Ersatzteile: Wann auf Lager halten vs. wann auf Abruf beschaffen

Wichtigste Erkenntnisse

Siehe EAM vs CMMS zur Verfolgung des Ersatzteilbestands.

• Die meisten Werke lagern zu viel von den falschen Ersatzteilen und zu wenig von den richtigen. Die Ursache ist selten das Budget, sondern dass die Bestandsentscheidung aus dem Bauch heraus, aufgrund eines Lieferantenhinweises oder nach dem Motto „das hatten wir schon immer“ getroffen wird und nie gegen tatsächliche Ausfalldaten nachgetestet wird.
• Der richtige Rahmen sind drei Kennzahlen pro SKU: Lieferzeit, Kritikalität und historische Ausfallrate. Das Zusammenspiel dieser drei Zahlen sagt Ihnen, was vor Ort gelagert werden sollte, bei welchem Lieferanten Sie die Nummer griffbereit haben sollten und was Sie ignorieren können.
• Die größte Einzelabschreibung in den meisten Ersatzteillagern sind veraltete Teile für außer Dienst gestellte Anlagen. Die Lösung ist nicht bessere Bestandsregeln, sondern eine vierteljährliche Verknüpfung des Ersatzteilbestands mit dem aktuellen Anlagenregister.
• Werke auf einer einheitlichen OEE- + CMMS-Plattform bekommen das nahezu kostenlos: Jeder Arbeitsauftrag, der ein Teil verbraucht hat, liefert die Ausfallrate, und die Anlagenhierarchie im CMMS ist dieselbe, nach der das Lager indexiert.

Warum das Ersatzteilthema aus dem Ruder läuft

In den meisten Werken ist die Ersatzteilpolitik eine Schichtung von Entscheidungen, die vor Jahren getroffen wurden. Manche Teile werden gelagert, weil der OEM es so empfahl. Manche, weil ein Instandhaltungsleiter vor zwei Stellen einen schlechten Einfall hatte. Manche, weil der Lieferant einen Kit-Rabatt angeboten hat. Kaum eines aufgrund des tatsächlichen Ausfallmusters.

Das Ergebnis ist ein Lager, das voller Teile mit niedriger Ausfallrate ist und bei den Teilen mit hoher Ausfallrate nicht verfügbar.

Die Kosten zeigen sich an zwei Stellen. Erstens gebundenes Umlaufkapital in totem Bestand: oft sitzen 20 bis 30 % des Lagerwerts in Teilen, die seit über einem Jahr nicht entnommen wurden; in einem vernachlässigten Lager kann der Anteil noch höher sein.

Zweitens verlängerte ungeplante Stillstandszeiten um Stunden oder Tage, weil das tatsächlich ausgefallene Teil erst neu beschafft werden muss. Beide Kosten sind unsichtbar, bis man sie kartiert, und die meisten Werke tun das nie.

Die drei Kennzahlen, die jede Bestandsentscheidung steuern

1. Lieferzeit

Wie lange dauert es von „wir brauchen dieses Teil“ bis „das Teil ist vor Ort“? Bei einem in der Region ansässigen Distributor sind das üblicherweise ein bis drei Tage. Beim Direktbezug vom OEM oft zwei bis sechs Wochen. Bei einem kundenspezifisch gefertigten Teil länger, manchmal Monate. Die Lieferzeit ist die erste Kennzahl, weil sie alles andere begrenzt.

2. Kritikalität

Was macht die Anlage, wenn dieses Teil ausfällt? Drei Kategorien:

• Produktion stoppend, die Linie steht. Jede Minute zählt.
• Produktionsmindernd, die Linie läuft langsamer oder mit höherer Ausschussrate, läuft aber weiter.
• Nicht-produktiv, die Anlage ist zubringend; ein Ausfall ist für Stunden oder Tage tolerierbar.

Die Kritikalität sollte sich aus der Rolle der Anlage in der Linie ergeben, nicht aus der emotionalen Reaktion des Bedieners beim letzten Ausfall. Eine gemeinsame Anlagenhierarchie im System zur Arbeitsauftragsverwaltung macht diese Einschätzung ehrlich, weil der tatsächliche Beitrag der Anlage zur OEE bereits sichtbar ist.

3. Historische Ausfallrate

Wie oft ist dieses Teil in den letzten 12 bis 24 Monaten ausgefallen? Das ist die Zahl, die die meisten Ersatzteilpolitiken auslassen, weil auf Teileebene kein Verbrauch nachverfolgt wurde. Ein CMMS, das die Teile erfasst, die bei jedem Arbeitsauftrag verbraucht wurden, macht diese Zahl verfügbar; ein CMMS, das das nicht tut, nicht. Siehe den Artikel zu Produktions-KPIs dafür, wie dies mit MTBF zusammenhängt.

Das Entscheidungsraster

Kombinieren Sie die drei Kennzahlen und die Bestandsentscheidung ergibt sich:

• Kurze Lieferzeit + produktion stoppend + häufige Ausfälle, vor Ort lagern. Die Einsparungen bei jedem Ereignis sind groß, die Lieferzeit ist ohnehin kurz, aber die Anlage kann sich bei dieser Ausfallhäufigkeit nicht einmal einen eintägigen Ausfall leisten.
• Lange Lieferzeit + produktion stoppend + beliebige Ausfallrate, vor Ort lagern. Die erwarteten Kosten eines ungeplanten Ereignisses übersteigen die Lagerhaltungskosten des Teils vielfach.
• Kurze Lieferzeit + produktionsmindernd + gelegentliche Ausfälle, Lieferant auf Abruf. Nicht vorrätig halten. Eine zweitägige Bezugsquelle ist für degradierte, aber laufende Prozesse akzeptabel, und die Lagerkosten sind sonst verschwendet.
• Lange Lieferzeit + nicht-produktiv + seltene Ausfälle, nicht vorrätig halten; Risiko akzeptieren. Reservieren Sie Lagerplatz für Teile, deren Ausfall tatsächlich schadet.
• Beliebige Lieferzeit + produktion stoppend + keine historischen Ausfälle, ehrlich überprüfen. Wenn die Anlage neu ist oder das Teil kürzlich massenhaft ersetzt wurde, lassen Sie es von der Liste. Wenn das Teil bisher nur Glück hatte, halten Sie eine Mindestmenge vor.

Das Problem veralteter Ersatzteile

Die größte Quelle toten Bestands sind Ersatzteile für Anlagen, die nicht mehr auf dem Werksboden existieren. Eine Anlage wird ersetzt, stillgelegt oder versetzt; die Ersatzteile bleiben. Manchmal jahrelang. Die Lösung ist vierteljährlich:

1. Bestandsaufnahme des Ersatzteillagers durchführen.
2. Abgleich mit dem aktuellen Anlagenregister im CMMS.
3. Jedes Ersatzteil, dessen Zielanlage nicht mehr im Register steht, ist ein Abschreibungskandidat.

Die meisten Werke stellen beim ersten Mal fest, dass 8, 15 % des Lagerwerts in diese Kategorie fallen. Entscheidend ist die Nachfolgeregel: Jedes Mal, wenn eine Anlage im CMMS stillgelegt wird, wird die Ersatzteilliste innerhalb von 30 Tagen überprüft. Der Artikel zum Plan für vorbeugende Instandhaltung behandelt die verwandte Bereinigung von PMs gegen stillgelegte Anlagen.

Mindest-/Höchstbestände: weniger Wissenschaft als oft gedacht

Die Mindest-/Höchstregel für gelagerte Teile wird meist zu kompliziert betrachtet. Ein praktikabler Ansatz:

• Min = erwarteter Verbrauch über eine Lieferzeitperiode + 30 % Sicherheitsbestand. Also für ein Teil, das zweimal im Jahr verbraucht wird und eine zweiwöchige Lieferzeit hat: Min = 1 + Sicherheitsbestand = 1 (der Sicherheitsbestand wird aufgerundet).
• Max = Min + eine Nachbestellcharge. Die Losgröße ergibt sich aus den Preisstaffelungen des Lieferanten, nicht aus der Berechnung.
• Überprüfungsrhythmus = monatlich für produktionstoppende Ersatzteile, vierteljährlich für alle anderen.

Gefährlich ist es, Min/Max als einmalige Einrichtung zu behandeln. Ausfallraten driften, Lieferzeiten ändern sich, Lieferanten gehen pleite. Ohne vierteljährliche Überprüfung sind Min/Max innerhalb von 18 Monaten Fiktion.

Verbindung mit dem CMMS

Jeder Teileverbrauch wird gegen einen Arbeitsauftrag protokolliert. Jeder Arbeitsauftrag ist mit einer Anlage verknüpft. Die Anlage ist in einer Hierarchie, die zu einer Linie und zu einem OEE-Ereignisstrom führt. Das ist die Kette, die die drei Kennzahlen, Lieferzeit, Kritikalität, Ausfallrate, aus realen Daten berechenbar macht statt aus Vermutungen.

Werke, die diese Kette nicht haben, führen ihre Ersatzteilpolitik auf der Grundlage von Erinnerungen, die verblassen. Werke, die sie haben, können Min/Max-Werte jedes Quartal anhand tatsächlicher Verbräuche neu kalibrieren und veraltete Ersatzteile automatisch identifizieren statt erst bei der nächsten physischen Inventur. Der Artikel zur Root-Cause-Analyse behandelt, wie wiederholter Verbrauch desselben Ersatzteils an derselben Anlage die tiefergehende Frage „Ist das Teil in der richtigen Ausführung?“ aufwirft.

Wie Fabrico dazu passt

Das Entscheidungsraster funktioniert in jedem CMMS, das Teile gegen Arbeitsaufträge verfolgt, aber der Kreislauf schließt sauber, wenn OEE-Ereignis, Arbeitsauftrag, verbrauchte Teile und Anlagenhierarchie in einer Datenbank leben.

Fabrico ist so aufgebaut; die Ausfallrate pro Ersatzteil ist eine Live-Berechnung statt eines vierteljährlichen Projekts, und die Prüfung auf veraltete Ersatzteile erfolgt automatisch, wenn eine Anlage stillgelegt wird. Um zu sehen, wie der Bestand gegen Ihre Live-Verbrauchsdaten aussehen würde, buchen Sie eine Demo .

Häufig gestellte Fragen

Wie viele Ersatzteile sollte ein typisches mittelständisches Werk vorhalten?

Bei der Stückzahl Hunderte. Bei den Positionen meist 1.200 bis 3.000 SKUs, abhängig von der Anlagenanzahl. Als Wertanteil am Wiederbeschaffungswert (Replacement Asset Value, RAV) halten Top-Performer den Ersatzteilbestand bei oder unter etwa 1,5 %. Dauerhaft darüber ist meist ein Zeichen für Überbestand, das untersucht werden sollte, statt ein Ziel, dem man entgegenstreben sollte.

Was ist mit der vom OEM empfohlenen Ersatzteilliste?

Behandeln Sie sie als einen Input, nicht als die Antwort. Der OEM kennt weder Ihre Ausfallraten noch Ihre Lieferzeiten in Ihre Region noch die Kritikalität Ihrer Anlagen. Manche Empfehlungen sind essenziell; viele reflexhaft. Bewerten Sie jede Empfehlung anhand der drei Kennzahlen.

Sollten wir ein separates Bestandsverwaltungssystem verwenden oder die Teile im CMMS nachverfolgen?

Für die meisten mittelständischen Werke reicht die Teileverfolgung im CMMS aus. Ein separates Inventarsystem macht erst dann Sinn, wenn Sie mehrere Lager mit gemeinsamen SKUs haben oder die Supply-Chain-Seite Sichtbarkeit in die Teile-Nachfrage benötigt. Unterhalb dieser Schwelle erzeugen zwei Systeme nur Abstimmungsaufwand.

Wie gehen wir mit Teilen um, die von mehreren Anlagen gemeinsam genutzt werden?

Kennzeichnen Sie sie im Lager als multi-asset und berechnen Sie die Ausfallrate gegen die Summe der Ausfälle aller verknüpften Anlagen, nicht gegen eine einzelne. Das Entscheidungsraster ändert sich nicht; die Eingaben werden nur aggregiert.

Was ist der größte einzelne Fehler in der Ersatzteilpolitik?

Sie einmal festzulegen und dann nicht zu überprüfen. Lieferzeiten, Ausfallraten und Anlagenregister drifteten. Eine 2022 festgelegte Politik wird 2026 falsch sein, manchmal um den Faktor zwei. Die vierteljährliche Überprüfung ist der Unterschied zwischen einem funktionierenden und einem teuren Lager.