Как да напишем план за поддръжка: Практическо ръководство за производство

Какво представлява планът за работа по поддръжката

Планът за работа по поддръжката е структуриран работен пакет, който специалист по планиране на поддръжката или инженер по надеждност подготвя преди изпълнението на поръчка за работа по поддръжка.

Това е документът, който преобразува работната поръчка от описание на задача в изпълним работен пакет, събирайки всичко необходимо на техника, за да пристигне на обекта и да завърши работата без прекъсване.

Разграничението между работен план и стандартна оперативна процедура е важно и постоянно се бърка.

СОП описва как да се изпълни конкретна задача по поддръжката, стъпка по стъпка процедурата, изискванията за безопасност и критериите за приемане за даден тип задача.

Планът за работа обединява ресурсите, информацията и изискванията за планиране за конкретна работна поръчка – конкретен ремонт или профилактика на конкретен актив в определен момент – използвайки стандартния оперативни план (СОП) като един от входните данни, заедно със списъци с части, назначения на труд, изисквания за инструменти и информация за производствения график.

СОП е обща, тя описва как да се смени уплътнението на помпата на всяка помпа от този тип.

Планът за работа е специфичен, той описва всичко необходимо за подмяна на уплътнението на помпата P-107 по време на периода за поддръжка в сряда сутринта, включително конкретните части на склад в конкретното складово помещение, конкретния назначен техник и очакваните му часове, конкретната процедура за изолиране на тази помпа в тази система и конкретния координатор на производството, когото да уведоми преди началото на работата.

Една операция по поддръжка с добри стандартни оперативни процедури (СОП), но лошо планиране на работата, разполага със знанията да извърши работата правилно, но не и с логистиката, за да я извърши ефективно.

Техникът знае как да смени уплътнението, стандартната оперативна процедура (СОП) му казва.

Но те пристигат на помпата без правилния комплект уплътнения, защото никой не е потвърдил, че е наличен.

Те завършват изолацията, но откриват, че нямат правилното уплътнение за фланеца, защото го няма в списъка с материали.

Те завършват ремонта и откриват, че за подмяната на съединителя е необходим специфичен динамометричен ключ, който се използва от друг техник от другата страна на съоръжението.

Всяка от тези пропуски води до забавяне или повторно посещение, което би било предотвратено чрез цялостен план на работата.

Кога планирането на работата си струва инвестицията

Планирането на работата не е еднакво ценно за всички дейности по поддръжката.

Усилието за създаване на пълен план за работа е оправдано за работни поръчки, при които инвестицията в планиране възстановява повече време за изпълнение, отколкото е необходимо за подготовка, и където последиците от непълната подготовка са значителни.

Планирането на работата е най-ценно за:

Сложни коригиращи ремонти на активи от ниво 1, където комбинацията от критичност на актива, сложност на ремонта и удължен MTTR (среден срок за ремонт), прави цялостното планиране инвестиция с висока възвръщаемост.

Планирани големи събития по поддръжката, годишни основни ремонти, планирани ремонти, подмяна на основни компоненти, при които координацията на множество техници, части с дълъг срок на изпълнение, производствени прозорци и специализирани изпълнители създава сложност на планирането, която неформалната координация не може да управлява надеждно.

Нечести, но критични задачи, ремонти, които се случват достатъчно рядко, че никой техник няма скорошен опит с тях, което прави подробните процедурни указания и пълната подготовка на ресурсите от съществено значение за правилното изпълнение.

Задачи с дълги срокове за изпълнение на доставките, ремонти, при които специфични части изискват срок за доставка от две до три седмици, което прави ранното идентифициране на изискванията за части от съществено значение за извършване на ремонта в рамките на планирания прозорец.

Планирането на работата е по-малко ценно за:

Рутинни, често изпълнявани задачи, изпълнявани от опитни техници съгласно установената практика – смазочни кръгове, смяна на филтри и други често срещани задачи, при които работният пакет е последователен и добре разбран.

Спешни коригиращи ремонти, при които спешността на реакцията изключва цикъла на планиране, аварийното реагиране се подкрепя от предварително планирани процедури за аварийно реагиране, а не от ad hoc работни планове.

Много прости задачи с единична търговия и една част, при които разходите за планиране надвишават стойността на координацията.

Преценката на планиращия поддръжката за това кои работни поръчки изискват пълно планиране на работата, базирана на критичността на активите, сложността на задачите и качеството на изпълнение в миналото, определя къде инвестицията в планиране носи най-голяма възвръщаемост.

Седемте елемента на пълен план за работа по поддръжката

Елемент 1: Описание и обхват на задачата

Ясно и конкретно описание на това каква работа ще бъде извършена, по-подробно от описанието в работната поръчка, но по-малко процедурно от стандартната оперативна процедура (СОП).

Описанието на задачата определя обхвата на работния план – какво е включено и какво е изрично изключено.

За план за работа по подмяна на уплътнение на помпа, описанието на задачата може да посочва: подмяна на механичното уплътнение на помпа P-107, проверка и подмяна на лагера, ако се установи износване по време на проверката, подмяна на уплътнението на съединителя, пренастройка на съединителя след повторно сглобяване.

Изключването на обхвата е също толкова важно, ако двигателят не се докосва по време на това събитие по поддръжката, изричното посочване, че това предотвратява пълзенето на обхвата и задава ясни критерии за завършване.

Елемент 2: Изисквания за работна ръка

Конкретните професии, квалификации и брой техници, необходими за изпълнение на работата, с приблизителни часове за всяка от тях.

Механичен техник, един човек, приблизително четири часа.

Електротехник за изолиране и деизолиране, един човек, приблизително 30 минути.

Планът за труд позволява планиране на поддръжката, потвърждавайки, че необходимите сделки са налични по време на планирания прозорец, преди работната поръчка да бъде пусната за изпълнение.

Това също така позволява на мениджъра по поддръжката да балансира натоварването на екипа, като гарантира, че планираната работа се вписва в наличния капацитет, вместо да създава празнина в графика, при която правилната търговия не е налична за планирания прозорец.

Елемент 3: Списък на материалите и частите

Пълен списък на всички материали, резервни части и консумативи, необходими за изпълнение на работата, с конкретни номера на части, спецификации, количества и местоположения на складовете.

Това е елементът, който най-често е непълен в лошо написаните работни планове, защото изисква от планиращия да знае специфичните части, необходими за конкретния поддържан актив, а не общите части за типа задача.

Правилното механично уплътнение за помпа P-107 не е непременно същото като правилното механично уплътнение за помпа P-108, дори ако номинално са от един и същ модел помпа, защото едното може да е било модифицирано или обновено в предишен цикъл на поддръжка.

Списъкът с материали в работния план трябва да бъде валидиран спрямо историята на поддръжката на конкретния актив, потвърждавайки правилните номера на части и спецификации за този актив, вместо да се приемат стандартни части от общия тип задача.

Планиращият трябва да потвърди наличността на части в склада, преди да пусне плана за работа за изпълнение, да задейства снабдяването, ако необходимите части не са на склад, с достатъчно време за доставка на частите преди планирания прозорец за поддръжка.

Елемент 4: Инструменти и оборудване

Списък на всички инструменти и оборудване, необходими за изпълнение на работата, включително специализирани инструменти, които може да не са част от стандартния комплект инструменти за техници.

Динамометричен ключ, специфичен диапазон.

Изтеглятел за лагери, специфичен тип.

Оборудване за лазерно подравняване.

Хидравлична преса, специфичен капацитет.

Техник, който пристига на място без правилния специализиран инструмент, или се опитва да извърши работата с неправилен инструмент, което води до лошо качество на резултатите, или се връща, за да вземе правилния инструмент, удължавайки продължителността на работата и отнемайки допълнително време.

Идентифицирането на изискванията за специализирани инструменти в работния план позволява инструментите да бъдат потвърдени като налични и подредени близо до работната площадка, преди техникът да започне работата.

Елемент 5: Изисквания за безопасност

Специфичните изисквания за безопасност за тази работа по този актив, не общи шаблони за безопасност, а специфичните изисквания за изолация, изискванията за разрешителни и информацията за опасностите, отнасящи се до тази конкретна работа.

Идентификация на точките за изолиране, специфичните изолатори, клапани и точки на заключване, които трябва да се поставят преди започване на работа, с описания на местоположенията, достатъчни за техник, който не е запознат с тази специфична система, да ги намери.

Изисквания за разрешителни, разрешение за влизане в затворени пространства, разрешение за работа с огнеупорни условия или други регулаторни разрешителни, изисквани преди започване на работата, като се посочва процесът на кандидатстване за разрешение и одобряващият орган.

Специфични за актива опасности, остатъчно налягане в хидравличната система след изолиране, съхранена енергия в пружинен механизъм, химически опасности от остатъци от процеса, които могат да присъстват при отваряне на помпата.

Елементът, свързан с изискванията за безопасност, е най-важният в работния план, грешки или пропуски в информацията за безопасност създават риск за безопасността на техниците, а не просто загуба на ефективност.

Елемент 6: Очаквана продължителност и изисквания за планиране

Общата прогнозна продължителност на задачата, от началото на изолацията до връщането ѝ в производство, позволяваща планирането на производството да потвърди, че прозорецът за поддръжка е достатъчен.

План за работа, който предвижда четири часа за ремонт, отнемащ седем часа, води до неуспех в планирането, когато прозорецът за поддръжка се затвори преди завършване на ремонта – което изисква или удължен прозорец, който производството не е планирало, или непълен ремонт с актив, върнат в експлоатация в несигурно състояние.

Оценките на продължителността трябва да се разработват въз основа на исторически данни за времето, когато има такива – действителното време, необходимо за подобни задачи върху подобни активи в миналото – а не въз основа на оптимистични оценки, основани на първите принципи, които предполагат, че всичко върви гладко.

Елементът „Изискванията за планиране“ включва и изискванията за предварително уведомяване – кои производствени зони или клиенти трябва да бъдат уведомени преди планирания прозорец за поддръжка и колко предварително се изисква уведомяване.

Елемент 7: Критерии за приемане

Конкретните тестове, измервания или наблюдения, които потвърждават, че работата е завършена правилно и активът е готов за повторно пускане в експлоатация.

За смяна на уплътнение на помпата: няма видим теч след пет минути работа при нормално системно налягане, дебит на помпата в рамките на 5% от проектния дебит при нормални работни условия, температура на лагерите в рамките на 10 градуса по Целзий от околната температура след 30 минути работа.

Критериите за приемане превръщат субективната преценка за завършеност в обективно потвърждение, че работата е постигнала желания резултат.

Те са преградата за качество, която предотвратява връщането на даден актив в производство в състояние, което ще доведе до бърза повтаряща се повреда или отклонение от качеството.

Процесът на планиране на работата на практика

Стъпка 1: Преглед и определяне на обхвата на работната поръчка

Планиращият преглежда заявката за работа или работната поръчка, за да разбере актива, докладваното състояние и планираното действие по поддръжката.

За сложни коригиращи ремонти, това може да включва посещение на място на обекта, за да се оцени състоянието, да се идентифицира специфичният режим на повреда и да се потвърди планираният обхват преди започване на работата по планирането.

За големи планирани събития по поддръжката, обсъждането на обхвата включва мениджъра по поддръжката, планиращия производството и всеки специализиран изпълнител, участващ в работата.

Стъпка 2: Преглед на историята на активите

Планиращият преглежда историята на поддръжката на конкретния актив – идентифицира частите, използвани в предишни подобни ремонти, действителната продължителност на предишни подобни задачи, всички специфични за актива модификации, които влияят на стандартния подход към задачата, и всички повтарящи се проблеми, които текущата задача трябва да адресира проактивно.

Тази стъпка е мястото, където качеството на записа на историята на актива пряко влияе върху качеството на планирането на работата – богатата и пълна история на поддръжката позволява специфични и точни планове за работа, докато оскъдната или обща история на поддръжката принуждава планиращия да разчита на стандартни допускания, които може да не са приложими за този конкретен актив.

Стъпка 3: Разработване на списък с материали и потвърждаване на частите

Планиращият разработва пълния списък с материали от историята на актива, стандартната оперативна процедура (СОП) и всякаква техническа документация, специфична за актива.

Всяка част се потвърждава на склад, с резервация или заявка за предварително изпълнение, за да се гарантира наличността към момента на изпълнение.

Липсата на части в наличност задейства заявка за доставка, с целева дата на доставка, която позволява достатъчно време за пристигане на частите преди планирания прозорец за поддръжка.

Стъпка 4: Потвърждение на труда, инструментите и графика

Планиращият потвърждава, че необходимите сделки са налични по време на планирания прозорец за поддръжка.

Потвърждава се наличието на специализирани инструменти и се определя мястото за подготовка.

Всички изисквания за разрешителни се инициират с достатъчно време, за да бъдат получени разрешителните преди началото на работата.

Планировчикът на производството е уведомен за планирания прозорец за поддръжка и всяко въздействие върху производството, което позволява графикът да бъде коригиран, ако е необходимо.

Стъпка 5: Документиране и освобождаване на работния план

Пълният план за работа е документиран в работната поръчка на CMMS, всички седем елемента са попълнени със специфичната информация, разработена в стъпки от едно до четири.

Планът за работа се предоставя на назначения техник, в идеалния случай се доставя на мобилното му устройство, като всичките седем елемента са достъпни на място, включително цифрови връзки към стандартни оперативни процедури (SOP), списък с части с местоположения на складовете и критерии за приемане.

Стъпка 6: Преглед след изпълнение и актуализиране на плана за работа

След като работата е завършена, плановикът преглежда действителното изпълнение спрямо планирания план за работа.

Съвпадаше ли действителната продължителност с прогнозната?

Имаше ли необходими части, които не бяха в списъка с материали?

Имаше ли необходими инструменти, които не бяха посочени в списъка с инструменти?

Критериите за приемане разкриха ли някакви проблеми с планирания обхват?

Прегледът след изпълнението превръща всяко изпълнение на плана за работа в обучително събитие, което подобрява следващата итерация – изграждайки постепенно по-точна и пълна библиотека от планове за работа за повтарящите се събития по поддръжка в съоръжението.

Планиране на работата и процент на завършване от първи път

Процентът на завършване от първи път – процентът на планираните работни поръчки, завършени изцяло с едно посещение, без да се изискват връщане за липсващи ресурси – е основният показател за измерване на качеството на планирането на работата.

Връзката между пълнотата на планирането на работата и процента на завършване от първи път е пряка и последователна.

Работен план с непълен списък с материали води до връщане до склада.

План за работа с неточна оценка на продължителността води до неуспех в планирането, който се простира в непланирано време.

План за работа без потвърдена наличност на инструмент води до забавяне, докато се намери правилният инструмент.

Всяко от тези пътувания за връщане и забавяния е измерим разход - работно време, удължаване на производствения прозорец и чувство на неудовлетвореност, което подкопава мотивацията на техниците да се ангажират с процеса на планиране.

Проследяването на процента на завършване от първи път по тип работна поръчка и по плановик разкрива кои работни планове водят до най-високи нива на връщане – фокусирайки усилията за подобрение върху специфичните пропуски в планирането, които причиняват най-големи смущения в изпълнението.

Процентът на завършване от първи път под 70% на планираните работи по поддръжката е проблем с качеството на планирането, който изисква проучване, идентифициране на специфичните елементи, които най-често липсват в работните планове, и изграждане на дисциплината на планиращия и справочни материали за отстраняване на тези пропуски.

Процент на завършване от първи път над 85% на планираните дейности по поддръжката показва зряла функция за планиране, която осигурява по-голямата част от стойността на ефективността на изпълнението, която доброто планиране на работата позволява.

Често задавани въпроси

Колко време отнема написването на план за работа по поддръжката?

Времето, необходимо за написване на пълен план за работа, варира значително в зависимост от сложността на работата.

Рутинен план за управление на производствения процес (ПМ) за добре документиран актив със стабилен списък с материали, където планиращият актуализира съществуващ план за работа, вместо да изгражда от нулата, може да отнеме от 20 до 30 минути.

Сложен план за коригиращ ремонт за рядка задача на критичен актив, изискващ преглед на историята на актива, определяне на обхвата на полето, потвърждаване на частите, започване на разрешителни и координация с изпълнителя, може да отнеме от два до четири часа.

Инвестицията в планирането трябва да бъде пропорционална на рисковата стойност на изпълнението – четиричасова инвестиция в планирането за 40-часов основен ремонт, която предотвратява седмица на реактивен хаос, е отлична възвръщаемост, докато четиричасова инвестиция в планирането за 30-минутна рутинна смяна на филтър не е такава.

Трябва ли работните планове да се съхраняват в CMMS?

Да. Плановете за работа, съхранявани в CMMS като шаблони за работни поръчки или повтарящи се препратки към работни поръчки, са достъпни за планиращите за актуализиране и за техниците за изпълнение, в същата система, където се управлява работната поръчка и където се записва записът за изпълнение.

Плановете за работа, съхранявани извън CMMS – в споделени дискове, имейл нишки или папки с хартия – са изключени от системата за работни поръчки и не могат да бъдат доставяни на техниците в актива или систематично актуализирани от обратната връзка за изпълнението.

Каква е разликата между план за поддръжка и процедура за поддръжка?

Процедурата за поддръжка, или СОП, описва как да се изпълни даден тип задача правилно и безопасно.

Планът за работа по поддръжката обединява специфичните изисквания за ресурси, информация и график, за да се изпълни конкретна работна поръчка за конкретен актив.

Процедурата е вход към работния план, работният план препраща към съответната стандартна оперативна процедура (СОП) като ръководство за изпълнение стъпка по стъпка и я допълва със специфична за актива информация, части, инструменти и контекст на планиране, които общата процедура не може да предостави.

Техник по поддръжката с пълен план на работата не е по-добър техник - той е същият техник, работещ в по-добре проектирана среда. Планът на работата е дизайнът на средата, който превръща уменията му в надеждно решение от първия път, а не в прекъснато, продължително и разочароващо преживяване при изпълнение.