Viele öffentliche und private Organisationen stehen vor der Herausforderung unorganisierter und ineffizienter Arbeitsauftragsverwaltungsprozesse. Dies kann zu geringer Effizienz und Produktivität, höheren Kosten und kostspieligen Ausfallzeiten von Anlagen führen.
Trotz dieser Herausforderungen gibt es eine Möglichkeit, das Arbeitsauftragsmanagement zu verbessern. Die Antwort auf dieses Dilemma besteht darin, die Best Practices für das Arbeitsauftragsmanagement zu befolgen. Dies ist eine äußerst wirksame Methode, um sicherzustellen, dass solche Herausforderungen bewältigt werden und Unternehmen von effizienteren Abläufen profitieren können.
In diesem Artikel untersuchen wir, was ein Arbeitsauftrag und die Arbeitsauftragsverwaltung sind, sowie einige wichtige Best Practices, die es zu befolgen gilt. Lasst uns eintauchen!
< span style="background-color:#ffffff">In der Fertigungsindustrie und vielen anderen sind Arbeitsaufträge oder Arbeitsaufgaben/Jobs für den reibungslosen Ablauf von Abläufen von entscheidender Bedeutung. Vor diesem Hintergrund ist es wichtig, die Definition von zu berücksichtigen einen Arbeitsauftrag, der Ihnen hilft, ein besseres Verständnis zu erlangen.
Oft als Berechtigung erteilt Um Wartungs- oder Reparaturarbeiten an Vermögenswerten wie Geräten durchzuführen, stellt es allen relevanten Personen die erforderlichen Informationen zur Verfügung Mitglieder des Wartungsteams. Daher werden diese Tätigkeiten typischerweise auch als Arbeitsaufträge bezeichnet.
Durch Arbeitsaufträge können Sie:
Im Allgemeinen wird ein solcher Befehl von einem Teammitglied an ein anderes weitergeleitet und dient als Grundlage für die meisten vorbeugenden Wartungsmaßnahmen.
Arbeitsauftragsmanagement ist ein umfassender und systematischer Prozess, der sich mit Arbeitsaufgaben befasst: von der Erstellung bis zur Ausführung. In Produktionsanlagen sind Reparatur- und Wartungsaufträge notwendig, um sicherzustellen, dass Zeitverschwendung und unnötige Kosten auf ein Minimum reduziert werden.
Arbeitsauftragsmanagement berücksichtigt daher den umfassenderen Prozess der effizienten Erstellung, Zuweisung und Verfolgung von Arbeitsaufträgen, um Geschäftsabläufe zu rationalisieren. Dadurch erhalten Wartungsmanager mehr < span style="color:#000000">Kontrolle über ihre internen Prozesse, die rechtzeitig eingehalten werden. Zu den Vorteilen gehört die geringere Ausfallzeit der Anlagen.
Während die Arbeitsauftragsverwaltung früher manuell und papierbasiert durchgeführt wurde, wird dieser Prozess heute durch ein computergestütztes Wartungsmanagementsystem (CMMS) rationalisiert und effizienter gestaltet. Ein CMMS kann eine organisierte Kommunikation und Konsistenz bei Wartungsaufgaben einführen und die Gesamteffizienz des Managements verbessern.
Es gibt zahlreiche falsche Methoden zur Abwicklung von Arbeitsauftragsprozessen, nicht zuletzt die fortgesetzte Verwendung veralteter papierbasierter Systeme. Wenn Sie jedoch einige Best Practices der Branche befolgen, können Sie die Reparatur- und Wartungsprozesse Ihres Unternehmens erheblich verbessern und rationalisieren.
Im Folgenden finden Sie nur einige dieser Top-Tipps, die Sie bei der Schaffung effizienterer Abläufe unterstützen.
Maschinen und Geräte sind nicht perfekt und es kommt zu Fehlfunktionen oder Ausfällen. Sie müssen vorbeugende Wartungsstrategien anwenden, um sicherzustellen, dass diese Probleme minimiert werden. Stellen Sie zu diesem Zweck sicher, dass Ihre Mitarbeiter Probleme erkennen können, bevor sie auftreten, und dass sie auch Zugriff auf die richtigen Kommunikationskanäle haben, um solche Probleme zu melden.
Hier kommt das Onboarding-Training ins Spiel. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern den Umgang mit einem CMMS beibringen, wird eine schnellere Navigation durch das System und ein reibungsloser anschließender Arbeitsablauf gewährleistet.
Der Schulungsprozess ist einfach und erfordert das Befolgen einiger einfacher Schritte in der CMMS-Schnittstelle:
Zu Zeiten papierbasierter Aufgabenverwaltungsprozesse war es üblich, dass das Papier in und um Aktenschränke und Schreibtische schwebte und so leicht verloren ging oder verlegt wurde. Die heutige Landschaft ist ganz anders.
Mit der zunehmenden technologischen Entwicklung entsteht zentralisierte Arbeitsabläufe durch ein effektives CMMS ist viel einfacher. Diese Arbeitsabläufe sind digitalisiert und können über die Internetverbindung auf Mobilgeräten Aktualisierungen in Echtzeit an die entsprechenden Techniker senden.
Das bedeutet, dass die dem Arbeitsauftrag zugewiesenen Personen gut positioniert sind, um sicherzustellen, dass Wartungs- und Reparaturaufgaben Teil einer optimierten Pipeline oder eines Arbeitsablaufs sind. Dadurch wird es viel einfacher, von einem zentralen Standort aus zu arbeiten, der verschiedene Arten von Arbeit entsprechend verteilt, anstatt papierbasierte Systeme zu verwalten und den Überblick zu behalten.
Jede Maschine, die in Ihrer Produktionsanlage in Betrieb ist, benötigt bestimmte Fähigkeiten für eine genaue Reparatur und Wartung. Das bedeutet, dass Sie die richtigen Teammitglieder benötigen, die den richtigen Maschinen und Aufgaben zugewiesen sind.
Hier kommt das effektive Delegieren von Aufgaben ins Spiel. Glücklicherweise können Sie dies mit einem CMMS im Voraus tun und gleichzeitig sicherstellen, dass Ihre digitalisierte Nachricht mit Anweisungen an den richtigen Techniker gesendet wird. Diese kleine Aktion gibt ihnen genügend Zeit, ihre Arbeit abzuschließen.
Wartungsmanager müssen auch eine Effiziente Verteilung der Arbeitslast< span style="background-color:#ffffff"> für ihre Teams. Dies ist notwendig, da einige Techniker möglicherweise mit Arbeitsaufträgen überlastet sind, während andere möglicherweise untätig bleiben. Arbeitsaufträge sollen Technikern auch dabei helfen, ihre Aufgaben auszuführen.
Das bedeutet, dass der richtige Vermögenswert identifiziert werden muss; Das Problem oder die benötigte Dienstleistung sollte beschrieben werden, ebenso wie die Teile und Werkzeuge, die für die Arbeit erforderlich sind. Darüber hinaus ist es notwendig, eine Aufgabencheckliste zu erstellen, alle relevanten Unterlagen bereitzustellen und bei Bedarf Notizen hinzuzufügen.
Arbeitsauftragsanfragen sind die Vorgänger von Arbeitsaufträgen. In der Praxis werden diese Anfragen entweder von einem Wartungstechniker oder einem Wartungsmanager erstellt.
Allerdings erstellen sehr häufig Personen außerhalb der Wartungsabteilung Arbeitsauftragsanfragen über ein Wartungsanfrageportal.
Dieses Portal ist normalerweise der Standardkanal für die Einreichung von Wartungsanfragen. Als bewährte Vorgehensweise sollten diese Anfragen formell eingereicht werden und vor der Erstellung eines Arbeitsauftrags erfolgen. Es ist wichtig, dass jeder, der das System nutzt, weiß, wie er Anfragen einreichen kann, die nützliche Informationen enthalten, die einem Wartungstechniker helfen, seine Arbeit optimal auszuführen.
Mit CMMS-Software ist es möglich, einen bestimmten Systemadministrator zu identifizieren, der alle erforderlichen Informationen angeben kann, bevor die Wartungsanfrage angenommen wird. Dies kann durch einen Wartungsmanager beschleunigt werden, der über die erforderliche Befugnis verfügt, die Anfrage zu genehmigen und zur Ausführung weiterzuleiten.
Sobald eine Arbeitsanfrage in einen Arbeitsauftrag umgewandelt wurde, ist es wichtig zu wissen, dass diese Anfragen in Stapeln eingehen können. Das bedeutet, dass Ihr Team aus qualifizierten Technikern möglicherweise recht dünn gestreut ist, wenn es darum geht, diese Aufgaben gleichzeitig auszuführen.
Deshalb sollten Sie Ihre Arbeitsaufgaben priorisieren. Wartungsmanager sollten einen Satz von Priorisierungsrichtlinien und befolgen Sie diese dann, um die besten Entscheidungen zu treffen. Oftmals sollten Vermögenswerte, die als kritisch oder zeitkritisch gelten, priorisiert werden. Es ist außerdem unerlässlich, Aufgaben zu priorisieren, die Sicherheitsrisiken minimieren. Beispiele für die Arten von Prioritäten, die verwendet werden können, sind Notfall, Hoch, Sicherheit, Mittel oder Niedrig.
Die Berücksichtigung einiger dieser Kriterien stellt sicher, dass Aufgaben genau und zum Wohle der Organisation priorisiert werden.
Viele Wartungsaufträge erfordern Ressourcen – von Verbrauchsmaterialien bis hin zu Werkzeugen und Geräten –, um die Arbeit effektiv auszuführen. Wenn jedoch Ihr Bestandsverwaltungssystem, aus dem Sie Materialien beziehen müssen, nicht in Ordnung ist, besteht die Möglichkeit, dass Sie mit einem komplexen System arbeiten, in dem Ihr Team nicht navigieren kann.
Der Einsatz eines CMMS kann Ihnen dabei helfen, Ihren Lagerbestand besser zu verwalten und sicherzustellen, dass alle richtigen Lagerbestände und Ersatzteile dem richtigen Auftrag zugewiesen werden. Darüber hinaus kann es Ihnen bei der Verwaltung der Lagerbestände helfen, sodass Sie eine Benachrichtigung erhalten, wenn der Lagerbestand oder die Ersatzteile zur Neige gehen.
Sobald Sie dieses System eingerichtet haben, können Sie den richtigen Teammitgliedern Zugriff mit den richtigen Zugriffsebenen auf die Ressourcen Ihrer Organisation gewähren. Dies ist eine bewährte Methode, die Ihre Abläufe erheblich rationalisieren kann.
Eine weitere wichtige Best Practice besteht darin, sicherzustellen, dass Sie oder das richtige Teammitglied Aufgabenchecklisten entwickeln. Checklisten legen die verschiedenen Aspekte des Arbeitsauftrags fest, die ausgeführt werden müssen, oft in einer bestimmten Reihenfolge.
Durch diese Checklisten können Sie mehr Vertrauen in Ihr Technikerteam haben. Das Abhaken jedes Elements aus der Liste bedeutet, dass das Risiko menschlicher Fehler wird verringert und es wird optimale Nutzung von Zeit und Ressourcen.
Checklisten sollten umfassend und detailliert sein und jede Aktivität darlegen, die ausgeführt werden muss, bevor die Aufgabe als abgeschlossen gilt.
Der Übergang von papierbasierten Prozessen zu digitalen Methoden wie CMMS-Managementsoftware bietet erhebliche Vorteile. Mit einem solchen System können Sie die Suche nach fehlenden Dateien vermeiden und den manuellen Verwaltungs- und Papierkram vermeiden.
Das ultimative Ziel besteht darin, Zeit zu sparen und Fallstricke wie verlorene Papiere, verpasste Unterschriften oder vergessene Aufträge zu vermeiden. Die Verwaltung und Nachverfolgung dieser Daten wird durch die einfache Generierung und Nachverfolgung viel einfacher, um sicherzustellen, dass nichts durchs Netz geht.
Tatsächlich ist es erwiesen, dass der Einsatz eines CMMS dazu beitragen kann, Geräteausfallzeiten und Materialkosten zu reduzieren, was diese Praxis zu einem lohnenden Unterfangen macht.< /p>
Eine weitere führende Praxis ist die Überwachung Ihrer Dokumentation, da sie den Grundstein für eine genaue Berichterstattung legt.
Wenn Sie schnellen und bequemen Zugriff auf die Anzahl der abgeschlossenen Aufträge, die für die Fertigstellung der Arbeiten benötigte Zeit, die Kosten der verwendeten Materialien, die beteiligten Teammitglieder usw. haben, können Sie wichtige Leistungen verfolgen Indikatoren (KPIs) viel besser als durch ein papierbasiertes System.
Es kommt oft vor, dass sich Manager über die gesamte Wartungsanlage verteilen, wenn neue Probleme auftreten. Daher ist es wichtig, dass jeder Schritt durch ein digitalisiertes Arbeitsauftragsverwaltungssystem dokumentiert wird, um alle verarbeiteten und produzierten Daten genau zu erfassen.
Der Einsatz einer Arbeitsauftragsverwaltungssoftware, die Sie bei der Bearbeitung Ihrer Arbeitsaufträge unterstützt, ist auch eine effektive Möglichkeit, Ihren Lagerbestand zu verwalten und zu überwachen.
Alle Ressourcen, die in einen Job fließen, können automatisch gezählt werden. Halten Sie das System auf dem neuesten Stand, damit bessere und fundiertere Entscheidungen bezüglich Ihrer Ersatzteile und Ihres Lagerbestands getroffen werden können.
Um das Beste aus Ihrer Bestandsüberwachung herauszuholen, besteht eine häufig anzutreffende Top-Praktik in der Branche darin, sicherzustellen, dass Ihr gewählter CMMS enthält Bestandsüberwachung und -verwaltung als Teil der Arbeitsaufgaben.< /p>
Eine Aufgabenverwaltungsliste der Top-Praktiken wäre unvollständig, ohne die effektive Datenerfassung und -analyse zu erwähnen. Letztendlich sind Datenerfassung und -analyse sehr nützlich und wichtig, um fundiertere Entscheidungen zu treffen.
Dies hilft bei der genauen Berichterstattung, die oft gesetzlich vorgeschrieben ist, und hilft bei der Führung von Aufzeichnungen, der Analyse von Ineffizienzen, der Festlegung von Zielen und der Anpassung von Aufgaben, um diese zu erreichen. Zu den Datenmetriken, die Sie sammeln und verwenden können, gehören Servicehistorien, Garantieinformationen, Teilelisten, Daten zur Mitarbeiterplanung und mehr.
Das CMMS-Arbeitsauftragssystem von Fabrico ermöglicht eine beispiellose Aufgabenverwaltung. Mit Fabrico können Sie einfach und flexibel Reparaturaufgaben mit unterschiedlichen Prioritäten erstellen und diese dem richtigen Mitarbeiter zuweisen.
Darüber hinaus können Sie dank der praktischen Visualisierungen die Arbeitsbelastung Ihres Teams nach Tag, Woche und Monat anzeigen. Zu den weiteren Vorteilen der Wahl des CMMS von Fabrico gehören:
Wenn Sie die Lösung detaillierter erkunden möchten oder Fragen haben, wenden Sie sich bitte an nehmen Sie Kontakt mit uns auf mit uns.
Die Umsetzung dieser Top-Tipps ist eine der effektivsten Möglichkeiten, um Effizienz sicherzustellen, Ausfallzeiten zu reduzieren und Kosten zu senken.
Wir ermutigen Sie, sie für sich einzusetzen und die Ergebnisse und Vorteile einer effizienten Arbeitsauftragsverwaltung zu genießen.
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