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Solicitar una demoUn registro de activos es la lista maestra de activos físicos que una organización manufacturera mantiene, inspecciona y controla con fines de mantenimiento.
Cada máquina de producción, sistema de servicios públicos, elemento de infraestructura y componente crítico del que es responsable el equipo de mantenimiento aparece en el registro de activos como un registro independiente.
Cada registro contiene la información necesaria para identificar el activo, localizarlo en las instalaciones y comprender sus requisitos de mantenimiento.
Sin un registro de activos, la gestión del mantenimiento es reactiva por diseño.
El equipo de mantenimiento conoce los activos porque ha trabajado en ellos. No conocen los activos con los que nunca han tenido contacto. Y cuando cambia el personal, incluso ese conocimiento informal desaparece.
Un registro de activos transforma el conocimiento informal en conocimiento institucional. Crea la memoria organizacional que perdura independientemente de los cambios de personal y proporciona el punto de referencia a partir del cual se origina cada actividad de mantenimiento planificada.
El registro de activos no es una mera conveniencia administrativa. Es la base operativa de toda función de gestión del mantenimiento.
La planificación del mantenimiento preventivo no puede funcionar sin saber qué activos requieren mantenimiento preventivo, con qué frecuencia y con qué tipo de tareas. Un programa de mantenimiento preventivo sin un registro preciso de activos genera órdenes de mantenimiento para activos que ya no existen y omite activos que nunca se han registrado.
La gestión de órdenes de trabajo se basa en los registros de activos para atribuir cada actividad de mantenimiento al activo correcto. Sin registros de activos precisos, el historial de mantenimiento se acumula con un nivel de detalle incorrecto, lo que genera datos que no permiten realizar análisis de modos de falla ni calibrar los intervalos de mantenimiento preventivo.
La gestión de repuestos depende de saber qué piezas están asociadas a qué activos. Un almacén que guarda piezas sin vincularlas a los activos a los que dan servicio no puede gestionar la preparación de piezas según su estado ni el reabastecimiento basado en el consumo.
La documentación de cumplimiento en la fabricación regulada requiere evidencia de que se realizó mantenimiento en equipos específicos. Si una auditoría descubre que las órdenes de trabajo del sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS) hacen referencia a activos que no figuran en un registro estructurado, se genera una brecha en la documentación de cumplimiento que el auditor investigará.
La clasificación de criticidad de los activos requiere una lista completa de los activos a clasificar. Una evaluación de criticidad basada en un registro incompleto genera una estrategia de inversión en mantenimiento con puntos ciegos en los activos no registrados.
Un registro de activos debe contener como mínimo cinco campos para ser útil desde el punto de vista operativo.
Campo 1: Identificador del activo
Un código alfanumérico único que distingue este activo específico de cualquier otro activo en las instalaciones.
El identificador debe seguir una convención de nomenclatura coherente que codifique información significativa sobre la ubicación y el tipo del activo.
Una convención como LINE3-FILL-001 comunica que esta es la primera máquina de llenado en la Línea 3, lo cual es más útil en las operaciones diarias que un número secuencial como 00847.
El identificador es la clave principal para todas las referencias a este activo en el sistema CMMS, el programa de mantenimiento preventivo, las órdenes de trabajo, los registros de repuestos y la documentación de cumplimiento.
Campo 2: Nombre y descripción del activo
El nombre común por el que se conoce el activo en las instalaciones, junto con una breve descripción de su función.
El nombre debe ser lo suficientemente específico como para distinguir este activo de otros similares, pero coherente con la forma en que el equipo de mantenimiento y los operarios se refieren a él en la comunicación diaria.
Campo 3: Ubicación física
La ubicación específica del activo dentro de las instalaciones, descrita con un nivel de detalle que permite a una persona que no esté familiarizada con las instalaciones encontrarlo sin necesidad de instrucciones adicionales.
Una jerarquía de ubicación que incluya edificio, planta, área de producción y posición dentro del área proporciona la especificidad necesaria para instalaciones grandes.
Campo 4: Tipo y categoría de activo
El tipo de equipo y la categoría funcional que permiten agrupar el activo con activos similares para la elaboración de informes, análisis y la aplicación de plantillas de mantenimiento preventivo.
La agrupación de activos por tipo permite aplicar las plantillas de mantenimiento preventivo de forma coherente a todos los activos del mismo tipo, en lugar de requerir una configuración individual de mantenimiento preventivo para cada activo.
Campo 5: Nivel de criticidad
La clasificación de criticidad de Nivel 1, Nivel 2 o Nivel 3 que determina el nivel de inversión en mantenimiento adecuado para este activo.
El nivel de criticidad es el ámbito que dirige los recursos de mantenimiento hacia los activos donde la inversión ofrece la mayor protección contra fallos costosos.
Más allá de los cinco campos mínimos, la información adicional por registro de activo agrega un valor que justifica el esfuerzo de recopilación de datos.
El fabricante, el modelo y el número de serie permiten consultar documentación técnica específica, gestionar reclamaciones de garantía y obtener asistencia técnica del fabricante.
La fecha de instalación y la vida útil prevista respaldan la planificación de reemplazo de capital y la gestión del ciclo de vida de los activos.
La jerarquía padre-hijo distingue los componentes principales del activo como subregistros vinculados al activo principal. Una máquina de llenado como activo principal, con sus cabezales de llenado, accionamientos de la cinta transportadora y panel de control como subregistros, permite asignar tareas de mantenimiento preventivo y órdenes de trabajo a nivel de componente, en lugar de solo a nivel de máquina.
La fotografía del activo acelera la preparación de las órdenes de trabajo, ya que proporciona a los planificadores y técnicos una referencia visual del activo específico, lo que reduce el riesgo de trabajar en la máquina equivocada en áreas con varios activos similares.
La documentación vinculada conecta los manuales técnicos, los diagramas P&ID y los esquemas eléctricos con el registro del activo, de modo que los técnicos puedan acceder al material de referencia desde la orden de trabajo sin salir del CMMS.
La importación del historial de mantenimiento para activos con registros de mantenimiento previos incorpora datos históricos al nuevo registro desde sistemas anteriores o registros en papel, lo que permite el análisis del modo de fallo desde el primer día, en lugar de requerir la acumulación de un nuevo historial.
Crear un registro de activos desde cero es la tarea que más se subestima en la mejora de la gestión del mantenimiento en la industria manufacturera.
El proceso consta de cuatro etapas.
Etapa 1: Definir el alcance del registro
Determinar qué activos se incluirán en el registro.
La decisión sobre el alcance equilibra la exhaustividad con el esfuerzo necesario para crear y mantener el registro.
Un alcance pragmático para la creación de un primer registro de activos incluye todos los activos de nivel 1 y nivel 2, todos los sistemas de servicios públicos críticos para la producción y la infraestructura crítica para la seguridad.
Los activos de nivel 3 se pueden agregar progresivamente una vez que el registro inicial esté operativo, priorizándolos según la frecuencia de fallas y las solicitudes del equipo de mantenimiento.
Etapa 2: Recorrido físico
El recorrido físico consiste en caminar por las instalaciones y registrar cada activo que se encuentre dentro del alcance del estudio.
No se puede sustituir revisando la documentación existente, entrevistando al equipo de mantenimiento o extrayendo registros de sistemas anteriores.
La documentación anterior casi siempre está incompleta, es inexacta o está desactualizada en relación con el estado físico actual de las instalaciones.
El recorrido revela activos que existen pero no están documentados e identifica activos que están documentados pero que ya no existen.
Para una instalación de tamaño mediano con entre 100 y 300 activos importantes, la inspección visual requiere de dos a cuatro días con un equipo de dos personas que registran la información utilizando una plantilla estandarizada.
Cada activo se etiqueta físicamente durante la inspección con un identificador único que se utilizará en el registro y en el sistema CMMS. Las etiquetas de los activos suelen ser códigos de barras o códigos QR fijados a una superficie resistente del activo en un lugar de fácil acceso para su escaneo durante las actividades de mantenimiento.
Etapa 3: Entrada de datos y configuración de la jerarquía
Los datos recogidos durante la inspección se introducen en el registro de activos del CMMS, con la jerarquía padre-hijo configurada para reflejar la estructura de componentes de los activos complejos.
Esta etapa ofrece la oportunidad de configurar los tipos y categorías de activos que se utilizarán para la aplicación de plantillas de gestión de proyectos y la elaboración de informes.
El uso coherente de un vocabulario controlado para los tipos de activos, las categorías y los descriptores de ubicación durante la introducción de datos evita la inconsistencia que hace que los informes y los análisis no sean fiables una vez que el registro está en funcionamiento.
Etapa 4: Clasificación de criticidad
Una vez completado el registro de activos, cada activo se clasifica por nivel de criticidad utilizando el marco de evaluación de cuatro dimensiones que abarca el impacto en la producción, el impacto en la seguridad y el medio ambiente, el impacto en la calidad y el impacto normativo.
La clasificación de criticidad es el paso final que convierte el registro de activos en la base de una estrategia de mantenimiento, en lugar de ser simplemente una lista.
Un registro de activos que es preciso el día en que se crea, pero que se vuelve progresivamente menos preciso a partir de entonces, ofrece un valor decreciente con el paso del tiempo.
Para mantener la exactitud del registro, se requiere un proceso de gestión de cambios de activos que actualice el registro cada vez que se produzcan cambios físicos en las instalaciones.
Los nuevos activos instalados como parte de un proyecto de inversión se añaden al registro antes de su puesta en marcha, de modo que los programas de mantenimiento preventivo y los flujos de trabajo de las órdenes de trabajo estén establecidos desde el primer día de funcionamiento.
Los activos que se dan de baja se archivan en el registro con una fecha de desmantelamiento o se eliminan, dependiendo de si es necesario conservar los registros históricos de mantenimiento asociados al activo.
Los registros de los activos modificados se actualizan para reflejar los cambios de fabricante, modelo, configuración de componentes o criticidad que resulten de la modificación.
Es necesario integrar el proceso de gestión de cambios de activos en el flujo de trabajo de gestión de cambios de ingeniería de la instalación, de modo que las actualizaciones del registro de mantenimiento se produzcan automáticamente como parte de la puesta en marcha del proyecto, en lugar de como una actividad separada que se olvida fácilmente.
El registro de activos y el sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS) están estrechamente relacionados, pero son distintos.
El registro de activos es la estructura de datos, específicamente la lista estructurada de activos con sus atributos.
El CMMS es el sistema de software que aloja el registro de activos y lo utiliza como base para la gestión de órdenes de trabajo, la programación del mantenimiento preventivo y la acumulación del historial de mantenimiento.
Un sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS) sin un registro de activos completo y preciso es como un sistema de contabilidad financiera sin un plan de cuentas completo y preciso. El sistema es capaz de generar resultados útiles, pero los datos de entrada son demasiado incompletos para respaldar dichos resultados de manera confiable.
Un sistema CMMS con un registro de activos completo, preciso y clasificado por criticidad puede generar órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo para cada activo relevante, atribuir cada orden de trabajo correctiva al activo y componente correctos, informar el historial de mantenimiento a nivel de activo y componente, y producir documentación de cumplimiento que haga referencia a registros de equipos específicos.
La calidad del registro de activos es el límite superior de la calidad de todos los resultados del sistema CMMS.
¿En qué se diferencia un registro de activos de un inventario de activos?
Un inventario de activos es un recuento de activos con fines financieros o de seguros, que normalmente lleva a cabo el departamento de finanzas o de instalaciones y que se centra en el valor de los activos y su depreciación.
Un registro de activos para fines de mantenimiento se centra en las características operativas: ubicación, tipo, criticidad, jerarquía de componentes, requisitos de mantenimiento e historial de mantenimiento.
Es posible que ambos compartan algunos datos, pero cumplen funciones diferentes y son mantenidos por departamentos distintos.
¿Cuántos activos debe constar en el registro de activos de una planta de fabricación?
La cifra varía enormemente según el tamaño de la instalación, el sector y el alcance definido del registro.
Una pequeña empresa de fabricación de alimentos podría tener entre 50 y 150 activos dentro de su ámbito de aplicación.
Una gran planta de ensamblaje de automóviles podría tener entre 500 y 2000 activos dentro de su ámbito de aplicación.
La cuestión relevante no es cuántos activos debe contener el registro, sino si contiene todos los activos cuyo fallo tiene consecuencias de mantenimiento que la organización necesita gestionar.
¿Cómo afecta la calidad del registro de activos a la presentación de informes OEE?
Los informes OEE procedentes de una plataforma OEE conectada a la máquina atribuyen los datos de rendimiento de la producción a activos específicos.
Si el activo al que se hace referencia en la plataforma OEE no coincide con el registro del activo en el CMMS, los eventos OEE y las órdenes de trabajo de mantenimiento no se pueden vincular automáticamente, y se interrumpe la conexión de circuito cerrado entre las pérdidas de rendimiento detectadas y la generación de órdenes de trabajo de mantenimiento.
Una plataforma unificada de OEE y CMMS que utiliza el mismo registro de activos tanto para la monitorización de la OEE como para la gestión del mantenimiento elimina esta desconexión por diseño.
El registro de activos es el mapa. Sin él, la gestión del mantenimiento se basa en la memoria y las conjeturas.
Con él, cada actividad de mantenimiento planificada, cada orden de trabajo, cada repuesto y cada registro de cumplimiento tiene una ubicación precisa en el mapa, lo que permite tomar decisiones de mejora con confianza.
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