Wartungssoftware: Wartungsplan digital aufbauen und Termintreue messen

Eine Wartungssoftware, oft auch Wartungsplaner genannt, verwaltet alle geplanten Arbeiten an Maschinen und Anlagen. Sie erzeugt die fälligen Aufgaben selbst, weist sie zu und hält fest, was erledigt wurde.

Damit ersetzt sie Wandkalender, Excel-Listen und Aufkleber an der Maschine. Vor allem schafft sie einen Nachweis, den Auditoren, Versicherer und Kunden verlangen.

Wartungssoftware und Instandhaltungssoftware werden oft gleichgesetzt. Genau genommen ist die Wartung der geplante Teil der Instandhaltung, während Störungen, Reparaturen und Ersatzteile den Rest ausmachen.

In der Praxis kaufen Fertigungsbetriebe beides in einem System, weil Wartung und Störung an derselben Anlage hängen. Eine Wartung, die einen Befund ergibt, sollte ohne Umweg zum Reparaturauftrag werden.

Jede Wartungsaufgabe braucht einen Auslöser. Eine gute Wartungssoftware unterstützt drei Arten:

• Nach Kalender: wöchentlich, monatlich, jährlich. Passt für Sichtprüfungen, Schmierrunden und gesetzliche Prüfungen.
• Nach Nutzung: nach Betriebsstunden, Hüben, Zyklen oder Stückzahl. Passt für Verschleißteile, deren Abnutzung von der Last abhängt.
• Nach Bedingung: wenn ein Messwert eine Grenze überschreitet oder eine Prüfung einen Befund ergibt. Die nächste Aufgabe entsteht dann aus dem Ergebnis der vorigen.

Für den Aufbau haben sich vier Schritte bewährt:

1. Anlagen priorisieren. Starten Sie mit den Maschinen, deren Ausfall die Produktion stoppt oder ein Sicherheitsrisiko ist.
2. Herstellervorgaben sammeln. Die Betriebsanleitung nennt Intervalle und Schmierstoffe, sie ist der Ausgangspunkt.
3. Vorlagen anlegen. Gleiche Maschinen bekommen dieselbe Vorlage mit Checkliste, statt jede Aufgabe einzeln zu pflegen.
4. Intervalle nachschärfen. Findet die Wartung dreimal hintereinander nichts, ist das Intervall vielleicht zu kurz. Kommt es zwischen zwei Wartungen zum Ausfall, ist es zu lang.

Wartung verhindert Ausfälle, aber nicht jeden Stillstand. Wie Sie die übrigen Verluste finden und abbauen, zeigt unser Beitrag Maschinenstillstände reduzieren.

Ein Wartungsplan ist nur so gut wie seine Umsetzung. Die Kennzahl dafür ist die Termintreue, oft auch Planerfüllung genannt.

Die Formel ist einfach: rechtzeitig erledigte Wartungen geteilt durch fällige Wartungen im Zeitraum.

Ein Beispiel: Im September waren 180 Wartungsaufgaben fällig. 150 davon wurden innerhalb ihres Zeitfensters erledigt, 18 verspätet und 12 gar nicht.

• Termintreue = 150 / 180 = 83 %
• Verspätet = 18 / 180 = 10 %
• Ausgefallen = 12 / 180 = 7 %

Die 12 ausgefallenen Wartungen sind die eigentliche Frage. Hängen sie an denselben Anlagen, an derselben Schicht oder an fehlenden Ersatzteilen?

Genau diese Auswertung ist in Excel mühsam und in einer Wartungssoftware ein Filter. Wiederholt sich das Muster, liegt das Problem meist in der Kapazität oder der Planung, nicht bei den Technikern.

Die meisten Wartungsplaner zeigen in der Demo einen Kalender. Diese Punkte entscheiden, ob er im Werk funktioniert:

• Intervalle nach Zeit, Zähler und Bedingung in einer Aufgabe, nicht nur nach Kalender.
• Vorlagen mit Checklisten, die sich auf viele gleiche Maschinen übertragen lassen.
• Mobile Erledigung an der Anlage, mit Fotos und Messwerten, statt Nachtragen am PC.
• Befund wird Auftrag: Ergibt eine Wartung einen Mangel, entsteht der Reparaturauftrag ohne Umweg.
• Auslastung: Die Planung zeigt, wer in welcher Schicht verfügbar und wer bereits überbucht ist.
• Nachweis und Export für Audits, Versicherer und Kunden, mit Datum, Person und Ergebnis.
• Ersatzteile an der Aufgabe, damit Material vor dem Termin bereitliegt.
• Sprachen der Oberfläche, damit jedes Team in seiner Sprache arbeitet.

Für Betriebe mit Betriebsrat gilt: Sobald Zeiterfassung oder Auswertungen einzelnen Beschäftigten zugeordnet werden können, gehört eine Betriebsvereinbarung dazu. Unser Leitfaden zur Abstimmung mit dem Betriebsrat zeigt die typischen Punkte.

Fabrico bringt einen Jahreswartungsplan, wiederkehrende Aufgaben mit Vorlagen, bedingte Aufgaben und Freigabeabläufe mit. Techniker erledigen Aufgaben in den Apps für iOS und Android oder in der Webversion, mit QR-Code an der Maschine und automatischer Zeiterfassung.

Die Planung zeigt Schichten und warnt bei Überlastung, und Ersatzteile werden je Auftrag gebucht. Weil Fabrico zugleich eine vollständige Instandhaltungssoftware mit Maschinendatenerfassung und OEE ist, sehen Sie auch, welche Anlage trotz Wartung am häufigsten steht.

Die Oberfläche ist auf Deutsch verfügbar, und Fabrico ist nach ISO 27001 zertifiziert. Einen Überblick über die Wartungsfunktionen gibt die Seite präventive Wartung.

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