Lista kontrolna audytu dostawców dla producentów: 7 obszarów

Najważniejsze wnioski

• Audyt dostawcy odpowiada na jedno pytanie: czy ten dostawca potrafi dostarczać zgodne części przy Państwa wolumenie, wielokrotnie, bez konieczności kontrolowania każdej wysyłki.
• Poniższa lista kontrolna obejmuje siedem obszarów, które decydują o tej odpowiedzi: system jakości, kontrola procesu, stan urządzeń, identyfikowalność, obsługa, ludzie oraz dyscyplina działań korygujących.
• Punktuj z wagami i progiem uzgodnionym przed wizytą, inaczej audyt zakończy się debatą opartą na odczuciach w drodze powrotnej.
• Najsilniejszym predyktorem przyszłych problemów jakościowych jest zazwyczaj stan urządzeń i dyscyplina utrzymania ruchu, a to obszar, który większość audytów u dostawców przelatuje w dziesięć minut.
• Jeśli Państwo są audytowaną stroną, ta sama lista kontrolna czytana od końca jest Państwa listą przygotowań.

Do czego służy audyt dostawcy

Kontrola przychodząca wyłapuje złe części po tym, jak już za nie zapłaciliście i włożyliście je na półkę. Audyt dostawcy przesuwa kontrolę w górę procesu: oceniacie system, proces i dyscyplinę dostawcy zanim problemy zostaną wysłane. Producenci przeprowadzają je w trzech momentach: kwalifikacja nowego dostawcy, ponowna kwalifikacja po poważnej niezgodności oraz w rutynowym cyklu dla krytycznych dostawców.

Audyt dostawcy to nie audyt certyfikacyjny. ISO 9001 mówi, że system istnieje na papierze. Wasz audyt mówi, czy system działa na hali, na Waszych częściach, w Państwa tolerancjach.

Lista kontrolna: siedem istotnych obszarów

1. System zarządzania jakością

• Aktualne certyfikaty (ISO 9001, IATF 16949, ISO 13485 tam, gdzie mają zastosowanie) oraz czy zakres faktycznie obejmuje Państwa części.
• Cele jakościowe mierzone i przeglądane, nie powieszone jedynie na ścianie.
• Kontrola dokumentów: czy instrukcje pracy przy stanowisku są aktualną wersją?

2. Kontrola procesu

• Istnieją plany kontrolne dla rodziny Państwa części i odpowiadają temu, co operatorzy rzeczywiście wykonują.
• Kluczowe cechy mierzone odpowiednimi przyrządami, z użyciem SPC lub równoważnych dowodów.
• Zatwierdzenie ustawień i kontrola pierwszego detalu są zarejestrowane, nie ustne.

3. Stan urządzeń i utrzymanie ruchu

• Rzeczywisty system utrzymania ruchu z historią zleceń dla każdej maszyny, a nie tylko smarownica i nadzieja. Poproście o pokazanie zapisów konserwacji z ostatnich trzech miesięcy dla maszyn produkujących Państwa części.
• Wskaźnik wykonania przeglądów zapobiegawczych i otwarte zaległości.
• Czasy przestojów krytycznego sprzętu śledzone i z tendencją spadkową, albo przynajmniej znane.

To obszar, który przewiduje opóźnienia w dostawach i stopniowe odchylenia wymiarowe, i zajmuje piętnaście minut, jeśli dostawca używa CMMS: zapisy istnieją i drukują się jednym zapytaniem. Nasz przewodnik po zapisach konserwacyjnych na potrzeby audytu klienta pokazuje dokładnie, co przygotowany dostawca może przedstawić, a jak wygląda panika, gdy tego nie ma.

4. Identyfikowalność

• Śledzenie partii lub numerów seryjnych od surowca do wysłanego kartonu, zademonstrowane na żywo na jednym z Państwa numerów części.
• Materiał niezgodny fizycznie odseparowany i oznakowany.

5. Obsługa, magazynowanie i wysyłka

• Specyfikacja opakowania dla Państwa części przestrzegana przy stanowisku pakowania.
• W magazynie przestrzegane FIFO; artykuły z ograniczonym okresem przydatności kontrolowane pod względem dat.

6. Ludzie i szkolenia

• Zapisy szkoleń dla operatorów na Państwa linii, w tym dla najnowszego pracownika na zmianie nocnej.
• Udokumentowane standardowe procedury operacyjne tam, gdzie wykonywana jest praca, napisane po to, by z nich korzystać, a nie jedynie archiwizować.

7. Dyscyplina działań korygujących

• Wybierzcie dwie z Państwa poprzednich reklamacji i prześledźcie je od początku do końca: działania doraźne (zabezpieczające), przyczyna, działania korygujące, weryfikacja.
• Powtarzające się ustalenia z poprzednich audytów zamknięte, nie tylko przeformułowane.

Punktacja: przykładowe obliczenie

Oceńcie każdy obszar w skali 1-5 i nadajcie wagi zgodnie z ryzykiem. Typowy rozkład wag dla dostawcy obróbki:

• Kontrola procesu 25 procent, urządzenia i utrzymanie 20 procent, system jakości 15 procent, działania korygujące 15 procent, identyfikowalność 10 procent, obsługa 10 procent, ludzie 5 procent.
• Przykład: oceny 4, 3, 4, 2, 4, 4, 3 dają 0,25 × 4 + 0,20 × 3 + 0,15 × 4 + 0,15 × 2 + 0,10 × 4 + 0,10 × 4 + 0,05 × 3 = 3,45 na 5, czyli 69 procent.
• Przy progu zdawalności 75 procent i zakresie warunkowym 65-75 procent, ten dostawca kwalifikuje się jako warunkowo: zatwierdzony z planem działań korygujących i audytem kontrolnym.

Uzgodnijcie próg i zakresy konsekwencji przed wizytą. Audyt bez wcześniej uzgodnionej granicy dopuszczalności zamienia się w negocjacje.

Częste błędy

• Audyt sali konferencyjnej. Jeśli audyt nie wychodzi poza stół narad, ocenialiście umiejętności prezentacyjne kierownika ds. jakości.
• Pomijanie obszaru utrzymania ruchu dlatego że „to nie jest jakość”. Zużyte maszyny generują złom według własnego harmonogramu.
• Brak testu śledzenia na żywo. Segregator procedur nic nie udowadnia; jedno śledzenie rzeczywistej partii dowodzi wszystkiego.
• Ogłaszanie każdego audytu z wielomiesięcznym wyprzedzeniem. Utrzymujcie rutynowe audyty w harmonogramie, ale zastrzymajcie sobie prawo do wizyty z krótkim wyprzedzeniem dla dostawców objętych planem działań korygujących.
• Brak rejestru ustaleń z przypisanymi właścicielami i terminami. Ustalenia, które żyją tylko w raporcie z wizyty, tam „umierają”. Jeśli liczba audytów przerośnie arkusze kalkulacyjne, zobaczcie nasze porównanie oprogramowania do zarządzania audytami dla przemysłu.

A jeśli jesteście po drugiej stronie: najszybszy sposób zdobycia wiarygodności w audycie dostawcy to wyciągnięcie pełnej historii dowolnej maszyny w kilka sekund. To skutek codziennego prowadzenia utrzymania ruchu przez CMMS, dyscypliny opisanej w naszym przewodniku po warstwowych audytach procesów (LPA) zastosowanym do funkcji utrzymania ruchu. Aby zobaczyć, jak to wygląda w Fabrico, umów krótkie demo.

Najczęściej zadawane pytania

Jak często należy przeprowadzać audyty dostawców?

Krytycznych dostawców co jeden do dwóch lat w rutynowym cyklu, plus audyty wywołane zdarzeniem po poważnych niezgodnościach. Dostawcy niskiego ryzyka dla surowców zwykle są objęci certyfikatami i danymi z kontroli przychodzącej.

Ile trwa audyt dostawcy?

Jeden skoncentrowany dzień na miejscu dla dostawcy obróbki lub montażu na jednej lokalizacji, obejmujący siedem powyższych obszarów. Złożone procesy lub kilka budynków uzasadniają dwa dni. Dłużej zwykle oznacza, że zakres nigdy nie był uzgodniony.

Jaka jest różnica między audytem dostawcy a audytem ISO 9001?

Organ certyfikujący audytuje system dostawcy względem normy. Wy audytujecie dostawcę względem swoich części, swoich tolerancji i ryzyka dostaw. Certyfikaty są biletem wstępu, nie substytutem.

Czy dostawca powinien zobaczyć listę kontrolną wcześniej?

Dla audytów rutynowych, tak: celem są zgodne części, a nie zasadzka. Pozostawcie jednak test śledzenia na żywo i wybór spraw reklamacyjnych bez zapowiedzi, żeby zobaczyć system, a nie próbę generalną.

Jaka ocena powinna dyskwalifikować dostawcę?

Cokolwiek uzgodniliście przed wizytą, stosowane bez wyjątków. Typowy schemat: poniżej 65 procent, niezdany, 65-75 procent, warunkowo z działaniami korygującymi, powyżej 75 procent, zatwierdzony.