Las órdenes de trabajo son esenciales para garantizar que las tareas de mantenimiento preventivo se realicen de manera eficaz. Cuando se elaboran correctamente, las órdenes de trabajo precisas puedenoptimizarlos procesos organizativos y reducir el tiempo de inactividad de la maquinaria.
Para lograr este objetivo, su equipo de mantenimiento necesita contar conun proceso claro de gestión de órdenes de trabajo. Este proceso debe diseñarse e implementarse cuidadosamente para obtener mejores resultados.
En este artículo, explicamos qué es la gestión de órdenes de trabajo y los seis pasos clave del proceso. Sigue leyendo para saber más.
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Solicitar una demoLa gestión de órdenes de trabajo es un proceso organizativo que aborda múltiples tareas de mantenimiento preventivo, a menudo simultáneas, de forma optimizada y eficiente. Esto se logra definiendo, asignando, haciendo seguimiento y, en ocasiones, facturando las tareas.
Para garantizar que el tiempo de inactividad de los activos se minimice al máximo, las tareas deben organizarse sistemáticamente teniendo en cuentalos recursos organizativos,incluidos el personal, los activos, las piezas y los costes.
En el pasado, para la gestión de tareas se utilizaban sistemas tradicionales basados en papel. Sin embargo, el panorama tecnológico actual permite a las organizaciones gestionar digitalmente estas tareas mediante un sistema informatizado de gestión del mantenimiento (CMMS).
Un CMMS crea procesos de gestión de órdenes de trabajo estandarizados y estructurados. Facilita una transición fluida entre las diferentes fases, asegurando que las órdenes de trabajo se ejecuten a tiempo. De esta manera, la maquinaria crítica se mantiene siempre operativa y en óptimas condiciones.
Gestionar el proceso de órdenes de trabajo puede resultar abrumador. Requiere una atención al detalle excepcional y sólidas habilidades organizativas. A continuación, presentamos seis pasos clave para gestionar los trabajos de forma eficiente y eficaz.
El mundo de la fabricación depende en gran medida de la maquinaria. Esta requiere mantenimiento regular por varias razones.
En primer lugar, para garantizar la vigencia de la garantía de los equipos costosos. En segundo lugar, el mantenimiento ayuda a prevenir costosos tiempos de inactividad y ralentizaciones o interrupciones en las operaciones.
En la mayoría de los casos, los responsables de mantenimiento se ocupan de tareas de mantenimiento planificadas o no planificadas. El mantenimiento no planificado es similar a una reacción impulsiva.
En otras palabras, se realiza cuando una máquina se avería y se emite una orden de trabajo de emergencia. Esto también se conoce como orden de trabajo de mantenimiento correctivo.
El mantenimiento planificado se realiza de forma proactiva, antes de que una máquina falle, para garantizar su correcto funcionamiento. Dado queel mantenimiento preventivo,como parte del mantenimiento planificado, es una de las principales actividades de mantenimiento, nos centraremos en él.
Con este tipo de mantenimiento, el proceso de gestión de tareas comienza identificando qué tareas de mantenimiento deben realizarse antes de una fecha límite. Por ejemplo, algunas tareas de mantenimiento pueden ser bastante sencillas e incluir cosas como el cambio de aceite o lubricantes, que pueden llevar unos 20 minutos.
En otros casos, una tarea de mantenimiento preventivo puede abarcarvarias instalaciones durante varias semanasy, por lo tanto, requiere más tiempo y tiene un mayor alcance. Identificar estas tareas de mantenimiento antes de que se produzca un error o una avería es el primer paso del proceso.
El segundo paso, una vez identificadas las tareas de mantenimiento, es crear las solicitudes de órdenes de trabajo. Esto se realiza antes de la creación de la orden de trabajo en el paso tres, que se describe a continuación.
Estas solicitudes se presentan (generalmente por operarios de máquinas u otros miembros del equipo) para su revisión y aprobación. Pueden formarparte de una tarea de mantenimiento preventivo programadao de una auditoría organizativa más amplia.
Al ser presentadas para su revisión, estas solicitudes de trabajo se analizan en términos de alcance y detalles para determinar la viabilidad de la tarea.
Posteriormente, el miembro del equipo responsable determina el personal y los recursos necesarios para completar la tarea. Si se aprueba, la solicitud de trabajo se convierte en una orden de trabajo.
La creación de órdenes de trabajo es el tercer paso en el flujo del proceso laboral. Cuando una solicitud de trabajo se finaliza y aprueba, indica que hay suficiente personal y recursos para llevar a cabo la tarea de mantenimiento.
En este proceso de creación, un miembro designado de su equipo de mantenimiento o un supervisor es responsable de asignar los materiales, equipos y personal necesarios para finalizar el trabajo. Esto requiere que la tarea esté minuciosamente planificada.
Deben incluirse todos los detalles necesarios de los trabajos, además del nivel de prioridad, la fecha límite de finalización, los recursos y materiales que se utilizarán, la máquina o el activo en el que se trabajará y quién será el responsable.
Para agilizar el proceso,el software de órdenes de trabajo ayuda a eliminar el papeleo innecesarioy digitaliza el proceso mediante plantillas de tareas, que determinan qué tipo de orden de trabajo debe realizarse.
Por lo tanto, cuando hayas creado una nueva orden de trabajo y quieras enviarla, el miembro del equipo correspondiente recibirá una notificación (a menudo en su teléfono inteligente o tableta) para que sepa qué tiene que hacer, cuándo y cómo.
Además, los supervisores pueden usar recordatorios después de que ocurran eventos desencadenantes para programar y crear múltiples tareas para su equipo.
Una de las principales ventajas de usar un CMMS para su proceso es que puede asignar una tarea a los miembros del equipo adecuados. Esto es fundamental, ya que cada especialista puede tener diferentes niveles de cualificación y formación.
Algunos técnicos pueden ser idóneos para tareas de mantenimiento más rutinarias, mientras que otros, con mayor experiencia, pueden encargarse de trabajos más complejos. Asignar tareas estratégicamente mediante un sistema CMMS es una de las mejores maneras deoptimizar los procesos. Esto se debe a que se notifica automáticamente a la persona correspondiente mediante un mensaje de texto o correo electrónico en su teléfono inteligente.
Además, al conocer las capacidades y el nivel de habilidad de tu equipo, puedes asignar a quienes tengan menos experiencia a recibir capacitación adicional durante los periodos de menor actividad. También puedes incorporarlos posteriormente para que asuman tareas de mayor complejidad, creando así una plantilla en constante evolución.
Una vez que un miembro del equipo es asignado a una tarea y recibe la notificación correspondiente, comienza a trabajar en ella dentro de los parámetros establecidos en la orden de trabajo específica. También debe prestar atención al plazo de finalización de la tarea, ya que las órdenes de trabajo pueden tener fechas límite específicas, y tomar nota de cualquier documentación, archivo o imagen adjunta.
Esto último puede ayudarle a completar el trabajo a tiempo y dentro del presupuesto.
El siguiente paso es documentar y cerrar la tarea. La razón es sencilla: documentar permite registrar los procesos utilizados, revisar soluciones anteriores, crear historiales de activos, trabajar de acuerdo con las mejores prácticas de la organización y prepararse para las auditorías.
La documentación también ayudaa identificar si se omitió algún paso crítico,lo que permite a los futuros técnicos comprender el desafío al que se enfrentan. Una vez completada la documentación, la tarea puede considerarse finalizada.
Esto indicará a las partes interesadas de su organización que el pedido está listo. De esta manera, los equipos de contabilidad y finanzas podrán preparar las facturas, si es necesario, y garantizar el cumplimiento de los requisitos normativos.
Los trabajos programados deben revisarse y analizarse por muchas razones. Se trata de obtener información valiosa de cada pedido para poder identificar patrones, detectar áreas problemáticas e intentar optimizar los procesos.
Esto se puede lograr fácilmente mediante un software de gestión de órdenes de trabajo, que recopila datos de cada orden, lo que permite generar informes y analizar la información que estos datos proporcionan. En definitiva, esto facilitarála toma de decisionespara optimizar los procedimientos de mantenimiento preventivo.
Al estudiar las órdenes de trabajo, también podrá asegurarse de que sus máquinas estén en perfecto estado de funcionamiento y de que exista uniformidad en la forma en que se realizó el trabajo de mantenimiento.
La digitalización es una de las formas más rápidas y seguras de optimizar los procesos de órdenes de trabajo. Un sistema CMMS es la herramienta perfecta para ello, ya que minimiza el papeleo, automatiza la asignación de tareas y la generación de informes, ofrece almacenamiento centralizado de datos y facilita una mejor gestión de activos y un acceso en tiempo real.
Además, su equipo recibiránotificaciones móvilescuando una orden de trabajo esté lista para ejecutarse. En definitiva, un sistema CMMS es la solución para las organizaciones que buscan optimizar sus operaciones, reducir el tiempo de inactividad y sus costes asociados, e introducir mejoras de eficiencia que de otro modo no serían posibles.
Si busca la solución CMMS adecuada para su organización, Fabrico es la respuesta. Algunos de los beneficios que podrá disfrutar tras implementarla en sus operaciones incluyen:
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Las órdenes de trabajo son fundamentales para la gestión y el mantenimiento preventivo. Un proceso eficiente de gestión de tareas es esencial para las empresas que buscan mantenerse competitivas.
Optar por la digitalización en lugar del papel mediante la implementación de un CMMS es fundamental. Por eso, le recomendamos que considere el CMMS de Fabrico para optimizar sus procesos y reducir los costosos tiempos de inactividad.
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