El uso de sistemas CMMS y ERP desconectados genera problemas operativos y financieros que se agravan. El gasto en mantenimiento es invisible para el departamento financiero hasta la consolidación manual de fin de mes. Las órdenes de compra de MRO creadas en CMMS duplican el flujo de trabajo de adquisiciones en ERP, lo que genera pasos de aprobación duplicados y confusión en los pagos. El inventario de repuestos en CMMS representa activos del balance general que no figuran en los registros financieros de ERP. Los registros de equipos existen en dos sistemas separados con una calidad de datos divergente a lo largo del tiempo. Para un fabricante mediano que gasta $3 millones anuales en mantenimiento, estas desconexiones cuestan entre $150,000 y $300,000 anuales en mano de obra de conciliación, duplicación de esfuerzos de adquisición y errores en la estimación del capital de trabajo. La integración de CMMS y ERP elimina estos costos y convierte el mantenimiento en un elemento fundamental del sistema de gestión financiera, lo que permite calcular el costo de mantenimiento por unidad, el mantenimiento como porcentaje del valor de reemplazo del activo y la comparación de costos de mantenimiento entre diferentes sitios, información esencial para directores financieros y directores de operaciones.
Independientemente del ERP o CMMS que utilice, cinco flujos de datos definen una integración completa. Flujo 1, sincronización maestra de proveedores: el ERP es el sistema de registro para proveedores y relaciones con proveedores. Los nuevos proveedores aprobados en el ERP deberían aparecer automáticamente en el CMMS. Flujo 2, creación de órdenes de compra: las solicitudes de compra de repuestos generadas por el CMMS se envían al ERP para su aprobación, comunicación con el proveedor y procesamiento de pagos. El ERP devuelve los números de confirmación de la orden de compra al CMMS para la verificación triple. Flujo 3, recepción de mercancías: cuando el CMMS registra la recepción de piezas de MRO, el inventario y las cuentas por pagar del ERP se actualizan automáticamente. Flujo 4, contabilización de costos de órdenes de trabajo: las órdenes de trabajo del CMMS completadas con horas de mano de obra y piezas consumidas registran transacciones de costos en los registros de trabajos, centros de costos u órdenes de producción del ERP, según su modelo de costos. Flujo 5, sincronización de activos fijos: los nuevos equipos capitalizados en el ERP crean registros de activos correspondientes en el CMMS, precargados con el nombre del activo, el número de serie y la clase de depreciación. Cada flujo necesita un sistema de registro designado y manejo de errores para fallas de sincronización.
SAP S/4HANA: el objetivo de integración CMMS más complejo pero también el más gratificante, dada la hegemonía de SAP en el ERP de fabricación. El módulo SAP PM (Mantenimiento de Planta) ofrece cierta superposición con la funcionalidad CMMS, lo que plantea una cuestión estratégica: usar SAP PM para la gestión del mantenimiento, usar un CMMS independiente o usar ambos con integración. Para los fabricantes con implementaciones de SAP PM existentes, extender SAP PM suele ser preferible a mantener un CMMS paralelo. Para los fabricantes que utilizan SAP FI/CO sin SAP PM, integrar un CMMS de primera categoría a través de SAP BTP Integration Suite o middleware de terceros ofrece una mejor capacidad de mantenimiento a un menor coste total que la implementación de SAP PM. Oracle Cloud ERP: Oracle Maintenance Cloud proporciona capacidad CMMS nativa que se integra profundamente con Oracle Financials; los fabricantes comprometidos con Oracle deberían evaluar Oracle Maintenance antes de un CMMS independiente. Para las instalaciones de Oracle EBS, la integración de CMMS de terceros a través de Oracle Integration Cloud (OIC) es el enfoque estándar. Microsoft Dynamics 365: el módulo Dynamics 365 Field Service proporciona capacidad adyacente a CMMS. Los fabricantes que utilizan Dynamics 365 Finance and Operations deberían evaluar Field Service antes de implementar un CMMS independiente. Para quienes requieren un CMMS dedicado, la integración con Dynamics 365 mediante Power Automate o Azure Logic Apps es la opción estándar.
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