Der Betrieb von CMMS und ERP als voneinander getrennte Systeme führt zu sich gegenseitig verstärkenden betrieblichen und finanziellen Problemen. Die Instandhaltungskosten sind für die Finanzabteilung erst bei der manuellen Konsolidierung am Monatsende sichtbar. MRO-Bestellungen, die im CMMS erstellt werden, duplizieren den Beschaffungsprozess im ERP, was zu doppelten Genehmigungsschritten und Zahlungsunsicherheiten führt. Ersatzteilbestände im CMMS stellen Bilanzpositionen dar, die in den ERP-Finanzunterlagen fehlen. Anlagendatensätze existieren in zwei separaten Systemen mit im Laufe der Zeit variierender Datenqualität. Für einen mittelständischen Hersteller, der jährlich 3 Millionen US-Dollar für Instandhaltung ausgibt, verursachen diese Trennungen Kosten von 150.000 bis 300.000 US-Dollar pro Jahr für Abstimmungsaufwand, doppelte Beschaffung und fehlerhafte Darstellung des Betriebskapitals. Die CMMS-ERP-Integration beseitigt diese Kosten und integriert die Instandhaltung als zentralen Bestandteil des Finanzmanagementsystems. Dadurch werden die Instandhaltungskosten pro Einheit, die Instandhaltungskosten als Prozentsatz des Wiederbeschaffungswerts der Anlage und der standortübergreifende Vergleich der Instandhaltungskosten ermöglicht, die CFOs und COOs benötigen.
Unabhängig davon, welches ERP- oder CMMS-System Sie verwenden, definieren fünf Datenflüsse eine vollständige Integration. Fluss 1, Synchronisierung der Lieferantenstammdaten: Das ERP-System dient als zentrales System für Lieferanten und Lieferantenbeziehungen. Neue, im ERP-System freigegebene Lieferanten erscheinen automatisch im CMMS. Fluss 2, Erstellung von Bestellungen: Vom CMMS generierte Bestellanforderungen für Ersatzteile werden zur Genehmigung, Lieferantenkommunikation und Zahlungsabwicklung an das ERP-System übermittelt. Das ERP-System sendet die Bestellbestätigungsnummern zur dreifachen Abgleichung an das CMMS zurück. Fluss 3, Wareneingang: Sobald das CMMS den Wareneingang von MRO-Teilen erfasst, werden der ERP-Bestand und die Kreditorenbuchhaltung automatisch aktualisiert. Fluss 4, Kostenbuchung von Arbeitsaufträgen: Abgeschlossene CMMS-Arbeitsaufträge mit Arbeitsstunden und verbrauchten Teilen werden je nach Kostenrechnungsmodell in die ERP-Auftragsdatensätze, Kostenstellen oder Produktionsaufträge gebucht. Fluss 5, Synchronisierung des Anlagevermögens: Neu im ERP-System aktivierte Anlagen erzeugen entsprechende Anlagendatensätze im CMMS, die bereits mit Anlagenname, Seriennummer und Abschreibungsklasse vorausgefüllt sind. Jeder Fluss benötigt ein festgelegtes zentrales System und eine Fehlerbehandlung für Synchronisierungsfehler.
SAP S/4HANA: Das komplexeste, aber auch lohnendste Ziel für die CMMS-Integration, da SAP im Bereich der ERP-Systeme für die Fertigungsindustrie eine dominante Stellung einnimmt. Das SAP PM-Modul (Instandhaltung) weist Überschneidungen mit CMMS-Funktionen auf, was eine strategische Frage aufwirft: SAP PM für das Instandhaltungsmanagement nutzen, ein eigenständiges CMMS einsetzen oder beides integrieren? Für Hersteller mit bestehenden SAP PM-Implementierungen ist die Erweiterung von SAP PM in der Regel der parallelen Wartung eines CMMS vorzuziehen. Hersteller, die SAP FI/CO ohne SAP PM nutzen, erzielen durch die Integration eines erstklassigen CMMS über die SAP BTP Integration Suite oder Middleware von Drittanbietern bessere Instandhaltungsfunktionen zu geringeren Gesamtkosten als durch die Implementierung von SAP PM. Oracle Cloud ERP: Oracle Maintenance Cloud bietet native CMMS-Funktionen mit tiefer Integration in Oracle Financials – Hersteller, die auf Oracle setzen, sollten Oracle Maintenance vor einem eigenständigen CMMS evaluieren. Bei Oracle EBS-Installationen ist die CMMS-Integration von Drittanbietern über Oracle Integration Cloud (OIC) der Standardansatz. Microsoft Dynamics 365: Das Dynamics 365 Field Service-Modul bietet CMMS-nahe Funktionen. Hersteller, die Dynamics 365 Finance and Operations nutzen, sollten Field Service vor einem eigenständigen CMMS evaluieren. Für diejenigen, die ein dediziertes CMMS benötigen, ist die Dynamics 365-Integration über Power Automate oder Azure Logic Apps der Standardansatz.
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