Points clés
Pour un responsable des achats, un CMMS concerne principalement les pièces et les fournisseurs. La maintenance crée la demande en pièces de rechange, et sans bonnes données cette demande est erratique, coûteuse et impossible à négocier. Un CMMS transforme cela en quelque chose que l'on peut gérer.
Les pièces de rechange immobilisent des liquidités de deux façons : les ruptures de stock entraînent des commandes d'urgence coûteuses, et le sursstock laisse de l'argent sur les étagères. Un CMMS qui suit l'utilisation et relie les pièces aux équipements permet aux achats de fixer des points de réapprovisionnement sensés, réduisant à la fois les achats paniques et le stock mort.
Bien négocier nécessite des données. Savoir quelles pièces sont les plus utilisées, à quel point chaque fournisseur est fiable et vers où évolue la consommation donne aux achats un levier pour consolider les fournisseurs et négocier à partir de preuves plutôt que d'hypothèses. L'historique d'utilisation est l'atout le plus puissant à la table.
Les achats de pièces les plus coûteux sont ceux qui ne sont pas planifiés. Lorsqu'un CMMS fait évoluer la maintenance du réactif vers le planifié, la demande en pièces devient plus prévisible, ce qui signifie de meilleurs prix, moins de frais d'expédition en express et des relations fournisseurs plus fluides. Les achats cessent de jouer les pompiers et commencent à planifier.
Un responsable des achats ne cesse d'approuver des commandes urgentes à prix majoré pour les mêmes composants. Les données du CMMS montrent que ces pièces alimentent une poignée d'équipements sujets aux pannes dans un cycle réactif.
Grâce à la visibilité sur l'utilisation, les achats définissent des points de réapprovisionnement et négocient un accord d'approvisionnement permanent, et les commandes d'urgence, ainsi que leurs majorations, disparaissent en grande partie. Les données ont transformé des achats chaotiques en un contrat géré.
La demande en pièces remonte finalement aux pannes, et les pannes se traduisent par des temps d'arrêt dans l'OEE . Quand les données de maintenance, de pièces et de production sont connectées, les achats peuvent voir quels équipements génèrent le plus de dépenses et planifier en conséquence.
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En suivant l'utilisation des pièces de rechange et en la liant aux équipements, afin que les achats puissent fixer des points de réapprovisionnement, réduire les ruptures et le stock mort, négocier avec les fournisseurs à partir de données réelles et planifier la demande au lieu de payer des majorations d'urgence.
La majoration sur les commandes d'urgence non planifiées. Le passage de la maintenance au travail planifié rend la demande de pièces prévisible, ce qui réduit les frais d'expédition en express et améliore les conditions tarifaires avec les fournisseurs.
Les usines sans GMAO dépensent généralement 20 à 35 % de plus en MRO que celles dont les achats sont pilotés par une GMAO, en raison de trois inefficacités: des achats d'urgence au prix fort alors que des achats planifiés auraient pu être obtenus par mise en concurrence
un excès de stocks de pièces à rotation lente achetées par précaution par des techniciens qui ne font pas confiance au système pour disposer de ce dont ils ont besoin, et des stocks dupliqués entre sites où les pièces de rechange sont achetées localement plutôt que partagées à partir d'un stock de groupe.
La GMAO traite ces trois problèmes: des points de commande automatisés déclenchent des demandes d'achat avant la rupture de stock plutôt qu'après une urgence, l'historique d'utilisation des pièces permet des décisions d'approvisionnement fondées sur les données qui éliminent les stocks de pièces à rotation lente, et la visibilité multi-sites permet des achats groupés et le partage des pièces.
Pour les responsables des achats, la proposition de valeur de la GMAO est claire: meilleure prévision de la demande, moins de commandes d'urgence, coût unitaire MRO plus faible grâce aux achats planifiés, et visibilité sur la performance des fournisseurs de maintenance qui permet de rationaliser les fournisseurs et de mettre en place des programmes de fournisseurs privilégiés.
Les capacités d'approvisionnement d'une GMAO (CMMS) vont de la gestion basique du catalogue de pièces à l'intégration complète du processus d'achat au paiement.
Les fonctionnalités qui apportent une réelle valeur à l'approvisionnement: la génération de bons de commande à partir des ordres de travail de la GMAO ou de déclencheurs de réapprovisionnement (éliminant la création manuelle de BC)
la capacité de rapprochement tripartite liant les bons de commande de la GMAO aux enregistrements de réception et aux factures fournisseurs, le suivi des performances des fournisseurs par délai de livraison, taux de service (fill rate) et qualité des pièces (permettant une sélection des fournisseurs fondée sur les données)
et l'intégration avec le module achats de votre ERP (SAP MM, Oracle Procurement ou équivalent) pour éviter les systèmes en double.
Fonctionnalités souvent survendues aux responsables des achats: la prévision de la demande alimentée par l'IA (utile seulement après plus de 18 mois de données d'utilisation fiables), la sélection automatisée des fournisseurs basée sur la comparaison des prix (la plupart des activités MRO sont déjà couvertes par des contrats de fournisseurs préférentiels où la comparaison des prix a une valeur limitée)
et la commande prédictive de pièces basée sur l'IoT (utile mais fonctionnalité de la deuxième année, après que la GMAO de base soit stable).
La question la plus importante pour les responsables des achats lors de l'évaluation d'une GMAO: le système s'intègre-t-il à notre module achats ERP, et les bons de commande peuvent-ils circuler dans les deux sens, les BC générés par la GMAO apparaissent-ils dans l'ERP, et les BC approuvés dans l'ERP mettent-ils à jour l'inventaire de la GMAO ?
Les responsables des achats ont rarement des tableaux de bord GMAO conçus pour leur fonction, la plupart des vues exécutives des GMAO sont bâties pour les responsables de maintenance.
La visibilité achats qui compte: dépenses MRO par fournisseur (permettant l'analyse de concentration et un levier pour la négociation des contrats), ratio achats d'urgence / planifiés (indicateur clé de la qualité de la planification des achats
objectif: moins de 15 % d'achats d'urgence), valeur des stocks à rotation lente (les pièces sans consommation depuis 12 mois représentent du fonds de roulement immobilisé), fréquence des ruptures de stock par catégorie (identifiant quelles catégories nécessitent des points de commande plus élevés ou des accords de consignation)
et délai de traitement des bons de commande par fournisseur (permettant d'identifier les goulots d'étranglement d'approbation et les fournisseurs lents avant que cela ne provoque des ruptures de stock). Les plateformes GMAO offrant nativement ces vues sont rares, beaucoup nécessitent une configuration de rapports personnalisés ou une intégration BI avec l'ERP.
Lors de l'évaluation de plateformes GMAO, demandez au fournisseur de montrer les rapports spécifiques aux achats lors d'une démonstration en direct. S'ils ne peuvent pas montrer les dépenses MRO par fournisseur et le ratio d'achats d'urgence sans recourir à des rapports personnalisés, la visibilité achats n'est pas une priorité de conception pour cette plateforme.
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