De nombreuses organisations publiques et privées sont confrontées à des processus de gestion des ordres de travail désorganisés et inefficaces. Il en résulte une baisse de l'efficacité et de la productivité, des dépenses accrues et des immobilisations coûteuses.
Malgré ces difficultés, il est possible d'améliorer la gestion des ordres de travail. La solution consiste à suivre les meilleures pratiques en la matière. C'est un moyen très efficace de relever ces défis et d'optimiser les opérations des organisations.
Dans cet article, nous explorons ce qu'est un ordre de travail et sa gestion, ainsi que quelques bonnes pratiques importantes à suivre. C'est parti !
Dans le secteur manufacturier et bien d'autres, les ordres de travail sont essentiels au bon déroulement des opérations. C'est pourquoi il est important de se pencher sur la définition d'un ordre de travail afin de mieux comprendre ce concept.
Souvent désignée commeune autorisationd'effectuer des travaux de maintenance ou de réparation sur des équipements, elle fournit les informations nécessaires à tous les membres concernés de l'équipe de maintenance. C'est pourquoi ces interventions sont généralement appelées missions de travail.
Grâce aux ordres de travail, vous pouvez :
Généralement, ce type d'ordre est transmis d'un membre de l'équipe à un autre et constitue la base de la plupart des efforts de maintenance préventive.
La gestion des ordres de travail est un processus vaste et systématique qui encadre les tâches de production, de leur création à leur exécution. Dans les sites de production, les ordres de réparation et de maintenance sont indispensables pour minimiser les pertes de temps et les coûts inutiles.
La gestion des ordres de travail englobe donc l'ensemble du processus de création, d'attribution et de suivi des ordres de travail, de manière efficace afin d'optimiser les opérations commerciales. Les responsables de la maintenance bénéficient ainsi d'un meilleurcontrôle de leurs processus internes, qui sont respectés dans les délais impartis. Parmi les avantages, on note notamment la réduction des temps d'arrêt des équipements.
Alors que la gestion des ordres de travail était auparavant manuelle et sur support papier, ce processus est aujourd'hui rationalisé et optimisé grâce à un système de gestion de la maintenance assistée par ordinateur (GMAO). Une GMAO permet une communication structurée et une plus grande cohérence dans les tâches de maintenance, contribuant ainsi à une meilleure efficacité globale de la gestion.
Il existe de nombreuses méthodes incorrectes pour gérer les processus de traitement des ordres de travail, notamment le maintien de systèmes papier obsolètes. Cependant, en adoptant certaines bonnes pratiques du secteur, vous pouvez considérablement améliorer et rationaliser les processus de réparation et de maintenance de votre organisation.
Vous trouverez ci-dessous quelques-uns de ces conseils pratiques pour vous aider à créer des opérations plus efficaces.
Les machines et les équipements ne sont pas infaillibles et finissent par dysfonctionner ou tomber en panne. Il est donc essentiel de mettre en œuvre des stratégies de maintenance préventive afin de minimiser ces problèmes. Pour ce faire, assurez-vous que vos employés soient capables d'identifier les problèmes avant qu'ils ne surviennent et qu'ils disposent des canaux de communication appropriés pour les signaler.
C’est là qu’intervient la formation à l’intégration. Apprendre à vos employés à utiliser un logiciel de GMAO garantit une navigation plus rapide dans le système et un flux de travail fluide par la suite.
Le processus de formation est facile et nécessite de suivre quelques étapes simples dans l'interface CMMS :
À l'époque des processus de gestion des tâches sur papier, il était courant que les documents traînent dans les classeurs et sur les bureaux, et se perdent ou s'égarent facilement. La situation est bien différente aujourd'hui.
Avec l'essor des technologies, la mise en placede flux de travail centralisésgrâce à une GMAO performante est grandement facilitée. Ces flux sont numérisés et permettent la transmission en temps réel des mises à jour aux techniciens concernés via une connexion internet sur leurs appareils mobiles.
Cela signifie que les personnes affectées à l'ordre de travail seront en mesure de garantir que les tâches de maintenance et de réparation s'intègrent à un processus optimisé. De ce fait, il devient beaucoup plus simple de travailler depuis un emplacement centralisé qui répartit les différents types de tâches en conséquence, plutôt que de gérer et de suivre des systèmes papier.
Chaque machine en service dans votre usine nécessite des compétences spécifiques pour une réparation et un entretien précis. Cela signifie que vous devez affecter les bons membres d'équipe aux bonnes machines et aux bonnes tâches.
C’est là que la délégation efficace des tâches prend tout son sens. Heureusement, grâce à une GMAO, vous pouvez le faire à l’avance tout en vous assurant que votre message numérique contenant les instructions est bien envoyé au technicien concerné. Cette simple action lui laisse le temps nécessaire pour accomplir son travail.
Les responsables de la maintenance doivent également veiller à unerépartition efficace de la charge de travailau sein de leurs équipes. En effet, certains techniciens risquent d'être surchargés d'interventions tandis que d'autres pourraient rester inactifs. Les ordres de travail doivent par ailleurs faciliter l'exécution des tâches par les techniciens.
Cela signifie qu'il faut identifier la ressource adéquate, décrire le problème ou le service requis, ainsi que les pièces et outils nécessaires. De plus, il sera nécessaire d'établir une liste de tâches, de fournir toute la documentation pertinente et d'ajouter des notes, le cas échéant.
Les demandes d'intervention sont les précurseurs des ordres de travail. En pratique, ces demandes sont créées soit par un technicien de maintenance, soit par un responsable de la maintenance.
Cependant, très fréquemment, des personnes extérieures au service de maintenance créent des demandes d'intervention via un portail de demandes de maintenance.
Ce portail est généralement le canal standard pour soumettre les demandes d'intervention. Il est recommandé que ces demandes soient formulées de manière formelle et précèdent la création d'un ordre de travail. Il est essentiel que tous les utilisateurs du système sachent comment soumettre des demandes contenant les informations nécessaires pour permettre au technicien de maintenance d'effectuer son travail dans les meilleures conditions.
Grâce à un logiciel de GMAO, il est possible de désigner un administrateur système qui pourra renseigner toutes les informations nécessaires avant l'acceptation de la demande de maintenance. Ce processus peut être accéléré par un responsable de la maintenance disposant des autorisations requises pour approuver la demande et la transmettre pour exécution.
Une fois qu'une demande d'intervention est transformée en tâche, il est important de comprendre que ces demandes peuvent arriver par lots. Cela signifie que votre équipe de techniciens qualifiés risque d'être fortement sollicitée pour réaliser toutes ces interventions simultanément.
C'est pourquoi il est important de prioriser vos tâches. Les responsables de la maintenance doivent établir descritères de priorisationet les suivre afin de prendre les meilleures décisions. Les équipements critiques ou urgents doivent souvent être traités en priorité. Il est également impératif de prioriser les tâches qui minimisent les risques pour la sécurité. Parmi les types de priorités possibles, on peut citer : urgence, haute priorité, sécurité, priorité moyenne et faible.
Le fait de garder à l'esprit certains de ces critères permet de garantir que les tâches sont priorisées avec précision et dans l'intérêt de l'organisation.
De nombreuses interventions de maintenance nécessitent des ressources (consommables, outils, équipements) pour être réalisées efficacement. Or, si votre système de gestion des stocks, auprès duquel vous devez vous approvisionner, n'est pas fonctionnel, vous risquez fort de vous retrouver avec un système complexe que votre équipe aura du mal à maîtriser.
L'utilisation d'un logiciel de GMAO vous permet de mieux gérer vos stocks et de garantir que les pièces détachées et les stocks appropriés sont affectés aux tâches correspondantes. De plus, il vous aide à suivre vos niveaux de stock et à recevoir une notification lorsque les stocks de pièces détachées ou de stocks existants sont bas.
Une fois ce système en place, vous pourrez accorder aux membres de votre équipe les droits d'accès appropriés aux ressources de votre organisation. Cette bonne pratique permet de rationaliser considérablement vos opérations.
S'assurer que vous ou un membre approprié de l'équipe élaborez des listes de contrôle des tâches est une autre bonne pratique essentielle. Ces listes détaillent les différents aspects de la tâche à accomplir, souvent dans un ordre précis.
Ces listes de contrôle vous permettront d'avoir davantage confiance en votre équipe de techniciens. Cocher chaque élément de la listeréduit les risques d'erreur humaineet optimise l'utilisation du temps et des ressources.
Les listes de contrôle doivent être exhaustives et détaillées, et elles doivent énumérer chaque activité à réaliser avant que la tâche ne soit considérée comme terminée.
La transition des processus papier vers les méthodes numériques, comme les logiciels de gestion de la GMAO, présente des avantages considérables. Grâce à un tel système, vous n'aurez plus à rechercher de fichiers manquants et vous pourrez vous affranchir des tâches administratives manuelles et de la paperasserie.
L'objectif ultime est de gagner du temps et d'éviter les écueils tels que les documents perdus, les signatures manquantes ou les tâches oubliées. La gestion et le suivi de ces éléments sont grandement simplifiés grâce à une génération et un suivi faciles, garantissant ainsi qu'aucun détail ne soit négligé.
En effet, il a été prouvé que l'utilisation d'un logiciel de GMAO peut contribuer à réduire les temps d'arrêt des équipements et les coûts des matériaux, ce qui fait de cette pratique un effort louable.
Une autre bonne pratique consiste à surveiller votre documentation, car elle jette les bases de rapports précis.
Lorsque vous avez un accès rapide et pratique au nombre de tâches effectuées, au temps nécessaire pour les réaliser, au coût des matériaux utilisés, aux membres de l'équipe impliqués, etc., vous pouvez suivre les indicateurs clés de performance (KPI) beaucoup mieux qu'avec un système papier.
Il arrive fréquemment que les responsables se retrouvent dispersés dans tout l'atelier de maintenance lorsque de nouveaux problèmes surviennent. Il est donc essentiel que chaque étape soit documentée par un système de gestion des ordres de travail informatisé afin de saisir avec précision toutes les données traitées et produites.
L'utilisation d'un logiciel de gestion des ordres de travail pour vous aider à gérer vos ordres de travail est également un moyen efficace de gérer et de surveiller votre stock.
Toutes les ressources nécessaires à une tâche peuvent être comptabilisées automatiquement. Maintenez le système à jour pour prendre des décisions plus éclairées concernant vos pièces détachées et votre stock.
Pour tirer le meilleur parti de votre suivi des stocks, une pratique courante et reconnue dans le secteur consiste à s'assurer que lesystème de GMAO choisi intègre le suivi et la gestion des stocksdans ses tâches.
Une liste des meilleures pratiques de gestion des tâches serait incomplète sans mentionner la collecte et l'analyse efficaces des données. En effet, ces processus sont essentiels pour prendre des décisions éclairées.
Cela facilite l'établissement de rapports précis, souvent exigés par la loi, et contribue à la tenue des registres, à l'analyse des inefficacités, à la définition d'objectifs et à l'adaptation des tâches en conséquence. Parmi les données que vous pourriez collecter et utiliser figurent l'historique des interventions, les informations relatives aux garanties, les listes de pièces, les données de planification des employés, etc.
Le système de gestion des interventions de Fabrico (GMAO) offre une gestion des tâches inégalée. Avec Fabrico, vous pouvez créer facilement et rapidement des tâches de réparation avec différents niveaux de priorité et les attribuer au technicien compétent.
De plus, grâce à ses visualisations pratiques, vous pourrez consulter la charge de travail de votre équipe par jour, semaine et mois. Voici quelques autres avantages du logiciel de GMAO Fabrico :
Si vous souhaitez explorer la solution plus en détail ou si vous avez des questions, n'hésitez pas à Contactez-nous.
Mettre en œuvre ces conseils clés est l'un des moyens les plus efficaces d'assurer l'efficacité, de réduire les temps d'arrêt et de diminuer les coûts.
Nous vous encourageons à les mettre à profit et à profiter des résultats et des avantages liés à une gestion efficace des ordres de travail.
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