Los costos de cambio de CMMS se subestiman sistemáticamente. Los costos directos incluyen: migración de datos (entre $10,000 y $60,000, según el volumen y la calidad), penalizaciones por rescisión de contrato (generalmente entre el 50% y el 100% del valor restante del contrato), implementación del nuevo sistema (entre $15,000 y $60,000) y capacitación de usuarios (entre $5,000 y $15,000). Los costos indirectos suelen ser mayores: disminución de la productividad del 10% al 20% durante 8 a 12 semanas durante la transición, tiempo del gerente de mantenimiento desviado de las operaciones a la gestión del proyecto de migración y el conocimiento institucional integrado en la configuración del sistema existente que debe reconstruirse. Los costos totales de cambio para un fabricante mediano suelen oscilar entre $60,000 y $180,000 cuando se incluyen todos los costos. Esto no justifica mantener un CMMS deficiente: el costo anual de un CMMS deficiente (pérdida de productividad, baja adopción, datos incorrectos) suele superar los costos de cambio en un plazo de 18 meses. Sin embargo, los costes de la transición deben tenerse en cuenta honestamente en el modelo de retorno de la inversión (ROI) del nuevo sistema, y deben minimizarse mediante una planificación cuidadosa de la migración.
No todo en su antiguo CMMS merece ser trasladado al nuevo. Registros de activos: migre todos los activos actualmente activos con sus atributos críticos (ID del activo, nombre, ubicación, criticidad, fabricante, modelo, número de serie). No migre los activos desmantelados a menos que se apliquen requisitos de retención reglamentarios. Programas de PM: migre todos los programas de PM activos, pero use la migración como una oportunidad para racionalizar: los PM que nunca se han completado en 24 meses deben revisarse para determinar su relevancia continua antes de migrar. Historial de órdenes de trabajo: esta es la decisión de migración más controvertida. Las órdenes de trabajo históricas de más de 36 meses rara vez proporcionan valor operativo, pero agregan un costo de migración significativo. Migre los últimos 24 a 36 meses del historial de órdenes de trabajo y archive los datos más antiguos en un formato de solo lectura en lugar de migrarlos al sistema activo. Inventario de repuestos: migre los niveles de inventario actuales, los puntos de reorden y los números de pieza. La migración es una excelente oportunidad para auditar el inventario de baja rotación: las piezas que no se han utilizado en 12 meses deben investigarse antes de migrarse como stock activo. Registros de proveedores: migre todos los proveedores activos. Para mantener el nuevo sistema limpio desde el primer día, archive los proveedores inactivos en lugar de migrarlos.
Días 1 a 30: preparación: realizar una auditoría de datos para identificar qué migrar, qué archivar y qué descartar. Preparar archivos de datos limpios en el formato de importación especificado por el proveedor. Configurar el nuevo sistema con la jerarquía de activos, los roles de usuario y los cronogramas de PM. Capacitar al equipo de implementación. Negociar el período de ejecución paralela en el nuevo contrato con el proveedor. Días 31 a 60: ejecución paralela: ambos sistemas activos simultáneamente. Se crean nuevas órdenes de trabajo en el nuevo sistema mientras el sistema antiguo recibe actualizaciones para el trabajo en curso. Los técnicos utilizan la nueva aplicación móvil para nuevas órdenes de trabajo, validando el flujo de trabajo. Los cronogramas de PM se ejecutan en el nuevo sistema con seguimiento de cumplimiento. Días 61 a 90: transición y validación: la migración de datos históricos se completa y se valida comparando las métricas clave entre los sistemas. El sistema antiguo se desactiva excepto para el acceso de archivo de solo lectura. El nuevo sistema se convierte en el único sistema de registro. Monitoreo de la adopción semanalmente durante los primeros 90 días posteriores a la transición con un ciclo de retroalimentación directa de los técnicos de mantenimiento. La fase de ejecución paralela es el paso que se omite con mayor frecuencia y la causa más común de fallas de conmutación. Tres semanas de funcionamiento en paralelo ponen de manifiesto deficiencias en el flujo de trabajo y problemas de calidad de los datos, mientras que la red de seguridad del sistema antiguo sigue estando disponible; omitirlo para ahorrar tiempo suele costar entre tres y seis meses de recuperación.
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