Checkliste für Lieferantenaudits für Hersteller: 7 Bereiche

Wichtigste Erkenntnisse

• Ein Lieferantenaudit beantwortet eine Frage: Kann dieser Lieferant konforme Teile bei Ihrem Volumen wiederholt liefern, ohne dass Sie jede Lieferung kontrollieren müssen.
• Die untenstehende Checkliste deckt die sieben Bereiche ab, die diese Antwort entscheiden: Qualitätsmanagementsystem, Prozesskontrolle, Gerätezustand, Rückverfolgbarkeit, Handhabung, Personal und Disziplin bei Korrekturmaßnahmen.
• Bewerten Sie mit Gewichtungen und einer vor dem Besuch vereinbarten Schwelle, sonst endet das Audit auf der Heimfahrt in einer gefühlsbasierten Debatte.
• Der stärkste Prädiktor für zukünftige Qualitätsprobleme ist üblicherweise der Gerätezustand und die Wartungsdisziplin, und genau das ist der Bereich, den die meisten Lieferantenaudits in zehn Minuten nur oberflächlich behandeln.
• Wenn Sie die geprüfte Partei sind, ist dieselbe Checkliste rückwärts gelesen Ihre Vorbereitungsliste.

Wozu ein Lieferantenaudit dient

Die Wareneingangsprüfung erwischt schlechte Teile erst, nachdem Sie dafür bezahlt und sie eingelagert haben. Ein Lieferantenaudit verlagert die Kontrolle nach vorne: Sie bewerten das System, den Prozess und die Disziplin des Lieferanten, bevor Probleme versandt werden. Hersteller führen sie in drei Situationen durch: Qualifizierung eines neuen Lieferanten, Requalifizierung nach einer schwerwiegenden Nichtkonformität und im Rahmen eines Routinezyklus für kritische Lieferanten.

Ein Lieferantenaudit ist kein Zertifizierungsaudit. ISO 9001 sagt Ihnen, dass ein System auf dem Papier existiert. Ihr Audit sagt Ihnen, ob das System in der Fertigung an Ihren Teilen und bei Ihren Toleranzen tatsächlich läuft.

Die Checkliste: sieben relevante Bereiche

1. Qualitätsmanagementsystem

• Aktuelle Zertifikate (ISO 9001, IATF 16949, ISO 13485, falls relevant) und der Geltungsbereich deckt tatsächlich Ihre Teile ab.
• Qualitätsziele werden gemessen und überprüft, nicht bloß an der Wand aufgehängt.
• Dokumentenlenkung: Sind die Arbeitsanweisungen an der Station die aktuelle Revision?

2. Prozesskontrolle

• Kontrollpläne existieren für Ihre Teilefamilie und stimmen mit dem überein, was die Bediener tatsächlich tun.
• Schlüsselmerkmale werden mit tauglichen Messmitteln gemessen, mit SPC oder gleichwertigen Nachweisen.
• Rüstfreigabe und Erstteilprüfung sind dokumentiert, nicht nur mündlich.

3. Gerätezustand und Wartung

• Ein echtes Instandhaltungssystem mit Auftragsverlauf je Maschine, nicht nur eine Schmierpistole und Hoffnung. Bitten Sie darum, die Instandhaltungsaufzeichnungen der letzten drei Monate für die Maschinen, die Ihre Teile fertigen, einzusehen.
• Abschlussquote der vorbeugenden Wartung und offener Rückstand.
• Ausfallzeiten von kritischen Anlagen werden erfasst und zeigen idealerweise abnehmenden Trend, oder sind zumindest bekannt.

Dies ist der Bereich, der Lieferverzüge und schleichende Maßabweichungen vorhersagt, und es dauert fünfzehn Minuten, wenn der Lieferant ein CMMS betreibt: die Aufzeichnungen existieren und lassen sich mit einer Abfrage ausdrucken. Unser Leitfaden zu Instandhaltungsaufzeichnungen für ein Kunden-Audit zeigt genau, was ein vorbereiteter Lieferant vorlegen kann und wie das Chaos aussieht, wenn er es nicht kann.

4. Rückverfolgbarkeit

• Chargen- oder Serienrückverfolgbarkeit vom Rohmaterial bis zur verschickten Packung, live demonstriert an einer Ihrer Teilenummern.
• Nicht konforme Materialien physisch getrennt und gekennzeichnet.

5. Handhabung, Lagerung und Versand

• Verpackungsspezifikation für Ihre Teile wird an der Verpackungsstation eingehalten.
• FIFO wird im Lager respektiert; Artikel mit Haltbarkeitsdaten werden datumsgeprüft.

6. Personal und Schulung

• Schulungsnachweise für die Bediener Ihrer Linie, einschließlich des neuesten Mitarbeiters in der Nachtschicht.
• Dokumentierte Standardarbeitsanweisungen (SOP) dort, wo die Arbeit stattfindet, geschrieben zum Benutzen und nicht zum Ablegen.

7. Disziplin bei Korrekturmaßnahmen

• Wählen Sie zwei Ihrer früheren Reklamationen und verfolgen Sie sie von Anfang bis Ende: Eindämmung, Ursache, Maßnahme, Verifizierung.
• Feststellungen aus früheren Audits wurden geschlossen, nicht nur umformuliert.

Bewertung: ein Rechenbeispiel

Bewerten Sie jeden Bereich von 1 bis 5 und gewichten Sie das, was für Ihr Risiko zählt. Eine typische Gewichtung für einen Zerspanungsbetrieb:

• Prozesskontrolle 25 Prozent, Gerätezustand und Wartung 20 Prozent, Qualitätsmanagementsystem 15 Prozent, Korrekturmaßnahmen 15 Prozent, Rückverfolgbarkeit 10 Prozent, Handhabung 10 Prozent, Personal 5 Prozent.
• Beispiel: Bewertungen von 4, 3, 4, 2, 4, 4, 3 ergeben 0,25 × 4 + 0,20 × 3 + 0,15 × 4 + 0,15 × 2 + 0,10 × 4 + 0,10 × 4 + 0,05 × 3 = 3,45 von 5 bzw. 69 Prozent.
• Bei einer Bestehensgrenze von 75 Prozent und einer bedingten Bandbreite von 65 bis 75 Prozent landet dieser Lieferant in Bedingt: zugelassen mit Korrekturmaßnahmenplan und Folgeaudit.

Vereinbaren Sie die Schwelle und die Konsequenzbereiche vor dem Besuch. Ein Audit ohne vorher vereinbarte Bestehensgrenze verwandelt sich in eine Verhandlung.

Häufige Fehler

• Das Audit nur im Konferenzraum durchführen. Wenn das Audit nie den Besprechungstisch verlässt, haben Sie nur die Präsentationsfähigkeiten des Qualitätsmanagers auditiert.
• Den Wartungsbereich überspringen, weil er nicht „Qualität“ sei. Abgenutzte Maschinen produzieren Ausschuss nach eigenem Zeitplan.
• Kein Live-Rückverfolgbarkeitstest. Ein Ordner mit Verfahren beweist nichts; eine Live-Chargenrückverfolgung beweist alles.
• Jedes Audit Monate im Voraus ankündigen. Planen Sie Routineaudits, behalten Sie sich aber das Recht auf einen kurzfristigen Besuch für Lieferanten mit Korrekturmaßnahmenplan vor.
• Kein Befundprotokoll mit Zuständigen und Terminen. Feststellungen, die nur im Reisebericht stehen, sterben dort. Wenn Ihr Auditvolumen die Tabellenkalkulation überholt hat, siehe unseren Vergleich von Audit-Management-Software für die Fertigung.

Und wenn Sie auf der empfangenden Seite sind: Der schnellste Vertrauensgewinn bei einem Lieferantenaudit ist, die komplette Historie einer beliebigen Maschine in Sekunden abzurufen. Das ist ein Nebeneffekt davon, die Instandhaltung täglich über ein CMMS laufen zu lassen, die Disziplin, die in unserem Leitfaden zu Layered Process Audits auf die Instandhaltungsfunktion angewandt wird. Um zu sehen, wie das in Fabrico aussieht, buchen Sie eine kurze Demo.

Häufig gestellte Fragen

Wie oft sollten Lieferanten auditiert werden?

Kritische Lieferanten sollten alle ein bis zwei Jahre im Rahmen eines Routinezyklus auditiert werden, plus ereignisgesteuerte Audits nach schwerwiegenden Nichtkonformitäten. Niedrigrisiko-Warengruppenlieferanten werden in der Regel durch Zertifikate und Wareneingangsleistungsdaten abgedeckt.

Wie lange dauert ein Lieferantenaudit?

Ein fokussierter Tag vor Ort für einen Lieferanten mit einem einzigen Standort für Zerspanung oder Montage, unter Verwendung der oben genannten sieben Bereiche. Komplexe Prozesse oder mehrere Gebäude rechtfertigen zwei Tage. Länger bedeutet meist, dass der Umfang nie vereinbart wurde.

Was ist der Unterschied zwischen einem Lieferantenaudit und einem ISO-9001-Audit?

Die Zertifizierungsstelle prüft das System des Lieferanten gegen die Norm. Sie prüfen den Lieferanten anhand Ihrer Teile, Ihrer Toleranzen und Ihres Lieferungsrisikos. Zertifikate sind ein Eintrittsticket, kein Ersatz.

Sollte der Lieferant die Checkliste im Voraus sehen?

Bei Routineaudits: ja, das Ziel sind konforme Teile, nicht eine Falle. Halten Sie den Live-Rückverfolgbarkeitstest und die Auswahl der Reklamationsfälle unangekündigt, damit Sie das System sehen und keine Probevorführung.

Welche Bewertung sollte einen Lieferanten durchfallen lassen?

Was auch immer Sie vor dem Besuch vereinbart haben, wird ohne Ausnahme angewendet. Ein übliches Schema: unter 65 Prozent = nicht bestanden, 65 bis 75 Prozent = bedingt mit Korrekturmaßnahmen, über 75 Prozent = bestanden.