Les entreprises manufacturières multisites qui déploient une GMAO sont confrontées à un choix : un déploiement à l'échelle de l'entreprise dès le départ ou un projet pilote contrôlé avant ce déploiement généralisé. Le déploiement à l'échelle de l'entreprise est plus rapide, mais comporte le risque d'un échec majeur de la gestion du changement. Un projet pilote bien mené permet de démontrer le retour sur investissement grâce à des données réelles issues de votre propre exploitation, d'identifier les difficultés de mise en œuvre et d'adoption avant qu'elles n'affectent tous les sites, de former des référents internes possédant une connaissance approfondie du système et d'offrir au fournisseur l'opportunité d'améliorer la solution grâce à des retours d'expérience concrets. Le projet pilote ajoute 3 à 6 mois au délai total de déploiement, mais les organisations qui mènent des projets pilotes structurés constatent systématiquement une adoption plus rapide sur les sites suivants : elles déploient la solution avec des processus optimisés, des ressources internes formées et un argumentaire convaincant en faveur du retour sur investissement, étayé par leurs propres données d'exploitation. L'argument contre le projet pilote – à savoir qu'il retarde le retour sur investissement – est généralement contrebalancé par l'amélioration de la qualité de la mise en œuvre qu'il apporte à grande échelle.
Critères de sélection du site pilote : choisir un site avec un responsable de maintenance motivé, prêt à s’investir 20 heures par semaine. L’engagement du responsable de maintenance est le facteur le plus prédictif de la réussite du projet pilote. Choisir un site comptant entre 100 et 500 équipements : un nombre suffisant pour obtenir des données pertinentes, mais suffisamment petit pour permettre une mise en œuvre complète en 60 à 90 jours. Choisir un site présentant un problème de base mesurable (taux élevé de maintenance corrective, faible conformité à la maintenance préventive ou coût de maintenance unitaire élevé) afin de pouvoir quantifier la réussite. Éviter le site le moins performant (la complexité de la mise en œuvre est plus élevée) et le site le plus performant (le potentiel d’amélioration est plus faible). Définir par écrit les critères de réussite avant le début du projet pilote, avec des objectifs précis : réduction de la conformité à la maintenance préventive de X % à Y % en 90 jours, réduction du taux de maintenance corrective de X % à Y %, réduction du coût de maintenance unitaire de Z %. Inclure un indicateur de taux d’adoption par les techniciens (80 % ou plus des techniciens de maintenance effectuant quotidiennement des interventions dans le système) comme indicateur avancé de la qualité des données, permettant d’obtenir des indicateurs de performance a posteriori.
La phase pilote commence par la collecte de données de référence avant la mise en service : conformité actuelle en maintenance préventive, pourcentage d'interventions correctives, coût de maintenance par unité et temps de travail alloué aux techniciens. Ces données doivent être collectées dans les 4 semaines précédant la mise en service, à partir des enregistrements disponibles. 90 jours après la mise en service, un rapport de résultats pilote est établi : amélioration de la conformité en maintenance préventive, évolution du taux d'interventions correctives, évolution du coût de maintenance par unité, taux d'adoption par les techniciens et deux à trois améliorations qualitatives. Ce rapport doit être présenté au directeur financier et au directeur des opérations comme argumentaire commercial pour le déploiement à l'échelle de l'entreprise. Les données du projet pilote permettent d'extrapoler les économies prévues, prudentes et de base, à l'ensemble des sites. Un argumentaire commercial basé sur un projet pilote est bien plus crédible que les études de cas des fournisseurs, car il s'appuie sur votre fonctionnement, votre équipe de maintenance et votre structure de coûts. Un projet pilote démontrant une amélioration de 15 % de la conformité en maintenance préventive et une réduction de 10 % des interventions correctives sur un site, projeté sur 10 sites pour un budget de maintenance total de 5 millions de dollars, permet de générer des économies annuelles de 500 000 à 1 million de dollars, approuvées par le service financier dès la première analyse. L'approbation du retour sur investissement qui a nécessité 6 mois de débats basés sur des indicateurs de performance des fournisseurs ne prend plus que 2 semaines grâce à vos propres données pilotes.
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