un historial completo de cada equipo, que muestra qué se hizo, cuándo y quién lo hizo.
• Indicadores sólidos como el tiempo de respuesta, el porcentaje de trabajo planificado o el coste por equipo.

Conviene distinguirlo de la monitorización de condición (vibraciones, temperatura) y de la captura de datos de máquina. Ambas generan señales; el software de mantenimiento las convierte en órdenes de trabajo.

Si le interesa la parte de datos de máquina, lea nuestra guía sobre sistemas de monitorización de máquinas.

Casi todos los proveedores de GMAO usan las mismas palabras. En una planta de fabricación, estas funciones deciden si el sistema sirve en el día a día:

• Aviso de avería en segundos: el operario comunica un fallo desde el móvil o con un código QR en la máquina, y el técnico adecuado recibe la notificación al momento.
• Mantenimiento preventivo: tareas recurrentes por calendario o por contador, con plantillas, listas de comprobación y un plan anual.
• App móvil para técnicos: aceptar órdenes, registrar tiempos, adjuntar fotos y cerrar el trabajo junto al equipo.
• Estructura de equipos e historial: planta, línea, máquina y conjunto, con todas las órdenes, documentos y repuestos de cada equipo.
• Almacén de repuestos: stock mínimo y máximo, consumo por orden de trabajo e inventarios.
• Planificación y carga de trabajo: quién está disponible en cada turno y quién ya tiene demasiado asignado.
• Aprobaciones y trazabilidad: flujos de aprobación y un historial documentado para auditorías y aseguradoras.
• Informes: tiempo de respuesta, órdenes abiertas, relación entre trabajo planificado y no planificado, coste por equipo.

Menos importante de lo que parece en una demo: paneles de colores sin relación con sus equipos. Un indicador que nadie usa en la reunión de la mañana no mejora nada.

La mayoría de las plantas no empiezan de cero. Trabajan con Excel, con papel o con el módulo de mantenimiento de su ERP.

Excel suele llegar a su límite en cuanto varias personas trabajan a la vez. Entonces se pierden órdenes, los preventivos se hacen dos veces o no se hacen, y el historial depende de la memoria de unos pocos.

Los módulos del ERP son fuertes en centros de coste y pedidos, pero en planta se usan poco. Por eso muchas empresas mantienen el ERP para las finanzas y usan un software de mantenimiento independiente para el trabajo diario, conectado mediante una integración.

Una buena demo enseña lo que el software es capaz de hacer. Estas preguntas muestran si funcionará en su planta:

1. ¿Cómo comunica un operario una avería? Pida que se lo enseñen en el móvil, desde escanear el código QR hasta la notificación al técnico. Más de tres pasos es demasiado en un turno con prisa.
2. ¿Cuánto se tarda en dar de alta sus equipos? Pregunte por la importación desde Excel y por la ayuda para montar la estructura de equipos.
3. ¿En qué idiomas está la interfaz? En muchas plantas trabajan equipos con lenguas maternas distintas. Cada persona debería poder usar la app en su idioma.
4. ¿Cómo se crean los planes preventivos? Por calendario, por contador o por condición, y con plantillas que se puedan aplicar a muchas máquinas iguales.
5. ¿Cómo se asocian los repuestos a la orden? El consumo debería registrarse al cerrar la orden, no en una lista aparte.
6. ¿Qué integraciones ofrece? ERP, datos de máquina, inicio de sesión único. Pregunte si es un conector estándar, una API o una exportación de ficheros.
7. ¿Dónde están los datos y cómo se protegen? Pregunte por el alojamiento, por certificaciones como ISO/IEC 27001 y por el contrato de encargado del tratamiento.
8. ¿Cómo es la implantación en la práctica? Quién forma a los técnicos, quién configura el sistema y cuándo empiezan a usarlo los primeros técnicos.

Para la parte de protección de datos, consulte nuestra guía RGPD para software OEE y GMAO. Para la revisión del departamento de sistemas le servirá nuestro cuestionario de seguridad para proveedores.

Muchas implantaciones no fracasan por el software, sino por un primer paso demasiado grande. Lo que funciona es avanzar en tres fases.

1. Una zona, un canal de avisos, un plan preventivo. Empiece por una línea o por el cuello de botella. Ahí los técnicos deben comprobar primero que los avisos de avería les llegan más rápido que antes.
2. Ordenar los datos maestros. La estructura de equipos, los repuestos y las tareas preventivas principales deben estar en el sistema antes de ampliar a otras zonas.
3. Indicadores en la reunión diaria. Las averías abiertas y los preventivos atrasados deben revisarse cada mañana. Solo así el sistema se convierte en una forma de trabajar.

Cómo medir el éxito a los tres meses

Antes de que el software entre en producción, fije tres indicadores y mida el valor de partida de cada uno. Solo así podrá demostrar después lo que ha aportado.

• Tiempo de respuesta: desde el aviso de avería hasta la llegada del técnico al equipo.
• MTTR (tiempo medio de reparación): desde el inicio de la reparación hasta que el equipo vuelve a producir, aquí sin contar el tiempo de respuesta.
• Porcentaje de trabajo planificado: qué parte de las horas de los técnicos va a trabajo planificado (preventivo y correctivo programado) en lugar de a averías imprevistas.

Un ejemplo: una línea tiene 40 averías al mes y el técnico tarda de media 45 minutos en llegar. El aviso se hace por teléfono o de viva voz.

Si con el aviso por código QR y la notificación directa el tiempo de respuesta baja a 15 minutos, cada avería ahorra 30 minutos de espera. Son 40 × 30 = 1.200 minutos, es decir, hasta 20 horas menos de parada al mes sin que la reparación en sí sea más rápida.

La cifra alcanzable en su planta depende de las distancias, la dotación de cada turno y los equipos. Lo decisivo es conocer el valor de partida.

Implique pronto al comité de empresa. Si los tiempos, las órdenes o los informes pueden atribuirse a trabajadores concretos, el artículo 64.5.f) del Estatuto de los Trabajadores reconoce al comité, o a los delegados de personal, el derecho a emitir un informe previo sobre la implantación de sistemas de organización y control del trabajo.

Como exige el RGPD, defina por escrito la finalidad, el nivel de análisis y quién accede a qué datos. Cómo reducir después las paradas más costosas lo explica nuestro artículo sobre cómo reducir el tiempo de inactividad de las máquinas.

Fabrico es un software de mantenimiento completo para la industria, con apps para iOS y Android y una versión web. Incluye avisos de avería por código QR, mantenimiento preventivo con plan anual, flujos de aprobación, planificación por turnos con aviso de sobrecarga y un almacén de repuestos con consumo por orden.

Además, Fabrico une el mantenimiento con los datos de máquina y el OEE. Así ve no solo qué se reparó, sino qué parada cuesta más producción, y crea la orden de trabajo directamente para esa máquina.

La interfaz está disponible en varios idiomas, y Fabrico cuenta con la certificación ISO/IEC 27001. La página GMAO ofrece una visión general, y la conexión con producción se explica en MES y OEE.

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