¿Qué es una orden de trabajo de mantenimiento? Entendiendo su importancia

Una orden de trabajo de mantenimiento es la transformación de una solicitud de trabajo, realizada por cualquier miembro, interno o externo a la organización, en una orden de trabajo para actividades de mantenimiento o reparación. Estassolicitudes formalesdesempeñan un papel fundamental en la gestión de los recursos de la organización, el seguimiento del progreso y el mantenimiento de un historial de las tareas completadas.

Las órdenes de trabajo de mantenimiento han evolucionadodesde los sistemas tradicionales de lápiz y papel a sistemas digitales en forma de un sistema informatizado de gestión del mantenimiento (CMMS), lo que agiliza significativamente los procesos de gestión de las órdenes de trabajo.

Eliminan la necesidad de seguir el rastro en papel de las solicitudes de órdenes de trabajo, ya que el software CMMS conserva toda la información relacionada con las necesidades de mantenimiento o reparación de las tareas en una ubicación centralizada basada en la nube.

Por lo tanto, independientemente de si una organización tiene múltiples activos en diferentes ubicaciones y varios equipos trabajando en tareas de reparación y mantenimiento, los gerentes de mantenimiento puedenenviar notificaciones en tiempo reala los técnicos. Las ventajas finales de esto incluyen una mayor eficiencia organizativa y operativa, una mejor gestión de las instalaciones y una reducción de costos. costo del tiempo de inactividad no planificado.

Siempre que haya equipos y maquinaria para que los procesos de producción se lleven a cabo, será necesario realizar órdenes de trabajo de mantenimiento. Desafortunadamente, no existe unenfoque único para las actividades de mantenimiento. Por ello, las organizaciones utilizan diversos tipos de órdenes de trabajo de mantenimiento.

Sin embargo, no todas son iguales, lo que significa que algunas pueden tenerconsecuencias costosassi se aplican a largo plazo.

A continuación, explicamos con más detalle los diferentes tipos.

• Mantenimiento preventivo: Una orden de trabajo de mantenimiento preventivo es una orden de trabajo que se emite y aprueba formalmente de forma proactiva antes de que ocurra una falla en el equipo. El propósito principal del mantenimiento preventivo como parte de La mejor práctica para la gestión de órdenes de trabajoconsiste en programar las tareas de mantenimiento y reparación antes de que un activo falle o deje de funcionar por completo. Cuando se realizan pequeñas pero constantes tareas de mantenimiento de forma regular, la maquinaria funciona durante períodos más prolongados y de manera más óptima que con el mantenimiento reactivo o correctivo, por ejemplo.
• Mantenimiento correctivo: Por otro lado, el mantenimiento correctivo o reactivo es un enfoque que opera a la inversa. En lugar de programar las actividades de mantenimiento y reparación de un activo antes de que falle, el mantenimiento correctivo busca solucionar un problema una vez que ha ocurrido. Esto suele implicar que un activo quede fuera de servicio mientras se repara. Además, si un activo está conectado a otros en una línea de producción, los demás tampoco estarán operativos. Por lo tanto, el mantenimiento correctivo puede ralentizar o incluso detener por completo las líneas de producción. Esto se debe a que las reparaciones se realizan cuando se podrían haber tomado medidas pequeñas pero manejables antes de la avería para prevenir el problema por completo.
• Mantenimiento predictivo: Si bien suele agruparse con el mantenimiento preventivo, el mantenimiento predictivo merece un análisis aparte. Se trata de un método de previsión que analiza la vida útil prevista de cada activo mecánico de una organización y busca anticipar cuándo podría producirse una avería. Esto puede basarse en diferentes criterios, como la longevidad prevista, las tareas de mantenimiento continuo e intermitente, etc. Una vez establecidos los criterios, es posible casi predecir cuándo podría ocurrir una falla en un equipo, de modo que se puedan tomar medidas para solucionar el problema con antelación.
• Mantenimiento de emergencia: Como su nombre indica, el mantenimiento de emergencia implica realizar actividades de mantenimiento en un activo que no están planificadas. Se trata de situaciones imprevistas que ocurren en momentos inesperados y que suelen consumir muchos recursos. Por ejemplo, un responsable de mantenimiento puede recibir una solicitud de reparación de emergencia, formalizarla mediante una orden de trabajo y, posteriormente, asignar un técnico para solucionar la avería, lo que le impide dedicarse a otras tareas críticas y planificadas. Esto tiene importantes consecuencias negativas en términos de tiempo, costes y recursos humanos.
• Mantenimiento basado en condiciones: Otro tipo de orden de trabajo para el mantenimiento es el mantenimiento basado en condiciones. Este se produce cuando ciertos eventos o hitos activan una acción para una orden de trabajo. Algunos ejemplos de activadores del mantenimiento basado en condiciones podrían ser cuando un activo alcanza ciertos hitos de kilometraje después de que haya transcurrido un tiempo determinado, cuando llega el momento de reemplazar las bombillas o de lubricar y limpiar después de que se hayan identificado parámetros de tiempo y uso, entre otros.

Independientemente del tipo de orden de trabajo de mantenimiento que utilice en su organización, o incluso si se trata de una combinación de varios tipos, la mayoría sigue un proceso específico de orden de trabajo de mantenimiento. A continuación, describimos el proceso. Proceso de gestión de órdenes de trabajoen siete sencillos pasos.

1. Identificar una tarea

El procedimiento de órdenes de trabajo de mantenimiento comienza cuando alguien identifica una tarea que debe realizarse. Esta identificación puede provenir dedentro de la organización o de alguien externo, pero vinculado a ella.

Por ejemplo, si usted administra un edificio de oficinas comerciales con varias unidades de climatización y una de ellas está defectuosa, un inquilino puede reportar el problema identificando la falla que necesita solución. Puede contactar al gerente de mantenimiento u otra persona pertinente en la organización, quien creará una solicitud de mantenimiento.

2. Crear una solicitud de mantenimiento

El siguiente paso en el proceso es crear una solicitud de mantenimiento. Es importante destacar queuna solicitud de mantenimiento no es lo mismo que una orden de trabajo de mantenimiento. La solicitud simplemente inicia el proceso y se envía a un gerente de mantenimiento para determinar si el problema requiere mantenimiento, basándose en varios factores.

Estos incluyen la gravedad del problema, los recursos disponibles para solucionarlo, los costos y repuestos necesarios para su resolución, el personal que podría necesitar ser reasignado de una tarea de mantenimiento actual a esta, etc.

3. Priorizar las órdenes de trabajo

Si recibe varias solicitudes de mantenimiento al mismo tiempo, deberá saber cómo priorizar las órdenes de trabajo. Para determinar la prioridad de las órdenes de trabajo, debe considerarla gravedad de las fallas en cuestiónen comparación entre sí.

También deberías analizar cuánto le cuestan a tu organización, haciendo un estudio de sus repercusiones a nivel organizacional. Es fundamental considerar el tiempo que tardará en repararse una avería, los costos involucrados, la mano de obra, los materiales y repuestos, la disponibilidad de herramientas y otros criterios.

A menudo, la orden de trabajo más crítica será aquella que podríaparalizar las operaciones de la organización hasta que se repare la avería. En esta etapa, los responsables de mantenimiento crean una orden de trabajo y comienzan a gestionar las tareas que se realizan como parte del mantenimiento rutinario, predictivo, correctivo u otros tipos de mantenimiento.

4. Programe una orden de trabajo de mantenimiento.

Una vez que una solicitud de mantenimiento se convierte en una orden de trabajo y esta se ha priorizado, es momento de programarla. Programar implica determinar la fecha y hora en que se realizará el trabajo. También es recomendable tener un plazo estimado para su finalización.

5. Asignar una orden de trabajo

Cuando se programa una orden de trabajo de mantenimiento, el siguiente paso es asignarla al miembro del equipo correspondiente. Dado que no todos los miembros del equipo tienen las mismas habilidades, es importante asegurarse de asignar la orden de trabajo a un especialista que posea las aptitudes necesarias para llevarla a cabo de manera eficiente y eficaz.

En ocasiones, esto puede requerir que el técnico deje de lado otras tareas. Esto implica un delicado equilibrio entre abordarun problema crítico y los problemas generales y recurrentesque normalmente estaría atendiendo.

En la orden de trabajo, debe proporcionar al técnico detalles sobre lo que se espera de él para la tarea en cuestión.

Esto puede incluir agregar o adjuntar documentación como manuales del propietario, instrucciones y guías, una lista de verificación paso a paso, piezas de repuesto que se utilizarán durante el proceso, etc.

6. Finalización de la orden de trabajo de mantenimiento

Una vez asignada la orden de trabajo al miembro del equipo correspondiente, se completará. Esto suele implicar que el técnico en cuestión complete cierta documentación para garantizar que los detalles de la tarea queden debidamente registrados.

De esta forma, la siguiente persona que trabaje en la tarea comprenderá mejor lo que se hizo anteriormente y podráretomar el trabajo donde lo dejó el primer técnico.

7. Revisar la orden de trabajo

El último paso para crear una orden de trabajo de mantenimiento consiste en revisar los detalles de la misma. Esta revisión la realiza el gerente que programó y asignó la orden de trabajo inicialmente.

Su objetivo será garantizar que el trabajo se haya realizado correctamente, que la lista de verificación se haya completado y que la documentación necesaria proporcionada por el técnico sea precisa y completa. Además, podrán utilizar esta información paraañadirla a una base de datos de órdenes de trabajo y medir indicadores clave de mantenimientopara su uso posterior y la toma de decisiones.

Ya sea que esté siguiendo un enfoque proactivo/preventivo o reactivo/correctivo El plan de mantenimiento de equipos, junto con la mayoría de las órdenes de trabajo para actividades de reparación y mantenimiento, sigue criterios similares y un formato estandarizado. Este formato facilita que todas las partes involucradas sigan los procedimientos correctos de manera eficiente.

Por lo tanto, los componentes clave de las órdenes de trabajo de mantenimiento son los siguientes:

• Solicitante: El solicitante es la persona que emite la solicitud de trabajo antes de que se convierta en una orden de trabajo. Puede ser alguien ajeno o interno a la organización, afectado por la falla en cuestión o que la haya identificado. Sus datos deben estar claramente estipulados en el documento de solicitud de trabajo, incluyendo información como su nombre, datos de contacto (número de teléfono y dirección de correo electrónico), fecha y hora de la solicitud, departamento al que pertenece (si trabaja dentro de la organización), etc. Al reportar los problemas a tiempo, estos pueden resolverse de manera más rápida y eficiente.
• Descripción del problema: Una vez que el gerente de mantenimiento recibe y revisa la solicitud de trabajo, describe el problema que debe resolverse. Esto puede incluir, por ejemplo, una bombilla que no funciona correctamente, un sistema de climatización defectuoso o equipos y maquinaria completamente averiados.
• Detalles del activo: Se identificará el activo objeto de la orden de trabajo. Esto se puede hacer mediante un código del fabricante de equipo original (OEM) u otro código de activo que se le haya asignado previamente. Además, se identificará la falla relacionada con el activo para que el técnico asignado sepa en qué trabajar al recibir la orden de trabajo.
• Personal asignado: El personal asignado es el responsable de reparar la máquina averiada. Suelen formar parte de un equipo de técnicos con diversas habilidades, cada uno especializado en un área concreta. Algunos pueden tener más experiencia que otros en distintas máquinas, por lo que asignar al miembro adecuado del equipo a la tarea es fundamental.
• Fecha de vencimiento: Una vez emitida, la orden de trabajo de mantenimiento también tendrá una fecha de finalización. Esta es una estimación del tiempo que se espera que tome el técnico para resolver el problema con el equipo defectuoso.
• Piezas necesarias: El responsable de mantenimiento especificará en la orden de trabajo las piezas y herramientas necesarias para completar la reparación y el mantenimiento en cuestión. Esta especificación debe formar parte del proceso general de gestión del inventario de repuestos, que está bajo su control.
• Detalles de finalización: Los detalles de finalización de la orden de trabajo incluirán una lista de verificación completa que detalla cada aspecto del trabajo realizado por el técnico. No debe faltar ningún paso ni elemento en esta lista. La información sobre la finalización debe incluir la fecha de vencimiento frente a la fecha de finalización para determinar cuánto tiempo le tomó al técnico y si el trabajo se realizó dentro del plazo asignado.

Archivos adjuntos: El técnico que completa la orden de trabajo también puede enviar archivos adjuntos a una plataforma digital, como un sistema CMMS, que pueden incluir documentos, listas de verificación, fotos de la falla y del trabajo realizado, y otra documentación relevante para la tarea de reparación y mantenimiento.

Crear una orden de trabajo de mantenimiento puede parecer sencillo. Sin embargo, la gestión de órdenes de trabajo conlleva importantes desafíos, especialmente cuando se trata de decenas o docenas.

Esto es especialmente cierto en sistemas basados en papel o hojas de cálculo, dondela información no siempre está completa o disponible. También es cierto que las órdenes de trabajo urgentes no siempre se asignan a tiempo debido a datos incompletos o retrasos en su creación y gestión. En los sistemas manuales, estos problemas pueden ocasionarcostosos tiempos de inactividad y reparaciones costosas.

Por otro lado, los sistemas informatizados pueden optimizar el proceso, ofreciendo operaciones fluidas yuna gestión de órdenes de trabajo que brinda a las organizaciones una ventaja competitiva. Es aquí donde el rol de un CMMS se vuelve fundamental para cualquier operación de mantenimiento y para la asignación de órdenes de trabajo.

Conuna solución digital basada en la nubea su disposición, podrá recibir fácilmente solicitudes de trabajo, aprobarlas, convertirlas en órdenes de trabajo, asignar y supervisar con precisión el progreso de cada una y programar su finalización con rapidez, fiabilidad y transparencia.

Además, los sistemas CMMS permiten obtener una visión instantánea de las operaciones mediantepaneles de control intuitivos y funcionalidades de informes y análisis. En definitiva, pueden contribuir a mejorar el rendimiento organizacional, ya que ofrecen información basada en datos que permite optimizar los procesos. Esto se logra mediante el monitoreo de indicadores clave de rendimiento de los activos relacionados con el mantenimiento, las reparaciones y demás.

Elegir el CMMS adecuado para las necesidades operativas y de mantenimiento de su empresa es crucial. Si se pregunta por dónde empezar a la hora de seleccionar entre las diferentes opciones... En lo que respecta a los sistemas de gestión de órdenes de trabajo, le recomendamos que se centre en las necesidades organizativas y en su presupuesto.

Por suerte, existe un software de gestión de órdenes de trabajo o una solución CMMS ideal para su empresa: el sistema CMMS de Fabrico. Esta potente herramienta seconfigura con gran rapidezy ayuda a los responsables de mantenimiento a gestionar las órdenes de trabajo de forma más eficiente.

En definitiva, los beneficios para su organización serán muy tangibles.

Experimentará operaciones más ágiles, minimizará el tiempo de inactividad y mejorará la eficiencia general de la gestión de activos. Además, con el CMMS móvil de Fabrico, los técnicos y gerentes de mantenimiento puedencrear fácilmente diferentes tipos de órdenes de trabajo sobre la marchamediante códigos QR que se escanean y están listos para usarse.

Recibir una orden de trabajo digital en un dispositivo móvil inteligente, como un teléfono inteligente, un reloj inteligente o una tableta, se traduce en tiempos de respuesta más rápidos y mayor productividad.

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Si lograr una mayor eficiencia en el mantenimiento le parece una meta lejana e inalcanzable, probablemente haya estado trabajando hasta ahora consistemas manuales y obsoletos basados en papel. Sin embargo, existe una solución para este desafío: la adopción del software de gestión de órdenes de trabajo adecuado.

Ahora es posible, de forma asequible, organizar y optimizar la creación, asignación, programación y gestión de sus órdenes de trabajo. Simplemente explore el sistema CMMS de Fabrico y elija estasolución para optimizarlas operaciones de mantenimiento y reparación de su organización.

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