Puntos clave
Para un responsable de compras, un CMMS se trata en gran medida de piezas y proveedores. El mantenimiento crea la demanda de repuestos y, sin buenos datos, esa demanda es errática, costosa e imposible de negociar. Un CMMS la convierte en algo que puedes gestionar.
Las piezas de repuesto inmovilizan efectivo de dos maneras: las roturas de stock obligan a pedidos urgentes y costosos, y el exceso de inventario deja dinero inmovilizado en los estantes. Un CMMS que rastrea el uso y vincula las piezas a los activos permite al departamento de compras establecer puntos de reabastecimiento sensatos, reduciendo tanto las compras por pánico como el inventario obsoleto.
Negociar bien necesita datos. Saber qué piezas se usan más, qué tan fiable es cada proveedor y hacia dónde se dirige el consumo proporciona al departamento de compras palancas para consolidar proveedores y negociar basándose en evidencia en lugar de conjeturas. El historial de uso es la mejor baza en la negociación.
La compra de piezas más cara es la no planificada. A medida que un CMMS transforma el mantenimiento de reactivo a planificado, la demanda de piezas se vuelve más predecible, lo que se traduce en mejores precios, menos recargos por entrega urgente y relaciones más fluidas con los proveedores. Compras deja de apagar fuegos y empieza a planificar.
Un responsable de compras sigue aprobando pedidos urgentes a precio premium para los mismos componentes. Los datos del CMMS muestran que esas piezas abastecen a un puñado de activos propensos a fallos en un ciclo reactivo.
Con el uso visible, el departamento de compras establece puntos de reabastecimiento y negocia un acuerdo permanente de suministro, y los pedidos urgentes y sus recargos desaparecen en gran medida. Los datos convirtieron compras caóticas en un contrato gestionado.
La demanda de piezas finalmente se remonta a las fallas, y las fallas aparecen como tiempo de inactividad en el OEE . Cuando se conectan los datos de mantenimiento, piezas y producción, compras puede ver qué activos generan mayor gasto y planificar en torno a ellos.
Reserva una demo de Fabrico para ver los datos de piezas y mantenimiento en una vista conectada. Véase también seguimiento por código de barras frente a RFID para mantener los datos de piezas precisos.
Al rastrear el uso de repuestos y vincularlo a los activos, de modo que compras pueda establecer puntos de reabastecimiento, reducir roturas de stock e inventario obsoleto, negociar con proveedores basándose en datos reales y planificar la demanda en lugar de pagar primas por emergencias.
La prima de los pedidos de emergencia no planificados. El cambio del mantenimiento a trabajo planificado hace que la demanda de piezas sea predecible, lo que reduce los recargos por entrega urgente y mejora los precios con los proveedores.
Las plantas sin CMMS (sistema informatizado de gestión de mantenimiento) suelen gastar entre un 20 y un 35 % más en MRO que las plantas con compras impulsadas por CMMS, debido a tres ineficiencias: compras de emergencia al precio completo cuando las compras planificadas podrían haberse obtenido de forma competitiva
exceso de inventario de piezas de lento movimiento compradas de forma defensiva por técnicos que no confían en que el sistema tenga lo que necesitan y duplicación de inventario entre sitios, donde las piezas de repuesto se compran localmente en lugar de compartirse desde el stock del grupo.
El CMMS aborda las tres: los puntos de reorden automatizados generan solicitudes de compra antes del agotamiento de existencias en lugar de después de una emergencia; el historial de uso de las piezas permite decisiones de aprovisionamiento basadas en datos que eliminan el inventario de lento movimiento; y la visibilidad multisitio posibilita compras grupales y el intercambio de piezas.
Para los responsables de compras, la propuesta de valor del CMMS es sencilla: mejor previsión de la demanda, menos pedidos de emergencia, menor coste unitario de MRO mediante compras planificadas y visibilidad del rendimiento de los proveedores de mantenimiento que permite la racionalización de proveedores y los programas de proveedores preferentes.
La capacidad de aprovisionamiento de un CMMS va desde la gestión básica del catálogo de piezas hasta la integración completa del flujo de trabajo de compra a pago.
Las características que generan valor real en compras: generación de órdenes de compra a partir de órdenes de trabajo del CMMS o de disparadores de reabastecimiento (eliminando la creación manual de OC), capacidad de conciliación tripartita que vincula las órdenes de compra del CMMS con los registros de recepción y las facturas de los proveedores
seguimiento del rendimiento de los proveedores por tiempo de entrega, tasa de cumplimiento y calidad de las piezas (permitiendo la selección de proveedores basada en datos), e integración con el módulo de compras de su ERP (SAP MM Oracle Procurement o equivalente) para evitar sistemas duplicados.
Características que con frecuencia se sobrevenden a los responsables de compras: previsión de la demanda impulsada por IA (útil sólo después de más de 18 meses de datos de uso limpios), selección automática de proveedores basada en comparación de precios (la mayor parte del MRO ya está bajo contratos con proveedores preferentes
donde la comparación de precios tiene un valor limitado) y pedidos predictivos de repuestos basados en IoT (valioso, pero una funcionalidad para el segundo año después de que el CMMS básico esté estable).
La pregunta más importante para los responsables de compras al evaluar un CMMS: ¿se integra el sistema con nuestro módulo de compras del ERP y pueden fluir las órdenes de compra en ambos sentidos, las OC generadas por el CMMS aparecen en el ERP, y las OC aprobadas en el ERP actualizan el inventario del CMMS?
Los gerentes de compras rara vez reciben paneles de CMMS diseñados para su función; la mayoría de las vistas ejecutivas de los CMMS están hechas para los gerentes de mantenimiento.
La visibilidad de compras que importa: gasto MRO por proveedor (permitiendo análisis de concentración y mayor poder de negociación en contratos), ratio de compras de emergencia frente a planificadas (el indicador clave de la calidad de la planificación de compras
objetivo por debajo del 15% de emergencias), valor del inventario de lenta rotación (las piezas sin uso en 12 meses representan capital de trabajo inmovilizado), frecuencia de desabastecimiento de piezas por categoría (identificando qué categorías necesitan puntos de reorden más altos o acuerdos de consignación) y
tiempo del ciclo de la orden de compra por proveedor (identificando cuellos de botella en aprobaciones y proveedores lentos antes de que se conviertan en eventos de desabastecimiento). Las plataformas CMMS que ofrecen estas vistas de forma nativa son poco comunes; muchas requieren configuración de informes personalizados o integración con BI del ERP.
Al evaluar plataformas CMMS, pida al proveedor que muestre la generación de informes específica para compras en una demostración en vivo.
Si no pueden demostrar el gasto MRO por proveedor y la ratio de compras de emergencia sin recurrir a la creación de informes personalizados, la visibilidad de compras no es una prioridad de diseño para esa plataforma.
Vea el OEE y el CMMS en vivo en 15 minutos.
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