5 най-добри софтуерни инструмента за управление на одити в производството

Ключови изводи

• Софтуер за управление на одити планира одитния календар, изпълнява контролни списъци на производствената линия, проследява несъответствията до затваряне и съхранява доказателствата, които одиторът ще поиска.
• Производителите управляват поне четири типа одити: . Правилният инструмент зависи кой от тях доминира през годината ви.
• Повечето открития от одити загиват в електронни таблици. Най-голямото предимство на софтуера е регистър на несъответствията с отговорници и крайни срокове, който някой действително проследява.
• Инструментите за одит не създават доказателства. Записите за поддръжка, историята на калибрациите и регистрите за обучение живеят във вашите оперативни системи, така че готовността за одит започва под самия инструмент за одит.
• Съкращавайте списъка според регулаторния си контекст: предприятия регулирани от FDA, производители на дискретни изделия по ISO 9001 и обекти със силно EHS управление в крайна сметка имат различни победители.

Какво всъщност прави софтуерът за управление на одити

Ако махнете брошурите, задачата се свежда до четири неща:

• Планиране: одитен календар за всеки обект, за всеки стандарт, за всяко клиентско задължение, с възлагане на одитори.
• Изпълнение: контролни списъци на таблет или телефон, оценяване, снимкови доказателства, бележки на линията.
• Наблюдения: несъответствия, регистрирани с тежест, отговорник, краен срок и верификация на затварянето.
• Доказателства: следа, която показва на одитора какво е било проверено, кога, от кого и какво се е случило след това.

Ако вашият завод прави слойни процесни одити, добавете пета: графици, които се въртят по слой и станция без координатор да ги прави ръчно всеки месец.

Петте инструмента, които си струва да включите в късия списък за производство

1. SafetyCulture (iAuditor)

Най-силната опция за одити на първа линия с висока честота: обходи за 5S, LPA (слойни процесни одити), обходи за безопасност, поддръжка на чистота. Създаването на контролни списъци е бързо, мобилното преживяване е ориентир за категорията и операторите действително го използват. Най-подходящ за заводи, където проблемът е обемът на малките одити. Ценообразуването е абонаментно на потребител с безплатен план за малки екипи.

2. ETQ Reliance

Корпоративна QMS платформа, където управлението на одити е един взаимосвързан модул до CAPA, управление на документи и качество на доставчиците. Най-подходяща за многообектни производители, които искат откритията да преминават директно в формален CAPA процес. Очаквайте реален проект по внедряване, а не просто форма за регистрация. Ценообразуването е на запитване и по модул.

3. MasterControl

Утвърденото име в производства, регулирани от FDA: фармация, медицински устройства, храни. Управлението на одити се свързва с управление на документи и записи за обучение, което е точно веригата, по която преминава одиторът на FDA или ISO 13485. Най-подходящ за регулирани заводи, където готовността за инспекция е постоянно състояние, а не еднократно събитие. Цените са на запитване.

4. Intelex

EHSQ пакет, при който одитите обхващат околна среда, здраве и безопасност, както и качество. Най-подходящ за обекти, където един и същи екип управлява ISO 14001, ISO 45001 и ISO 9001 и иска един одитен механизъм за всички три. Ценообразуване по модул, на запитване.

5. QT9 QMS

Прагматичен QMS за малки и средни производители: планиране на одити, регистър на несъответствия, CAPA и управление на документи без корпоративна сложност. Най-подходящ като първа стъпка нагоре от електронни таблици, когато собственикът на бюджета е мениджърът по качеството, а не корпоративният IT. Абонаментно ценообразуване.

Къде се вписва Fabrico, честно казано

Fabrico не е платформа за управление на одити и не претендира да бъде такава. То е оперативният слой под одита: записите за поддръжка, историята на работните поръчки, данните от машините и контекстът на OEE, които одиторите пробват, когато тестват дали вашата система съществува в реалността. Когато одитор на клиента поиска последните дванадесет месеца поддръжка за конкретна машина, отговорът излиза от CMMS за минути вместо през уикенд на реконструкция; нашето ръководство за записите за поддръжка за клиентски одит разглежда точно какво изискват. Същото важи за доказателствата за управление на качеството по ISO 9001 и за процесната дисциплина, документирана в вашите стандартни оперативни процедури. Ако доказателствената страна е вашият слаб фланг, запишете демо и донесете списъка с последните си открития от одит.

Как да изберете: път за вземане на решение за 15 минути

• Бройте вашите одити по тип за последните 12 месеца. Ако преобладават LPA и обходи: дайте предимство на мобилното изпълнение. Ако преобладават сертификационни и клиентски одити: дайте предимство на проследяването на откритията и доказателствата.
• Проследете едно откритие от край до край във всяко демо: от отговора в контролния списък до затвореното корективно действие. Инструментът, който прави това рутинно, печели.
• Проверете кой създава контролните списъци. Ако е нужен администратор или консултант, библиотеката ви ще бъде занемарена в рамките на година.
• Попитайте къде се съхраняват доказателствата. Ако историята на поддръжката, калибровките и обучението са в други системи, планирайте пътя за експортиране или интеграция преди да купите.
• Пилотирайте на една линия за един месец с вашите реални одитори, не в пясъчника на доставчика.

Чести грешки

• Купуване на предприятен QMS за проблем с LPA. Завод, удавен в ежедневни обходи, се нуждае от мобилна скорост, не от дълбочината на CAPA работния поток.
• Дигитализиране на лоши контролни списъци. 200-въпросен чеклист, който отнема два часа на хартия, ще отнеме два часа и на таблет. Поправете чеклиста първо.
• Проследяване на откритията никъде или два пъти. Един регистър на откритията, един отговорник за всяко откритие, една крайна дата. Софтуерът помага само ако е единственият регистър.
• Пренебрегване на слоя с доказателства. Одитен инструмент без оперативни записи зад него произвежда красиво документирани открития за липсваща документация.
• Пропускане на одитора при избора. Човекът, който провежда четиридесет одита годишно, трябва да избере инструмента, в който ще работи.

Често задавани въпроси

Какво е софтуер за управление на одити?

Софтуер, който планира одити, изпълнява контролни списъци по време на изпълнение, записва открития с отговорници и крайни срокове и поддържа следа от доказателства за вътрешни, клиентски и сертификационни одити.

Нуждаят ли се малките производители от специализиран инструмент за одити?

Под прага от няколко одита годишно дисциплиниран регистър на откритията може да е достатъчен. Превключването се изплаща, когато обемът на одитите нараства, когато се припокриват няколко стандарта, или когато клиентските одити изискват доказателства в кратък срок.

Каква е разликата между софтуера за управление на одити и QMS софтуера?

Управлението на одити е една функция; QMS обхваща по-широката система за качество, включително управление на документи, CAPA и качество на доставчиците. Някои заводи купуват инструменти за одити самостоятелно, други като модул на QMS.

Може ли CMMS да замести софтуера за управление на одити?

Не. CMMS съхранява записите за поддръжка и историята на машините, които одитите вземат за пример, което го прави част от готовността за одит, но планирането на одити и проследяването на открития е различна задача.

Какво трябва да прави по различен начин инструмент за слойни процесни одити?

Автоматично да върти графиците между слоевете и станциите, да държи въпросите достатъчно кратки за 15-минутен обход и да извежда повторни неизправности по станция, вместо да ги заравя в отделни доклади.