Софтуер за поддръжка: как да изберете CMMS за своя завод

Софтуерът за поддръжка е централната система, в която се планира, възлага, изпълнява и документира всяка работа по машините и съоръженията. На английски се нарича CMMS, тоест компютризирана система за управление на поддръжката.

Той замества разпръснатите таблици в Excel, хартиените бланки и подвикването през цеха. Всяка авария, всяка планова обиколка и всяка вложена част отиват на едно място, вързани за конкретната машина.

От това излизат три неща, които без система почти не се получават:

• Надежден годишен план за превантивна поддръжка, който сам изкарва падежите, така че нищо да не се пропуска заради отпуск или смяна на човек.
• Пълна история на машината, от която се вижда какво е правено, кога, от кого и с какви части.
• Показатели, които издържат въпроси: време за реакция, дял на планираната работа, разход за части по машина.

В ежедневието системата обслужва три групи хора. Операторите подават заявки, техниците приемат и отчитат работа, а ръководителят вижда натовареността, просрочията и разходите.

Софтуерът за поддръжка не бива да се бърка с мониторинга на състоянието (вибрации, температура) и със събирането на машинни данни. Те дават сигнали, а системата за поддръжка превръща сигнала в работна заявка с отговорник и срок.

Ако ви интересува точно тази част, вижте ръководството ни за система за наблюдение на машините. Разликата между аварийна и планова поддръжка е разгледана отделно.

Почти всички доставчици изреждат едни и същи думи в брошурата. В реален цех полза носят точно следните функции:

• Аварийна заявка за секунди: операторът подава сигнал от телефона или през QR код на машината, а отговорният техник получава известие веднага.
• Превантивна поддръжка: повтарящи се задачи по календар или по брояч, с шаблони, чеклисти и годишен план.
• Мобилно приложение за техниците: приемане на заявка, отчитане на време, снимки и приключване на място, до машината.
• Структура и история на активите: завод, линия, машина, възел, с всички заявки, документи и части по всяка позиция.
• Склад за резервни части: минимални и максимални количества, изписване по заявка и инвентаризация.
• График по смени: кой е на работа, кой вече е претоварен и какво остава за следващата смяна.
• Одобрения и проследимост: ясен ред за одобрение и документирана история за одити и за застрахователя.
• Справки: време за реакция, отворени заявки, съотношение планирана към аварийна работа, разход по машина.

По-малко важно, отколкото изглежда на демонстрация: цветни табла без връзка с вашите машини. Показател, който никой не гледа на сутрешната оперативка, не променя нищо в завода.

Една подробност, която в България често решава внедряването, е езикът на интерфейса. Ако техникът трябва да чете менюта на английски, заявките се попълват накриво или изобщо не се попълват.

Втората подробност е броят стъпки до подадена заявка. Всяко поле, което операторът трябва да избере, намалява шанса сигналът да влезе в системата вместо по телефона.

Ако тепърва изграждате годишния график, тръгнете от графика за превантивна поддръжка. Той е и най-честната проверка дали дадена система ще ви свърши работа.

Малко заводи тръгват от нула. Повечето вече работят с Excel, с хартиени бланки или с модула за поддръжка в своя ERP.

Excel стига до предела си веднага щом няколко души пишат едновременно. Заявки се губят, профилактики се правят по два пъти или изобщо не се правят, а историята остава в главата на един човек.

Модулите в ERP са силни при разходни центрове и поръчки, но в цеха почти не се ползват. Затова много заводи оставят ERP за финансите и водят ежедневната поддръжка в отделна система, свързана с ERP чрез интеграция.

Има и случай, в който преходът наистина не е спешен. При пет машини, един техник и две аварии месечно добре воденият Excel още върши работа.

Практическият праг е друг: две и повече смени, няколко техници и над десетина заявки седмично. Оттам нататък координацията между хората струва повече от софтуера.

По-широко сравнение на видовете системи има в текста ни за софтуер за управление на поддръжката. Там темата е разгледана и от страната на бюджета.

Добрата демонстрация показва какво може софтуерът. Следващите въпроси показват дали той ще работи във вашия завод:

1. Как операторът подава аварийна заявка? Поискайте да го видите на телефон, от сканирането на QR кода до известието при техника. Повече от три стъпки в натоварена смяна просто не се случват.
2. За колко време машините ви влизат в системата? Питайте за прехвърляне на данните от Excel и за помощ при изграждането на структурата на активите.
3. На какъв език е интерфейсът? Питайте изрично дали менютата, известията и мобилното приложение са на български, а не само наръчникът.
4. Как се правят превантивните планове? По календар, по брояч или по състояние, и с шаблони, които се пренасят върху много еднакви машини наведнъж.
5. Как частите се отчитат към заявката? Изписването трябва да става при приключване на заявката, а не в отделен списък, който някой попълва в края на седмицата.
6. Какви връзки има към други системи? ERP, машинни данни, единен вход. Питайте дали става дума за готов конектор, за API или за обмен на файлове.
7. Къде стоят данните и как са защитени? Питайте за хостинг, за сертификация като ISO/IEC 27001 и за договора за обработване на лични данни.
8. Как изглежда внедряването на практика? Кой обучава техниците, кой настройва системата и кога първият екип работи реално в нея.

Поискайте и две неща, които рядко се предлагат доброволно. Първото е тестова среда с няколко ваши машини, която екипът да пробва, второто е клиент от производството, на когото вашият ръководител на поддръжката може да се обади.

Обърнете внимание и на цената след първата година. Питайте как се смята абонаментът при повече потребители, повече машини и при добавяне на втори завод.

Накрая поискайте писмено какво не прави системата. Доставчик, който отговаря честно на този въпрос, обикновено казва истината и за останалите.

Повечето внедрявания се провалят не заради софтуера, а заради прекалено голяма първа стъпка. Работещият подход е разделяне на три етапа.

1. Една зона, един път за заявките, един превантивен план. Започнете от една линия или от тясното място. Там техниците трябва първи да усетят, че сигналът за авария стига до тях по-бързо от преди.
2. Ред в основните данни. Структурата на активите, резервните части и най-важните превантивни задачи влизат в системата, преди да се добави следващата зона.
3. Показателите в сутрешната оперативка. Отворените заявки и просрочените профилактики се гледат всяка сутрин. Чак тогава системата се превръща в начин на работа, а не в поредния екран.

Кои три показателя да заложите преди старта

Преди системата да тръгне, запишете трите показателя и измерете базова стойност за всеки. Само така после може да се покаже какво точно е дал софтуерът.

MTTR тук се брои без времето за реакция, иначе двата показателя се припокриват. Делът на планираната работа показва колко от часовете на техниците отиват в профилактика вместо в гасене на пожари.

Сметката с реални числа

Да вземем линия с 40 аварии на месец, при която техникът стига до машината средно за 45 минути. Заявката се подава по телефон и на глас през цеха.

Ако със заявка през QR код и директно известие времето за реакция падне до 15 минути, всяка авария спестява 30 минути чакане. Това са 40 × 30 = 1200 минути, тоест 20 часа по-малко престой месечно, без нито един ремонт да е станал по-бърз.

Превърнете тези часове в пари по вашата стойност на час престой за тази линия. Това е числото, с което се защитава бюджет пред финансовия директор.

Колко е постижимо при вас зависи от разстоянията в завода, от заетостта по смени и от самите машини. Важното е да знаете базовата стойност, преди да включите системата.

Второто число идва по-късно. Когато делът на планираната работа тръгне нагоре, аварийните часове обикновено падат, а OEE се покачва без нова инвестиция в машини.

Как се атакуват най-скъпите престои по ред на големината им е описано в текста как да намалите престоя на машините. Там е и обяснението защо няколко микроспирания често струват повече от една дълга авария.

Лични данни и вътрешни правила

Софтуерът за поддръжка съдържа и лични данни: кой е приел заявката, колко време е отчел, кога е бил на смяна. По ОРЗД това изисква определена цел, информиране на служителите и ясни срокове за съхранение.

Внимавайте особено със справките, които могат да се свържат с конкретен служител. Полезно е анализът да стои на ниво екип или линия, а индивидуалните данни да се ползват само за целта, за която са събрани.

Ако заради системата ще променяте вътрешни правила, проведете предварителни консултации с представителите на работниците и служителите, както изисква Кодексът на труда. Опишете писмено целта, нивото на справките и кой до какви данни има достъп.

Добре е тези неща да се решат още при избора на доставчик. Договорът за обработване на лични данни и мястото на хостинга се обсъждат по-лесно преди подписа, отколкото след него.

Fabrico е пълен софтуер за поддръжка за производството, с приложения за iOS и Android и с уеб версия. Вътре са аварийните заявки, превантивният план за годината, шаблоните за повтарящи се задачи, QR кодовете, одобренията и смените.

Складът за резервни части работи с минимални и максимални количества, а изписването става по заявка. Известията стигат до отговорния човек, без някой да обикаля цеха и да звъни по телефона.

Освен това Fabrico свързва поддръжката с машинни данни и OEE през PLC, IoT сензори и камери. Така виждате кой престой струва най-много продукция и екипът пуска заявката точно за тази машина.

В системата има и AI асистент, с който се проверява историята на една машина или на конкретна авария. Заявките се създават от вашия екип, а асистентът помага отговорът да се намери по-бързо.

Интерфейсът е на български, а Fabrico е сертифициран по ISO 27001. Обща представа дава страницата CMMS, а връзката с производството е описана на MES и OEE.

Ако тепърва подреждате повтарящите се обиколки, полезен е и текстът за рутинната поддръжка. Той показва кои задачи си струва да станат шаблон още в първия месец.

Вижте собствената си поддръжка във Fabrico. Заявете демо от 30 минути с консултант на Fabrico, без ангажимент.

Предпочитате първо да зададете въпрос? Свържете се с нас.