Excel срещу CMMS: Защо екипът ви по поддръжка се нуждае от надграждане

• Началната точка: Почти всеки екип по поддръжка започва с Excel, защото е познат и изглежда безплатен. Тази първоначална лекота обаче бързо води до неефективност и грешки с разрастването на дейността.

• Слабостите на Excel: Excel се проваля, защото му липсва централна база данни, изисква постоянни ръчни актуализации, има лош мобилен достъп за техниците и не предоставя данни в реално време за вземане на решения.

• Решението CMMS: CMMS като Fabrico решава тези проблеми, като предоставя един-единствен източник на истина, автоматизира работните процеси, предлага удобно мобилно приложение и осигурява незабавни анализи и отчети.

• Изводът: Докато Excel е програма за таблици, CMMS е активна система, специално проектирана за поддръжка. Тя спестява време, намалява престоите и ви дава контрол над цялата ви дейност.

Нека бъдем честни, всеки започва с Excel по няколко основателни причини.

Първо, той е познат. Почти всеки знае как да отвори електронна таблица и да въведе данни. Не е необходимо обучение.

Второ, той е гъвкав. Можете да създавате свои собствени колони, да оцветявате клетки и да създадете система, която има смисъл за вас. Усещането е, че имате пълен контрол.

И накрая, той е "безплатен". Тъй като вече е част от софтуерния пакет на вашата компания, няма нужда да искате нов бюджет.

Но тази първоначална лекота идва със скрита цена. Самата простота, която прави Excel привлекателен в началото, се превръща в най-голямата му слабост, когато нуждите ви от поддръжка стават по-сложни.

Разчитането на електронни таблици за поддръжка е не само неефективно, но може да бъде и рисковано. Проучвания показват, че близо 90% от всички електронни таблици съдържат грешки. В контекста на поддръжката тези грешки могат да доведат до реални последствия. Ето защо е време за промяна.

1. Няма "един-единствен източник на истина"
Колко версии на основната ви таблица за поддръжка съществуват в момента?

Вероятно има една на вашия работен плот, по-стара версия, която техник е запазил на споделен диск, и друга, която сте изпратили по имейл на мениджър миналата седмица. Когато няколко души трябва да имат достъп и да актуализират информация, контролът на версиите се превръща в кошмар.

• Проблемът с Excel: Данните са разпръснати, остарели и непоследователни. Техник може да работи по стар график, а мениджър може да гледа неверни данни за части.

• Как CMMS го решава: CMMS като Fabrico е облачно-базирана, централизирана платформа. Всички – от мениджъри до техници с мобилното си приложение – винаги гледат една и съща, актуална информация. Има само една версия на истината.

2. Това е ръчен процес, който губи време
Помислете за настоящия си работен процес. Оператор на машина ви се обажда за проблем. Вие го записвате в бележник, отивате до компютъра си, отваряте таблицата, създавате нов ред за работната поръчка, а след това се обаждате или намирате техник, за да му я възложите.

Този процес е пълен с ръчни стъпки, които губят ценно време.

• Проблемът с Excel: Всяка една актуализация изисква човек ръчно да отвори и редактира файла. Поддържането на таблицата актуална е работа на пълен работен ден.

• Как CMMS го решава: CMMS автоматизира тези задачи. Във Fabrico оператор може да подаде заявка за работа директно от телефона си. След това системата може автоматично да я възложи на правилния техник, който получава незабавно известие на мобилното си приложение. Мениджърът не трябва да прави нищо.

3. Мобилният достъп е в най-добрия случай тромав
Опитвали ли сте някога да актуализирате сложна Excel таблица на смартфона си? Това е почти невъзможно.

Това означава, че вашите техници са откъснати от системата в момента, в който стъпят на производствения под. Те трябва да носят хартиени разпечатки, да се обаждат по телефона за подробности и да се връщат в офиса, за да регистрират работата си.

• Проблемът с Excel: Това е инструмент, предназначен предимно за настолни компютри, а не за мобилна работа на първа линия. Това създава огромна празнина между офиса и заводския цех.

• Как CMMS го решава: Истинският CMMS е мобилно-ориентиран. Мобилното приложение на Fabrico е създадено специално за техници. Те могат да преглеждат работни поръчки, да виждат историята на активите, да сканират QR кодове, да регистрират времето си и да затварят задачи директно до машината. Това драстично увеличава "времето за работа" – времето, прекарано в реална работа по оборудването.

4. Нямате данни или анализи в реално време
Може ли вашата таблица незабавно да ви каже какъв е процентът на изпълнение на превантивната ви поддръжка за миналия месец? Или коя машина е имала най-много престои тази година?

Вероятно не, без часове ръчна обработка на данни, филтриране и писане на формули.

• Проблемът с Excel: Той съхранява данни, но не предоставя прозрения. Превръщането на тези данни в практически отчети е труден, ръчен процес.

• Как CMMS го решава: CMMS е двигател за анализи. Fabrico автоматично проследява всяка точка от данни и я превръща в лесни за четене табла и отчети. Можете незабавно да видите ключовите си показатели за ефективност (KPI), да идентифицирате проблемни активи и да вземате решения, базирани на данни, за да подобрите дейността си.

5. Няма връзка със складовите наличности
Техник отива да извърши ремонт, само за да установи, че критичната резервна част, от която се нуждае, не е в склада.

В система, базирана на Excel, вашият дневник за поддръжка и вашият склад за части са два напълно отделни, несвързани файла.

• Проблемът с Excel: Той не може да свърже работата ви по поддръжката със складовите ви наличности, което води до скъпи закъснения и спешни поръчки на части.

• Как CMMS го решава: С интегрираното управление на наличностите на Fabrico можете да свързвате части директно с работни поръчки. Когато на техник е възложена задача, той може да види точно кои части са необходими и дали са на склад. Системата може дори автоматично да изтегля части от склада, когато се използват, и да ви изпрати известие за ниска наличност.

6. Той е податлив на човешки грешки
Проста грешка при копиране и поставяне, печатна грешка в номер на част или случайно изтриване на ред могат да имат сериозни последици в таблица за поддръжка. При толкова много ръчно въвеждане на данни грешките са не просто възможни, а неизбежни.

• Проблемът с Excel: Липсват му валидация и предпазни механизми за предотвратяване на често срещани грешки при въвеждане на данни.

• Как CMMS го решава: CMMS е структурирана база данни. Той използва падащи менюта, задължителни полета и автоматизирани дневници, за да гарантира, че въвежданите данни са последователни и точни. Не можете случайно да изтриете цялата история на актив с един грешен клик.

7. Той не се мащабира с вашия бизнес
Простата таблица, която е работила за 10 машини и 2 техници, се превръща в неуправляемо чудовище, когато имате 100 машини и 10 техници. Тя става бавна, податлива на сривове и е невъзможна за навигация.

• Проблемът с Excel: Той никога не е бил проектиран да се справя с мащаба и сложността на растяща производствена дейност.

• Как CMMS го решава: CMMS е създаден да се мащабира. Независимо дали имате 10 или 10 000 актива, системата работи също толкова бързо. С Fabrico можете да започнете с нашия безплатен завинаги план за до 10 актива и след това безпроблемно да преминете към план, който поддържа стотици машини и неограничен брой потребители, докато компанията ви расте.

Ако изпитвате някой от тези признаци, е време да направите промяната:

• Прекарвате повече време в актуализиране на таблицата си, отколкото в реално управление на екипа си.

• Екипът ви редовно пропуска планирани задачи за превантивна поддръжка.

• Изпитвате увеличение на неочакваните престои на оборудването.

• Не можете лесно да изготвите отчет за разходите си за поддръжка или за производителността на екипа.

• Техниците постоянно ви се обаждат, за да питат какво да работят следващо.

Microsoft Excel е фантастичен инструмент, но не е система за управление на поддръжката.

Да разчитате на него за управлението на най-критичните активи на вашия завод е като да се опитвате да забиете винт с чук – може да работи за малко, но в крайна сметка ще се провали и ще причини много по-голям проблем.

CMMS като Fabrico е специално проектиран за тази работа. Той автоматизира вашите работни процеси, свързва екипа ви, дава ви данните, от които се нуждаете, за да вземате интелигентни решения, и в крайна сметка ви помага да преминете от реактивно състояние на "гасене на пожари" към проактивно състояние на контрол.

Готови ли сте да видите разликата сами? Можете да започнете днес с инструмент, който е също толкова безплатен, колкото Excel, но безкрайно по-мощен за поддръжка.

Разгледайте как безплатният завинаги план на Fabrico може да ви помогне да се организирате и да предотвратите престои, без риск и без необходимост от кредитна карта. Започнете за 60 секунди!

В1: Мога ли да импортирам съществуващите си данни от Excel в CMMS?

О: Да, абсолютно! Това е критична част, за да се улесни преходът. Повечето модерни CMMS платформи, включително Fabrico, са проектирани да направят това прост, еднократен процес на настройка. Обикновено можете да импортирате най-важните си списъци – като вашите активи (машини и оборудване), складови наличности на резервни части и дори списъка си със задачи за превантивна поддръжка – директно от Excel файл. Това означава, че не трябва да започвате от нулата и не губите цялата работа, която вече сте свършили.

В2: С какво безплатният CMMS е по-добър от шаблон в Excel?

О: Това е чудесен въпрос. Мислете за шаблона в Excel като за хартиена карта – той ви дава хубаво оформление, но е статичен документ, който сам по себе си не прави нищо. Безплатен CMMS като Fabrico е като GPS система – той е жив, активен инструмент, който работи за вас. Шаблонът в Excel не може автоматично да изпрати известие до телефона на техник, когато е възложена нова задача; не може лесно да се актуализира от няколко души в реално време от производствения цех; и не може автоматично да изгради пълна история на поддръжката за машина. Безплатният CMMS прави всичко това автоматично.

В3: Какво е най-голямото предимство на CMMS пред електронна таблица?

О: Най-голямото предимство е, че CMMS превръща поддръжката от пасивна, реактивна дейност в активна, проактивна. Електронната таблица е пасивна; тя просто стои там и съхранява информацията, която ръчно въвеждате в нея. Тя не може да ви предупреди за нищо или да идентифицира проблем сама. Вие постоянно работите за таблицата. CMMS е активен; той работи за вас. Той активно изпраща напомняния за предстоящи превантивни прегледи, автоматично проследява разходи и престои и генерира отчети, които ви показват тенденции, които никога не бихте видели в електронна таблица.