Puntos clave - Orden de trabajo (OT) = solicitud interna para mantenimiento, reparación o trabajo de tareas. Se almacena en el CMMS. - Orden de compra (OC) = compromiso externo de comprar bienes o servicios a un proveedor. Se registra en el ERP.
- Una OT suele generar una o más OCs (piezas, mano de obra de contratistas): deben estar vinculadas, no confundidas. - Mezclarlas genera contabilidad confusa: las horas de mantenimiento aparecen como compras y las facturas de proveedores aparecen como mano de obra interna.
- Un CMMS moderno mantiene las OT separadas e integra con el ERP la parte de las OC para cualquier gasto. Respuesta corta: Una orden de trabajo es un registro interno de una tarea de mantenimiento o reparación: el técnico, el activo, las horas, las piezas usadas.
Una orden de compra es un compromiso externo de comprar algo a un proveedor. Una única OT puede generar órdenes de compra para piezas o mano de obra de contratistas, pero son registros separados y residen en sistemas distintos. Confundirlos crea desorden contable y rompe los informes de mantenimiento.
Qué es una orden de trabajo Una orden de trabajo es la unidad de trabajo en mantenimiento. Registra: - Qué activo necesita trabajo. - Qué hay que hacer (tarea de mantenimiento preventivo, reparación por avería, modificación, inspección). - Quién está asignado (técnico, equipo). - Cuánto tiempo tomó (horas de mano de obra).
- Qué piezas se usaron (desde inventario). - Coste (mano de obra + piezas + contratista si aplica). Las OT se almacenan en el CMMS. Son la base para calcular el MTBF (tiempo medio entre fallos), el MTTR (tiempo medio de reparación), la proporción planificado vs reactivo y el coste total de mantenimiento por activo.
Qué es una orden de compra Una orden de compra es un compromiso de compra a un proveedor. Registra: - El proveedor. - El artículo o servicio que se compra. - Cantidad y precio unitario. - Fecha de entrega. - Coste total. - El centro de coste interno o proyecto.
Las OC se gestionan en el módulo de compras del ERP. Son la base para la conciliación tripartita (OC, recepción, factura) en cuentas por pagar. Cómo se relacionan La intersección es el evento de mantenimiento que necesita una pieza o servicio externo: 1. El activo falla. El técnico abre una OT. 2.
El rodamiento de repuesto no está en stock. El técnico necesita una OC para comprarlo. 3. El CMMS genera una solicitud de piezas; el ERP emite una OC al proveedor. 4. La pieza llega. Recepción la registra contra la OC y actualiza el inventario. 5. El técnico toma la pieza contra la OT.
La OT registra el coste de la pieza. 6. Llega la factura del proveedor. El ERP la compara con la OC y la recepción para el pago. Mismo evento de mantenimiento, dos sistemas, dos tipos de registro, un vínculo entre ellos. La integración CMMS-ERP es lo que mantiene ese vínculo limpio.
Dónde surge la confusión 1. Tratar la OT como OC y viceversa. Algunos centros usan el mismo término para ambos y usan el CMMS también para realizar pedidos. Los talleres pequeños pueden arreglárselas así; las plantas grandes no, porque los controles de compras se desmoronan. 2. Trabajo de contratistas que no queda en una OT.
Si un contratista viene a reparar algo y el único registro es la OC que lo pagó, no tienes historial de OT para el activo. El MTBF de ese activo queda mal calculado. 3. El coste de las piezas no se registra de vuelta en la OT.
Si las piezas sacadas contra una OC nunca se vinculan a la OT de origen, el coste de la OT es incorrecto y el reporte de coste por activo queda distorsionado.
Por qué esto importa para el OEE y la confiabilidad La orden de trabajo es la pista de auditoría de cada reparación que afecta a un activo. Si el historial de OT falta o está inflado por OCs aleatorias, se rompen dos cosas: - MTBF y MTTR se vuelven poco fiables.
No puedes saber con qué frecuencia falla un activo ni cuánto tardan las reparaciones sin datos limpios de OT. - Se rompe el ciclo cerrado entre OEE (Eficiencia General de los Equipos) y el CMMS.
Si el OEE detecta un evento de parada y el CMMS no puede vincular la reparación resultante a una OT específica con piezas y horas, el bucle queda abierto y el análisis es ruidoso. Buenas prácticas 1. Cada reparación tiene una OT. Sin excepciones, incluyendo trabajo de contratistas y trabajo en garantía. 2.
La OC se crea desde la OT cuando se necesita gasto externo. El CMMS desencadena la solicitud de OC en el ERP y mantiene el enlace. 3. Piezas y mano de obra se registran en la OT.
Tanto las internas (salidas de almacén) como las externas (recepciones de OC) se imputan al coste de la OT. 4. La mano de obra de contratistas se captura en la OT. La OC paga al contratista; la OT registra las horas y el trabajo realizado.
Cómo lo gestiona un CMMS moderno Un CMMS moderno soporta un flujo de solicitud de piezas que deriva en el ERP para el paso de la OC, luego recibe de vuelta el número de OC para que la OT y la OC queden vinculadas.
Captura la mano de obra de contratistas en la OT incluso cuando el contratista se factura vía OC. Y se integra con la plataforma OEE para que los eventos de parada abran automáticamente OT y cierren el ciclo analítico.
El CMMS de Fabrico soporta flujos de trabajo vinculados OT/OC vía API con el ERP del cliente, y captura tanto la mano de obra interna como la mano de obra de contratistas pagada por OC en la misma OT, manteniendo limpios los datos de confiabilidad.
Preguntas frecuentes ¿Puede una orden de trabajo ser una orden de compra? No. Son registros diferentes en sistemas distintos. Una OT puede generar una o más OCs, pero los registros son distintos. ¿Debería el CMMS crear la OC? Normalmente no. El CMMS crea una solicitud de piezas que el ERP convierte en OC.
Los controles de compras (aprobaciones de proveedores, conciliación tripartita) residen en el ERP. ¿Qué es una solicitud de trabajo de mantenimiento? Una solicitud de trabajo es la predecesora de una orden de trabajo. Los operarios levantan solicitudes; mantenimiento las revisa y las aprueba convirtiéndolas en OT.
¿Cómo registro la mano de obra de un contratista que se pagó mediante OC? Abre una orden de trabajo para la tarea de mantenimiento, adjunta el número de OC para el pago al proveedor y registra las horas del contratista en la OT. Dos registros, un evento. ¿Por qué esto importa para la confiabilidad?
El MTBF y el MTTR se calculan a partir del historial de OT. Si las OT faltan o están incompletas porque el trabajo solo se registró como OC, los datos de confiabilidad a nivel de activo son incorrectos.
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