Lista de verificación de auditoría de proveedores para fabricantes: 7 áreas

Puntos clave

• Una auditoría de proveedor responde a una pregunta: ¿puede este proveedor entregar piezas conformes a su volumen, de forma repetida, sin que usted vigile cada envío?
• La lista de verificación a continuación cubre las siete áreas que deciden esa respuesta: sistema de calidad, control del proceso, estado del equipo, trazabilidad, manipulación, personal y disciplina en acciones correctivas.
• Califique con ponderaciones y un umbral acordados antes de la visita, o la auditoría terminará en un debate basado en impresiones durante el trayecto de regreso.
• El predictor más fuerte de problemas de calidad futuros suele ser el estado del equipo y la disciplina de mantenimiento, y es el área que la mayoría de las auditorías a proveedores revisa por encima en diez minutos.
• Si usted es la parte auditada, la misma lista de verificación leída al revés es su lista de preparación.

Para qué sirve una auditoría de proveedor

La inspección de recepción detecta piezas defectuosas después de que las ha pagado y guardado en una estantería. Una auditoría de proveedor lleva la comprobación río arriba: usted evalúa el sistema, el proceso y la disciplina del proveedor antes de que los problemas se envíen. Los fabricantes las realizan en tres momentos: al cualificar a un nuevo proveedor, al requalificar después de una no conformidad grave y en un ciclo rutinario para proveedores críticos.

Una auditoría de proveedor no es una auditoría de certificación. ISO 9001 le dice que existe un sistema en papel. Su auditoría le dice si el sistema funciona en el taller, en sus piezas, con sus tolerancias.

La lista de verificación: siete áreas que importan

1. Sistema de gestión de la calidad

• Certificados vigentes (ISO 9001, IATF 16949, ISO 13485 cuando corresponda) y que el alcance cubra realmente sus piezas.
• Objetivos de calidad medidos y revisados, no colgados en una pared.
• Control de documentos: ¿las instrucciones de trabajo en la estación son de la revisión vigente?

2. Control del proceso

• Existen planes de control para la familia de piezas de su parte y coinciden con lo que los operarios hacen realmente.
• Características clave medidas con instrumentos capaces, con SPC o evidencia equivalente.
• La aprobación de la puesta a punto y la inspección de la primera pieza están registradas, no verbales.

3. Estado del equipo y mantenimiento

• Un sistema real de mantenimiento con historial de órdenes de trabajo por máquina, no una pistola de engrase y esperanza. Pida ver los últimos tres meses de registros de mantenimiento de las máquinas que fabrican sus piezas.
• Tasa de cumplimiento del mantenimiento preventivo y la acumulación abierta.
• Tiempo de inactividad en equipos críticos registrado y en tendencia a la baja, o al menos conocido.

Esta es el área que predice incumplimientos de entrega y la desviación dimensional progresiva, y toma quince minutos si el proveedor usa un CMMS: los registros existen y se imprimen con una consulta. Nuestra guía sobre registros de mantenimiento para una auditoría de cliente muestra exactamente lo que un proveedor preparado puede producir y cómo es el apuro cuando no pueden.

4. Trazabilidad

• Trazabilidad por lote o serie desde la materia prima hasta la caja enviada, demostrada en vivo con uno de sus números de pieza.
• Material no conforme segregado físicamente y etiquetado.

5. Manipulación, almacenamiento y envío

• La especificación de embalaje para sus piezas se sigue en la estación de empaquetado.
• FIFO respetado en almacén; artículos con vida útil controlados por fecha.

6. Personal y formación

• Registros de formación de los operarios en su línea, incluido el contratado más reciente del turno nocturno.
• Procedimientos operativos estándar documentados donde se realiza el trabajo, escritos para usarse y no para archivarse.

7. Disciplina en acciones correctivas

• Elija dos de sus reclamaciones anteriores y recórrelas de extremo a extremo: contención, causa, acción, verificación.
• Hallazgos repetidos de auditorías previas cerrados, no reformulados.

Puntuación: un ejemplo práctico

Califique cada área del 1 al 5 y aplique ponderaciones según lo que importe para su riesgo. Una ponderación típica para un proveedor de mecanizado:

• Control del proceso 25 por ciento, estado del equipo y mantenimiento 20 por ciento, sistema de calidad 15 por ciento, acción correctiva 15 por ciento, trazabilidad 10 por ciento, manipulación 10 por ciento, personal 5 por ciento.
• Ejemplo: puntuaciones de 4, 3, 4, 2, 4, 4, 3 dan 0.25 × 4 + 0.20 × 3 + 0.15 × 4 + 0.15 × 2 + 0.10 × 4 + 0.10 × 4 + 0.05 × 3 = 3.45 de 5, o 69 por ciento.
• Con un umbral de aprobación del 75 por ciento y una banda condicional de 65 a 75 por ciento, este proveedor queda en condicional: aprobado con un plan de acciones correctivas y una auditoría de seguimiento.

Acorde el umbral y las bandas de consecuencia antes de la visita. Una auditoría sin una marca de aprobación preacordada se convierte en una negociación.

Errores comunes

• Auditar la sala de conferencias. Si la auditoría nunca sale de la mesa de la reunión, auditó las habilidades de presentación del responsable de calidad.
• Omitir el área de mantenimiento porque no es "calidad". Las máquinas gastadas generan chatarra por su cuenta.
• No hacer una prueba de trazabilidad en vivo. Un archivador de procedimientos no demuestra nada; una trazabilidad en vivo de un lote lo demuestra todo.
• Anunciar cada auditoría con meses de antelación. Mantenga las auditorías rutinarias programadas, pero reserve el derecho a una visita con poca antelación para proveedores con un plan de acciones correctivas.
• No llevar un registro de hallazgos con responsables y fechas. Los hallazgos que viven en un informe de la visita mueren allí. Si su volumen de auditorías ha superado las hojas de cálculo, vea nuestra comparativa de software de gestión de auditorías para manufactura.

Y si usted es el receptor: la forma más rápida de ganar credibilidad en una auditoría de proveedor es obtener el historial completo de cualquier máquina en segundos. Eso es un efecto secundario de gestionar el mantenimiento con un CMMS todos los días, la disciplina descrita en nuestra guía de auditorías de proceso por capas aplicada a la función de mantenimiento. Para ver cómo se ve eso en Fabrico, reserve una breve demostración.

Preguntas frecuentes

¿Con qué frecuencia se deben auditar los proveedores?

Los proveedores críticos cada uno o dos años en un ciclo rutinario, además de auditorías impulsadas por eventos tras no conformidades graves. Los proveedores de bajo riesgo y de materias primas suelen estar cubiertos por certificados y datos de rendimiento de recepción.

¿Cuánto tiempo lleva una auditoría de proveedor?

Un día enfocado en sitio para un proveedor de mecanizado o montaje de un solo sitio, utilizando las siete áreas anteriores. Procesos complejos o múltiples edificios justifican dos días. Más tiempo que eso normalmente significa que el alcance nunca se acordó.

¿Cuál es la diferencia entre una auditoría de proveedor y una auditoría ISO 9001?

El organismo certificador audita el sistema del proveedor contra la norma. Usted audita al proveedor contra sus piezas, sus tolerancias y su riesgo de entrega. Los certificados son un pase de entrada, no un sustituto.

¿Debería el proveedor ver la lista de verificación con antelación?

Para auditorías rutinarias, sí: el objetivo son piezas conformes, no una emboscada. Mantenga la prueba de trazabilidad en vivo y la elección de casos de reclamaciones sin anunciar para que vea el sistema, no un ensayo.

¿Qué puntuación debería suspender a un proveedor?

La que haya acordado antes de la visita, aplicada sin excepciones. Un esquema común: por debajo del 65 por ciento suspende, 65 a 75 por ciento condicional con acciones correctivas, por encima del 75 por ciento aprobado.