Les ordres de travail sont essentiels pour garantir l'efficacité des opérations de maintenance préventive. Correctement établis, ils permettentd'optimiserles processus organisationnels et de réduire les temps d'arrêt machine.
Pour atteindre cet objectif, votre équipe de maintenance doit disposerd'un processus de gestion des ordres de travail clair. Ce processus doit être soigneusement conçu et mis en œuvre pour optimiser les résultats.
Dans cet article, nous expliquons ce qu'est la gestion des ordres de travail et les six étapes essentielles de ce processus. Poursuivez votre lecture pour en savoir plus.
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Réserver une démoLa gestion des ordres de travail est un processus organisationnel qui permet de rationaliser et d'optimiser les tâches de maintenance préventive, souvent simultanées. Elle consiste à définir, attribuer, suivre et, parfois, facturer les interventions.
Pour minimiser autant que possible les temps d'arrêt des équipements, les tâches doivent être organisées de manière systématique en tenant comptedes ressources organisationnelles,notamment le personnel, les équipements, les pièces et les coûts.
Auparavant, la gestion des tâches reposait sur des systèmes traditionnels et papier. Aujourd'hui, grâce aux avancées technologiques, les entreprises peuvent gérer ces tâches numériquement via un système de gestion de la maintenance assistée par ordinateur (GMAO).
Un système de gestion de la maintenance assistée par ordinateur (GMAO) crée des processus de gestion des ordres de travail standardisés et structurés. Il facilite la transition fluide entre les différentes phases, garantissant ainsi l'exécution des ordres de travail dans les délais impartis. De cette manière, les machines critiques sont toujours maintenues en état de fonctionnement.
La gestion des ordres de travail peut s'avérer complexe. Elle exige une grande rigueur et d'excellentes compétences organisationnelles. Voici six étapes clés pour une gestion efficace des interventions.
Le secteur manufacturier repose essentiellement sur les machines. Un entretien régulier est indispensable pour plusieurs raisons.
Premièrement, il permet de maintenir la validité de la garantie des équipements coûteux. Deuxièmement, la maintenance contribue à prévenir les arrêts de production onéreux et les ralentissements, voire les interruptions, de la production.
Dans la plupart des cas, les responsables de la maintenance gèrent des interventions planifiées ou non planifiées. La maintenance non planifiée est une intervention d'urgence, réactive à la situation.
Autrement dit, elle est effectuée lorsqu'une machine tombe en panne et qu'un ordre de travail d'urgence est émis. On parle alors d'ordre de travail de maintenance corrective.
La maintenance planifiée est effectuée de manière proactive, avant même qu'une machine ne tombe en panne, afin de garantir le bon fonctionnement de l'ensemble des équipements.La maintenance préventiveétant une activité essentielle de la maintenance planifiée, c'est sur elle que nous allons nous concentrer.
Dans ce type de maintenance, la gestion des tâches commence par l'identification des opérations à effectuer avant une date d'échéance. Par exemple, certaines opérations peuvent être mineures et inclure des gestes comme la vidange d'huile ou le remplacement des lubrifiants, qui peuvent prendre une vingtaine de minutes.
Dans d'autres cas, une opération de maintenance préventive peut concernerplusieurs installations sur plusieurs semaineset est, par conséquent, plus longue et plus complexe. Identifier ces opérations de maintenance avant qu'une erreur ou une panne ne survienne est la première étape du processus.
La deuxième étape, une fois les tâches de maintenance identifiées, consiste à créer des demandes d'intervention. Cette étape précède la création de l'ordre de travail, qui intervient à l'étape trois et qui sera abordée ci-après.
Ces demandes sont soumises (généralement par les opérateurs de machines et/ou d'autres membres de l'équipe) pour examen et approbation. Elles peuvent s'inscrire dans lecadre d'une tâche de maintenance préventive planifiéeou d'un audit organisationnel plus large.
Lorsqu'elles sont soumises à examen, ces demandes de travail sont analysées en termes de portée et de détails afin de déterminer la faisabilité de la tâche.
Ensuite, le membre responsable de l'équipe détermine le personnel et les ressources nécessaires à la réalisation de la tâche. Si la demande est approuvée, elle est alors transformée en ordre de travail.
La création des ordres de travail est la troisième étape du processus de traitement des interventions. Lorsqu'une demande d'intervention est finalisée et approuvée, cela signifie que les effectifs et les ressources nécessaires à la réalisation de la tâche de maintenance sont disponibles.
Dans le cadre de ce processus de création, un membre désigné de votre équipe de maintenance ou un superviseur est chargé d'affecter les matériaux, l'équipement et le personnel nécessaires à la réalisation des travaux. Il est donc indispensable de bien définir la tâche.
Tous les détails nécessaires concernant les travaux doivent être inclus, en plus du niveau de priorité, du délai d'exécution, des ressources et des matériaux à utiliser, de la machine ou de l'équipement sur lequel les travaux seront effectués et de la personne responsable.
Pour rationaliser le processus,le logiciel de gestion des ordres de travail permet d'éliminer les documents inutileset de numériser le processus grâce à des modèles de tâches qui déterminent le type d'ordre de travail à exécuter.
Ainsi, lorsque vous créez un nouvel ordre de travail et que vous souhaitez le soumettre, le membre concerné de l'équipe reçoit une notification (souvent sur son smartphone ou sa tablette) indiquant ce qu'il doit faire, quand et comment.
De plus, les superviseurs peuvent utiliser des rappels après la survenue d'événements déclenchés pour planifier et créer plusieurs tâches pour leur équipe.
L'un des principaux avantages de l'utilisation d'un logiciel de GMAO pour vos processus est la possibilité d'attribuer une tâche aux membres de l'équipe les plus compétents. Ceci est essentiel car chaque spécialiste peut posséder des qualifications et une formation différentes.
Certains employés sont plus à même de gérer des tâches de maintenance courantes, tandis que d'autres, plus expérimentés, peuvent prendre en charge des missions plus complexes. L'attribution stratégique des tâches via un logiciel de GMAO est l'un des meilleurs moyens d'optimiser vos processus. En effet, ce système notifie automatiquement la personne concernée par SMS ou e-mail sur son smartphone.
De plus, en connaissant les capacités et le niveau de compétences de votre équipe, vous pouvez affecter les membres les moins expérimentés à des formations complémentaires pendant les périodes creuses. Vous pouvez également les intégrer progressivement à des tâches plus complexes afin de constituer une main-d'œuvre en constante évolution.
Une fois qu'un membre de l'équipe est affecté à une tâche et qu'il en est informé, il peut commencer à travailler en respectant les paramètres définis dans le bon de commande. Il doit également veiller au respect des délais, car les bons de commande peuvent comporter des échéances précises, et prendre note de toute documentation, fichier ou image jointe.
Ces éléments peuvent l'aider à mener à bien la tâche dans les temps et le budget impartis.
L'étape suivante consiste à documenter et à clôturer la tâche. La raison est simple : documenter la tâche permet de consigner les processus utilisés, d'examiner les solutions précédentes, de constituer un historique des actifs, de travailler conformément aux meilleures pratiques de l'organisation et de se préparer aux audits.
La documentation permet égalementd'identifier les étapes critiques qui auraient pu être omises,afin d'aider les techniciens ultérieurs à comprendre la difficulté rencontrée. Une fois la documentation terminée, la tâche peut être considérée comme close.
Cela indiquera aux services concernés de votre organisation que la commande est prête. Ainsi, les équipes comptables et financières pourront établir les factures, le cas échéant, et s'assurer du respect des exigences de conformité.
Les tâches planifiées doivent être examinées et analysées pour de nombreuses raisons. Il s'agit de recueillir des informations précieuses pour chaque commande afin d'identifier des tendances, de repérer les points faibles et d'optimiser les processus.
Cela peut se faire facilement grâce à un logiciel de gestion des interventions, qui collecte les données de chaque intervention, vous permettant ainsi de générer des rapports et d'analyser les informations qu'elles révèlent. À terme, cela facilitera laprise de décisionet permettra d'optimiser vos procédures de maintenance préventive.
En étudiant vos ordres de travail, vous pourrez également vous assurer que vos machines sont en parfait état de fonctionnement et que la manière dont les travaux de maintenance ont été effectués est uniforme.
La digitalisation est l'un des moyens les plus rapides et les plus sûrs d'optimiser les processus de gestion des interventions. Un logiciel de GMAO est l'outil idéal : il réduit considérablement le recours aux documents papier, automatise l'attribution des tâches et la génération de rapports, centralise le stockage des données et facilite une meilleure gestion des actifs et un accès en temps réel.
De plus, votre équipe recevrades notifications mobileslorsqu'un ordre de travail sera prêt à être exécuté. En résumé, une GMAO est la solution idéale pour les organisations qui souhaitent optimiser leurs opérations, réduire les temps d'arrêt et les coûts associés, et réaliser des gains d'efficacité autrement impossibles.
Si vous recherchez la solution GMAO idéale pour votre organisation, Fabrico est la réponse. Voici quelques-uns des avantages dont vous bénéficierez après sa mise en œuvre :
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Les ordres de travail sont essentiels au bon fonctionnement et à la gestion de vos opérations de maintenance préventive. Un processus de gestion des tâches efficace est indispensable aux entreprises qui souhaitent rester compétitives.
Opter pour le numérique plutôt que le papier en mettant en place une GMAO est essentiel. C'est pourquoi nous vous encourageons à considérer la GMAO de Fabrico pour optimiser vos processus et réduire les temps d'arrêt coûteux.
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