Много публични и частни организации са изправени пред предизвикателството на неорганизираните и неефективни процеси за управление на работните поръчки. Това може да доведе до ниски нива на ефективност и производителност, по-високи разходи и скъпоструващи престои на активите.
Въпреки тези предизвикателства, има начин да се подобри управлението на работните поръчки. Отговорът на тази дилема е да се следват най-добрите практики за управление на работните поръчки. Това е много ефективен начин да се гарантира, че тези предизвикателства са преодолени и че организациите могат да се радват на по-рационализирани операции.
В тази статия ще разгледаме какво представляват работната поръчка и управлението на работните поръчки, както и някои важни най-добри практики, които да следвате. Нека се потопим в това!
В производствената индустрия и много други, работните поръчки или работните задачи/работни места са от съществено значение за безпроблемното протичане на операциите. Имайки това предвид, е важно да разгледате определението за работна поръчка, за да получите по-добро разбиране.
Често наричаноразрешениеза извършване на поддръжка или ремонт на активи като оборудване, то предоставя необходимата информация на всички съответни членове на екипа по поддръжка. Като такива, тези задачи обикновено се наричат още „възлагане на труд“.
Чрез работните поръчки можете:
Обикновено такава поръчка се предава от един член на екипа на друг и тя действа като основа за повечето усилия за превантивна поддръжка.
Управлението на работните поръчки е широк и систематичен процес, който обхваща работните задачи: от тяхното създаване до тяхното изпълнение. В производствените съоръжения поръчките за ремонт и поддръжка са необходими, за да се гарантира, че загубата на време и ненужните разходи са сведени до минимум.
Следователно управлението на работните поръчки разглежда по-широкия процес на създаване, възлагане и проследяване на работни поръчки по ефикасен начин, за да се рационализират бизнес операциите. Това дава на мениджърите по поддръжката по-голямконтрол върху техните вътрешни процеси, които се изпълняват своевременно. Някои от предимствата на това включват намалено време на престой на активите.
Докато управлението на работните поръчки преди се е извършвало ръчно и е било на хартия, днес този процес е рационализиран и по-ефективен чрез компютъризирана система за управление на поддръжката (CMMS). CMMS може да въведе организирана комуникация и последователност в задачите по поддръжката и да подобри цялостната ефективност на управлението.
Съществуват множество неправилни начини за обработка на работните поръчки, не на последно място сред които е продължаващото използване на архаични системи, базирани на хартиени документи. Въпреки това, като следвате някои най-добри практики в индустрията, можете значително да подобрите и рационализирате процесите на ремонт и поддръжка на вашата организация.
По-долу са само няколко от тези най-добри съвети, които ще ви помогнат да създадете по-ефективни операции.
Машините и оборудването не са перфектни и ще започнат да се повреждат или да се развалят. Трябва да използвате стратегии за превантивна поддръжка, за да гарантирате, че тези проблеми са сведени до минимум. За тази цел се уверете, че вашите служители могат да идентифицират проблемите, преди да възникнат, и също така имат достъп до правилните комуникационни канали, за да докладват за такива проблеми.
Тук идва мястото за обучение по адаптация. Обучението на вашите служители как да използват CMMS осигурява по-бърза навигация в системата и безпроблемен работен процес след това.
Процесът на обучение е лесен и изисква следване на няколко прости стъпки в интерфейса на CMMS:
В ерата на процесите за управление на задачи, базирани на хартиен носител, беше обичайно хартията да се носи в и около шкафовете за документи и бюрата, като по този начин лесно се губеше или губеше. Днешната ситуация е много по-различна.
С развитието на технологиите, създаването нацентрализирани работни процесичрез ефективна CMMS е много по-лесно. Тези работни процеси са дигитализирани и могат да изпращат актуализации до съответните техници в реално време чрез интернет връзка на мобилни устройства.
Това означава, че лицата, назначени към работната поръчка, ще бъдат в добра позиция да гарантират, че задачите по поддръжка и ремонт са част от рационализиран процес или работен процес. По този начин става много по-лесно да се работи от централно място, което разпределя различните видове работа съответно, за разлика от управлението и проследяването на системи, базирани на хартиен носител.
Всяка машина, работеща във вашия производствен завод, се нуждае от специфичен набор от умения за точен ремонт и поддръжка. Това означава, че се нуждаете от правилните членове на екипа, на които да бъдат разпределени правилните машини и задачи.
Тук е мястото, където делегирането на задачи влиза в действие ефективно. За щастие, с CMMS на ваше разположение, можете да го направите предварително, като същевременно гарантирате, че вашето дигитализирано съобщение с инструкции е изпратено до правилния техник. Това малко действие им дава достатъчно време да завършат работата си.
Мениджърите по поддръжка също трябва да вземат предвидефективното разпределение на работното натоварванемежду своите екипи. Това е необходимо, защото някои техници може да са претоварени с работни поръчки, докато други може да останат без работа. Работните поръчки също трябва да помагат на техниците да изпълняват задачите си.
Това означава, че трябва да се идентифицира правилният актив; проблемът или необходимата услуга трябва да бъдат описани, както и частите и инструментите, необходими за работата. Освен това ще е необходимо да се създаде контролен списък със задачи, да се предостави всякаква съответна документация и да се добавят бележки, където е необходимо.
Заявките за работни поръчки са предшествениците на работните поръчки. На практика тези заявки се създават или от техник по поддръжката, или от мениджър по поддръжката.
Въпреки това, много често лица извън отдела по поддръжка създават заявки за работни поръчки чрез портал за заявки за поддръжка.
Този портал обикновено е стандартният канал за подаване на заявки за работа по поддръжката. Като най-добра практика тези заявки трябва да се подават официално и да предшестват създаването на работна поръчка. От съществено значение е всеки, който използва системата, да знае как да подаде заявки, съдържащи полезна информация, която да помогне на техник по поддръжката да изпълнява работата си оптимално.
Със софтуера CMMS е възможно да се определи определен системен администратор, който може да посочи цялата необходима информация, преди заявката за поддръжка да бъде приета. Това може да бъде ускорено от мениджър по поддръжката с необходимите правомощия да одобри заявката и да я придвижи за изпълнение.
След като заявката за работа бъде трансформирана в работна задача, е важно да се осъзнае, че тези заявки могат да постъпват на партиди. Това означава, че вашият екип от квалифицирани техници може да е доста разпръснат по отношение на едновременното изпълнение на тези задачи.
Ето защо трябва да приоритизирате работните си задачи. Мениджърите по поддръжка трябва да създадат набор отнасоки за приоритизиранеи след това да ги следват, за да вземат най-добрите решения. Често активите, които се считат за критични или чувствителни към времето, трябва да бъдат приоритизирани. Също така е наложително да се приоритизират задачи, които минимизират рисковете за безопасността. Примери за видовете приоритети, които могат да се използват, включват авариен, висок, безопасност, среден или нисък.
Имайки предвид някои от тези критерии, гарантираме, че задачите са приоритизирани точно и в интерес на организацията.
Много поръчки за поддръжка изискват ресурси – от консумативи до инструменти и оборудване – за ефективно изпълнение на работата. Ако обаче вашата система за управление на запасите, от която трябва да доставяте материали, не е в изправност, има вероятност да работите със сложна система, в която екипът ви няма да може да се ориентира.
Използването на CMMS може да ви помогне да управлявате по-добре инвентара си и да гарантирате, че всички правилни запаси и резервни части са разпределени за правилната задача. Освен това, тя може да ви помогне да управлявате нивата на запасите, така че когато запасите или резервните части се изчерпят, да получите известие.
След като внедрите тази система, ще можете да предоставите достъп на правилните членове на екипа с правилните нива на достъп до ресурсите на вашата организация. Това е най-добра практика, която може значително да рационализира операциите ви.
Друга важна най-добра практика е да се уверите, че вие или правилният член на екипа разработвате контролни списъци със задачи. Контролните списъци определят различните аспекти на работната поръчка, които трябва да бъдат изпълнени, често в определен ред.
Чрез тези контролни списъци можете да имате по-голямо доверие в екипа си от техници. Отмятането на всеки елемент от списъка означава, чевероятността от човешка грешка е намаленаи ще има оптимално използване на времето и ресурсите.
Контролните списъци трябва да бъдат изчерпателни и подробни и да посочват всяка дейност, която трябва да бъде изпълнена, преди задачата да се счита за приключена.
Преходът от процеси, базирани на хартиени документи, към цифрови методи, като например софтуер за управление на CMMS, има значителни предимства. С такава система на ваше разположение ще можете да избегнете търсенето на липсващи файлове и да прекратите ръчното администриране и документооборота.
Крайната цел е да се спести време и да се избегнат капани като загубени документи, пропуснати подписи или забравени задачи. Управлението и проследяването им става много по-лесно с лесното генериране и проследяване, за да се гарантира, че нищо не се промъква.
Всъщност е доказано, че използването на CMMS може да помогне за намаляване на времето за престой на оборудването и разходите за материали, което прави тази практика полезна.
Друга водеща практика е наблюдението на документацията, защото това полага основите за точно отчитане.
Когато имате бърз и удобен достъп до броя на завършените задачи, времето, необходимо за завършване на работата, цената на използваните материали, участващите членове на екипа и т.н., можете да проследявате ключовите показатели за ефективност (KPI) много по-добре, отколкото чрез система, базирана на хартиени документи.
Често се случва мениджърите да се окажат разпръснати из цялото съоръжение за поддръжка, когато възникнат нови проблеми. Затова е от съществено значение всяка стъпка да бъде документирана чрез дигитализирана система за управление на работните поръчки, за да се отчитат точно всички данни, които се обработват и генерират.
Използването на софтуер за управление на работни поръчки, който да ви помогне да обработвате работните си поръчки, също е ефективен начин за управление и наблюдение на вашите запаси.
Всички ресурси, използвани за даден проект, могат да бъдат автоматично отчетени. Поддържайте системата актуализирана, за да можете да вземате по-добри и по-информирани решения относно резервните си части и наличности.
За да извлечете максимума от наблюдението на инвентара си, често срещана водеща практика в индустрията е да се уверите, че избраната от васCMMS включва наблюдението и управлението на инвентаракато част от работните задачи.
Списъкът с най-добри практики за управление на задачи би бил непълен без да се спомене ефективното събиране и анализ на данни. В крайна сметка събирането и анализът на данни са много полезни и важни, за да ви помогнат да вземате по-информирани решения.
Това помага за точното отчитане, което често е законово изискване, и подпомага воденето на записи, анализа на неефективността, определянето на цели и адаптирането на задачите, за да се постигнат те. Метриките за данни, които можете да събирате и използвате, включват история на обслужване, информация за гаранцията, списъци с части, данни за графика на служителите и други.
Системата за работни поръчки CMMS на Fabrico позволява управление на задачи, което е несравнимо. С Fabrico можете лесно и гъвкаво да създавате ремонтни задачи с различни приоритети и да ги възлагате на правилния служител.
Нещо повече, с удобните визуализации ще можете да видите натовареността на екипа си по дни, седмици и месеци. Някои от другите предимства на избора на CMMS на Fabrico включват:
Ако желаете да разгледате решението по-подробно или имате някакви въпроси, не се колебайте свържете сес нас.
Прилагането на тези най-важни съвети е един от най-ефективните начини за осигуряване на ефективност, намаляване на времето за престой и намаляване на разходите.
Насърчаваме ви да ги използвате и да се насладите на резултатите и ползите, които идват с ефективното управление на работните поръчки.
Login
Блог
