La mayoría de las decisiones de selección de software OEE las toma un pequeño grupo de partes interesadas —a menudo un responsable de TI, un gerente de operaciones y un director de planta—, cada uno con prioridades distintas y con impresiones diferentes de las demostraciones de los proveedores. Sin un marco estructurado de puntuación, la decisión final suele recaer en el proveedor que ofreció la presentación de ventas más pulida o en el que tuvo al ejecutivo de cuentas más persistente, en lugar del proveedor cuyo software se ajusta mejor a las necesidades reales del fabricante.
Una matriz de evaluación de proveedores cambia esta dinámica al dejar explícitos los criterios de evaluación antes de que comience el contacto con los proveedores. Cuando el equipo evaluador acuerda desde el principio qué importa y cuánto pesa cada criterio, las preferencias individuales de las partes interesadas se canalizan en puntuaciones estructuradas en lugar de en preferencias no estructuradas. La matriz no sustituye al juicio —estructura el juicio— de modo que el proceso de evaluación produce una decisión que todo el equipo puede respaldar y explicar a las partes interesadas que no estuvieron en todas las demostraciones.
Las matrices de evaluación de proveedores de software OEE son más valiosas cuando se usan de manera consistente en todos los proveedores que se evalúan. La disciplina de puntuar a cada proveedor con los mismos criterios, en el mismo formato estructurado, hace aflorar diferencias que una comparación superficial pasa por alto. Un proveedor que obtiene una puntuación significativamente menor en la automatización de la recolección de datos pero superior en informes puede parecer similar en una comparación informal demo a demo —la matriz hace explícita la compensación para que el equipo pueda decidir conscientemente si esa compensación es aceptable.
Aplique la tarjeta de evaluación de proveedores en dos fases. En la primera fase (evaluación de las respuestas a la RFP), puntúe a cada proveedor según los criterios 1–5 y 8–9 basándose en su respuesta escrita a la RFP y en la documentación disponible públicamente. Esto produce una puntuación preliminar que determina qué proveedores pasan a la fase de demostración. La fase de demostración es costosa para ambas partes; resérvela para los 2–4 proveedores que hayan superado el umbral de respuesta a la RFP.
En la segunda fase (evaluación de la demo y de las referencias), puntúe los 10 criterios para cada proveedor preseleccionado basándose en: la demostración estructurada (criterios 1–3, 5–6), una llamada técnica de descubrimiento (criterios 4, 7, 9), la revisión de la propuesta comercial (criterio 8) y las llamadas de referencia (criterio 10). Exija a cada proveedor preseleccionado que demuestre la recopilación de datos desde una conexión PLC simulada; los proveedores que insistan en mostrar solo demos grabadas o diapositivas para esta capacidad probablemente estén ocultando limitaciones que surgirán durante la implementación.
El resultado final de la tarjeta de evaluación debe mostrar la puntuación total ponderada de cada proveedor junto con una nota narrativa sobre las 2–3 principales fortalezas y el principal riesgo o compromiso de cada proveedor. Presentarlo al equipo encargado de la toma de decisiones junto con los datos de la tarjeta de evaluación proporciona a las partes interesadas la información estructurada que necesitan para tomar una decisión con confianza, cuestionar el razonamiento del equipo de evaluación sobre criterios específicos y documentar la justificación de la selección para efectos de compras y auditoría. Documente la tarjeta de evaluación final en un memorando de selección de proveedores que registre el proceso de evaluación, los criterios, las puntuaciones y la recomendación final; esta documentación protege a la organización si la selección se cuestiona posteriormente.
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