Wie ein führender Pharmahersteller mit Fabrico Produktionsverluste verhinderte

Unternehmensprofil

Ein bedeutender Pharmahersteller in Südosteuropa, spezialisiert auf die Produktion fester oraler Darreichungsformen – darunter rezeptpflichtige Tabletten, frei verkäufliche Pillen und Nahrungsergänzungsmittel. Das Werk produziert rund um die Uhr für europäische und internationale Märkte und unterliegt dabei strengen GMP-Richtlinien (Good Manufacturing Practice) sowie regelmäßigen behördlichen Audits.

Mit über 120 Maschinen in der Produktion und einem schlank aufgestellten Instandhaltungsteam war es für das Unternehmen eine konstante Herausforderung, Betriebssicherheit und Effizienz gleichzeitig sicherzustellen. Jeder ungeplante Stillstand verursacht nicht nur Umsatzverluste, sondern kann auch Lieferverzögerungen, Chargenprobleme und regulatorische Beanstandungen nach sich ziehen.

Die Herausforderung: Kleine Wartungsmängel mit großen Folgen

„Es ist nur ein bisschen Fett…“ – bis es das nicht mehr ist.

Anfang 2023 wurde eine scheinbar unbedeutende Wartungsaufgabe – das wöchentliche Einfetten einer Tablettenpresse – während einer coronabedingten Personalengpass-Situation übersehen. Aufgrund krankheitsbedingter Ausfälle und verschobener Schichten wurde die Aufgabe nicht dokumentiert und blieb unbemerkt.

Die Ereignisse im Überblick:

• Woche 1: Geplante Schmierung durchgeführt.

• Woche 2–4: Wartung unterblieb – keine Vertretung, keine Erinnerung.

• Woche 5: Ein €40-Lagerteil fällt aus – wegen fehlender Schmierung.

• Woche 6–11: Produktionslinie stillgelegt, da das Ersatzteil eine Lieferzeit von 45 Tagen hatte.

Die Folgen:

•  6 Wochen Produktionsausfall.

•  Über 400.000 $ Umsatzverlust.

•  Lieferrückstände bei Apotheken- und Einzelhandelspartnern.

• GMP-Audit rügte unvollständige Wartungsdokumentation.

„Wir haben nicht sechs Wochen wegen einer Maschine verloren, sondern wegen eines Blatts Papier.“
– Betriebsleiter, Pharmaunternehmen

Eine interne Untersuchung brachte grundlegende Schwächen zum Vorschein:

• Wartungsaufgaben wurden manuell auf Papier oder in Excel verwaltet.

• Es gab keine automatisierten Erinnerungen oder Nachverfolgung.

• Das Management hatte keinerlei Echtzeit-Einblick in den Wartungsstatus.

Die Konsequenz war klar: Das Unternehmen musste von reaktiver Fehlerbehebung auf digitale Prävention umstellen.

Die Lösung: Digitalisierung mit der Instandhaltungsplattform von Fabrico

Gemeinsam mit Fabrico führte das Unternehmen eine moderne, skalierbare CMMS-Lösung (Computerized Maintenance Management System) ein – speziell angepasst an hochregulierte Produktionsumgebungen.

Zielsetzungen:

• Verpasste Wartungen künftig verhindern

• Rückverfolgbarkeit aller Maßnahmen sicherstellen

• Transparenz für Management und Audits schaffen

• Ungeplante Ausfälle minimieren

Wie Fabrico konkret unterstützte:

1. Digitale Planung & automatische Aufgabenverteilung

Routineaufgaben wie Schmierung, Filterwechsel oder Kalibrierung wurden zentral in Fabrico hinterlegt, automatisch zugewiesen und in Echtzeit nachverfolgt – vollständig mobil.

2. Mobile Benachrichtigungen & Eskalationen

Techniker erhalten automatische Push-Erinnerungen auf ihr Smartphone. Wenn eine Aufgabe verspätet ist, wird das System eskaliert – Vorgesetzte greifen sofort ein.

3. Echtzeit-Dashboards für Führungskräfte

Produktionsleiter und Technikerleiter können jederzeit einsehen, welche Aufgaben offen oder abgeschlossen sind, welche Maschinen Wartung benötigen und wo Risiken bestehen.

4. Audit-sichere digitale Protokolle

Alle durchgeführten Aufgaben werden digital dokumentiert, mit Zeitstempel und Benutzer-ID – vollständig GMP-, ISO- und FDA-konform.

5. Instandhaltungs-Analytik

Fabrico identifizierte Schwachstellen und wiederkehrende Ausfälle, wodurch das Unternehmen präventiv agieren und Ersatzteile gezielt bevorraten konnte.

Die Ergebnisse: Von Reaktiv zu Präventiv

Bereits nach 3 Monaten waren messbare Verbesserungen erkennbar:

„Früher wussten wir oft nicht: Wurde die Aufgabe gemacht? Wann? Von wem? Heute ist alles dokumentiert – mobil, nachvollziehbar und effizient.“
– Leiter Instandhaltung

Warum das besonders für Pharmaunternehmen entscheidend ist

In der pharmazeutischen Produktion bedeutet jede Unterbrechung ein Risiko – für Chargen, für Regulierungen, für die Versorgungskette. Papierformulare oder Excel-Tabellen reichen nicht mehr aus, um den heutigen Anforderungen gerecht zu werden.

Fabrico bietet pharmazeutischen Betrieben eine praxisbewährte Lösung, um Instandhaltung vom Engpass zum Wettbewerbsvorteil zu machen: präzise, nachvollziehbar und skalierbar.

Fazit: Kleine Aufgaben, große Wirkung

Diese Fallstudie zeigt eindrücklich, wie kleine Wartungsfehler zu massiven Verlusten führen können – und wie durch Digitalisierung mit Fabrico Kontrolle, Effizienz und Compliance nachhaltig verbessert wurden.

Nächste Schritte: Sind Sie bereit, Ihre Wartung zu transformieren?

Wenn Ihre Instandhaltung noch auf Papier oder in Excel verwaltet wird, ist jetzt der richtige Zeitpunkt für die Umstellung. Fabrico hilft Ihnen dabei, von reaktiven Reparaturen zu proaktiver Wartung überzugehen – mit sofort messbarem ROI.

• Fordern Sie eine persönliche Demo an
• Erhalten Sie eine individuelle Risikoanalyse
• Starten Sie mit der Digitalisierung Ihrer Produktion

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