Muchas organizaciones públicas y privadas se enfrentan al reto de unos procesos de gestión de órdenes de trabajo desorganizados e ineficientes. Esto puede derivar en bajos niveles de eficiencia y productividad, mayores gastos y costosos tiempos de inactividad de los activos.
A pesar de estos desafíos, existe una manera de mejorar la gestión de órdenes de trabajo. La solución a este dilema reside en seguir las mejores prácticas de gestión de órdenes de trabajo. De esta forma, se garantiza que se aborden estos desafíos y que las organizaciones puedan optimizar sus operaciones.
En este artículo, exploraremos qué es una orden de trabajo y su gestión, así como algunas buenas prácticas importantes a seguir. ¡Comencemos!
En la industria manufacturera y en muchas otras, las órdenes de trabajo o tareas son esenciales para el buen funcionamiento de las operaciones. Por ello, es importante considerar la definición de orden de trabajo para comprenderla mejor.
A menudo se hace referencia ala autorización otorgadapara realizar trabajos de mantenimiento o reparación en activos como equipos, y proporciona la información necesaria a todos los miembros del equipo de mantenimiento pertinentes. Por ello, estos trabajos también suelen denominarse asignaciones de mano de obra.
Mediante órdenes de trabajo, usted puede:
Por lo general, este tipo de orden se transmite de un miembro del equipo a otro y constituye la base de la mayoría de las labores de mantenimiento preventivo.
La gestión de órdenes de trabajo es un proceso amplio y sistemático que abarca las tareas laborales desde su creación hasta su ejecución. En las instalaciones de fabricación, las órdenes de reparación y mantenimiento son necesarias para minimizar el tiempo perdido y los costes innecesarios.
Por lo tanto, la gestión de órdenes de trabajo considera el proceso integral de creación, asignación y seguimiento de órdenes de trabajo de manera eficiente para optimizar las operaciones comerciales. Esto brinda a los gerentes de mantenimiento un mayorcontrol sobre sus procesos internos, los cuales se cumplen puntualmente. Entre los beneficios se incluye la reducción del tiempo de inactividad de los activos.
Si bien la gestión de órdenes de trabajo se realizaba anteriormente de forma manual y en papel, hoy en día este proceso se ha optimizado y hecho más eficiente mediante un sistema informatizado de gestión del mantenimiento (CMMS). Un CMMS puede introducir una comunicación organizada y una mayor coherencia en las tareas de mantenimiento, mejorando así la eficiencia general de la gestión.
Existen numerosas maneras incorrectas de gestionar los procesos de órdenes de trabajo, entre las que destaca el uso continuado de sistemas obsoletos basados en papel. Sin embargo, siguiendo algunas de las mejores prácticas del sector, puede mejorar y optimizar significativamente los procesos de reparación y mantenimiento de su organización.
A continuación, presentamos algunos de los mejores consejos para ayudar a crear operaciones más eficientes.
Las máquinas y los equipos no son perfectos y pueden empezar a fallar o averiarse. Es necesario implementar estrategias de mantenimiento preventivo para minimizar estos problemas. Para ello, asegúrese de que sus empleados puedan identificar los problemas antes de que surjan y que tengan acceso a los canales de comunicación adecuados para reportarlos.
Aquí es donde entra en juego la capacitación inicial. Enseñar a sus empleados a usar un sistema CMMS garantiza una navegación más rápida por el sistema y un flujo de trabajo fluido posteriormente.
El proceso de capacitación es sencillo y requiere seguir unos pocos pasos simples en la interfaz del CMMS:
En la época en que la gestión de tareas se realizaba en papel, era común que los documentos quedaran esparcidos por archivadores y escritorios, perdiéndose o extraviándose con facilidad. Hoy en día, la situación es muy diferente.
Con el auge de los avances tecnológicos, crearflujos de trabajo centralizadosmediante un sistema CMMS eficaz resulta mucho más sencillo. Estos flujos de trabajo se digitalizan y pueden enviar actualizaciones a los técnicos correspondientes en tiempo real a través de la conexión a internet en dispositivos móviles.
Esto significa que las personas asignadas a la orden de trabajo estarán en una posición ideal para garantizar que las tareas de mantenimiento y reparación formen parte de un flujo de trabajo eficiente. De esta manera, resulta mucho más sencillo operar desde una ubicación central que distribuye los diferentes tipos de trabajo según corresponda, en lugar de gestionar y controlar sistemas basados en papel.
Cada máquina en funcionamiento en su planta de fabricación requiere un conjunto específico de habilidades para su reparación y mantenimiento precisos. Esto significa que necesita asignar a los miembros del equipo adecuados a las máquinas y tareas correctas.
Aquí es donde la delegación efectiva de tareas cobra importancia. Afortunadamente, con un sistema CMMS a su disposición, puede hacerlo con anticipación, asegurándose de que su mensaje digitalizado con instrucciones se envíe al técnico correcto. Esta sencilla acción les da tiempo suficiente para completar su trabajo.
Los responsables de mantenimiento también deben tener en cuenta unadistribución eficiente de la carga de trabajoentre sus equipos. Esto es necesario porque algunos técnicos pueden verse sobrecargados de órdenes de trabajo, mientras que otros pueden permanecer inactivos. Las órdenes de trabajo también deben ayudar a los técnicos a realizar sus tareas.
Esto significa que es necesario identificar el recurso adecuado, describir el problema o servicio requerido, así como las piezas y herramientas necesarias para la tarea. Además, será preciso crear una lista de verificación, proporcionar la documentación pertinente y añadir notas cuando sea necesario.
Las solicitudes de órdenes de trabajo son el antecedente de las órdenes de trabajo. En la práctica, estas solicitudes las crea un técnico de mantenimiento o un gerente de mantenimiento.
Sin embargo, con mucha frecuencia, personas ajenas al departamento de mantenimiento crean solicitudes de órdenes de trabajo a través de un portal de solicitudes de mantenimiento.
Este portal suele ser el canal habitual para enviar solicitudes de mantenimiento. Como buena práctica, estas solicitudes deben presentarse formalmente y antes de la creación de una orden de trabajo. Es fundamental que todos los usuarios del sistema sepan cómo enviar solicitudes que contengan información útil para que el técnico de mantenimiento pueda realizar su trabajo de forma óptima.
Con el software CMMS, es posible designar un administrador de sistema que proporcione toda la información necesaria antes de que se acepte la solicitud de mantenimiento. Un gerente de mantenimiento con la autoridad necesaria puede agilizar este proceso para aprobar la solicitud y tramitarla.
Una vez que una solicitud de trabajo se convierte en una tarea asignada, es importante tener en cuenta que estas solicitudes pueden llegar en lotes. Esto significa que su equipo de técnicos especializados podría verse sobrecargado de trabajo al intentar realizar todas estas tareas simultáneamente.
Por eso es importante priorizar las tareas. Los responsables de mantenimiento deben establecerpautas de priorizacióny seguirlas para tomar las mejores decisiones. Generalmente, se debe dar prioridad a los activos considerados críticos o urgentes. También es fundamental priorizar las tareas que minimicen los riesgos para la seguridad. Algunos ejemplos de prioridades que se pueden utilizar son emergencia, alta, seguridad, media o baja.
Tener en cuenta algunos de estos criterios garantiza que las tareas se prioricen correctamente y en beneficio de la organización.
Muchas órdenes de trabajo de mantenimiento requieren recursos —desde consumibles hasta herramientas y equipos— para llevarlas a cabo de manera eficaz. Sin embargo, si su sistema de gestión de inventario, del cual necesita obtener los materiales, no está en orden, es probable que tenga que lidiar con un sistema complejo que su equipo no podrá manejar.
Utilizar un sistema CMMS puede ayudarte a gestionar mejor tu inventario y garantizar que las piezas de repuesto y el stock adecuados se asignen al trabajo correcto. Además, te permite gestionar los niveles de inventario para que recibas una notificación cuando las piezas de repuesto o el stock se estén agotando.
Una vez implementado este sistema, podrá otorgar acceso a los miembros del equipo adecuados con los niveles de acceso correctos a los recursos de su organización. Esta es una buena práctica que puede optimizar significativamente sus operaciones.
Asegurarse de que usted o el miembro adecuado del equipo elaboren listas de verificación de tareas es otra práctica recomendada esencial. Las listas de verificación detallan los diferentes aspectos de la orden de trabajo que deben completarse, generalmente en un orden específico.
Mediante estas listas de verificación, podrá tener mayor confianza en su equipo de técnicos. Marcar cada elemento de la listareduce la posibilidad de errores humanosy optimiza el uso del tiempo y los recursos.
Las listas de verificación deben ser exhaustivas y detalladas, y deben especificar cada actividad que debe realizarse antes de que la tarea se considere finalizada.
La transición de procesos en papel a métodos digitales, como el software de gestión CMMS, ofrece importantes ventajas. Con un sistema de este tipo, podrá evitar la búsqueda de archivos extraviados y eliminar la administración manual y el papeleo.
El objetivo final es ahorrar tiempo y evitar problemas como la pérdida de documentos, la falta de firmas o el olvido de tareas. Gestionar y hacer un seguimiento de estos aspectos resulta mucho más sencillo gracias a su fácil generación y control, lo que garantiza que no se pase nada por alto.
De hecho, se ha demostrado que el uso de un CMMS puede ayudar a reducir el tiempo de inactividad de los equipos y los costes de materiales, lo que convierte esta práctica en una iniciativa que merece la pena.
Otra práctica fundamental es el seguimiento de la documentación, ya que sienta las bases para una elaboración de informes precisa.
Cuando se tiene acceso rápido y cómodo al número de trabajos completados, el tiempo que se tardó en completarlos, el coste de los materiales utilizados, los miembros del equipo involucrados, etc., se pueden realizar un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) mucho mejor que con un sistema basado en papel.
Con frecuencia, los responsables de mantenimiento se encuentran desplegadas por toda la planta a medida que surgen nuevos problemas. Por ello, es fundamental documentar cada paso mediante un sistema digitalizado de gestión de órdenes de trabajo para registrar con precisión todos los datos procesados y generados.
Utilizar un software de gestión de órdenes de trabajo para ayudarte a gestionar tus órdenes de trabajo es también una forma eficaz de administrar y controlar tu inventario.
Todos los recursos utilizados en un trabajo se pueden contabilizar automáticamente. Mantenga el sistema actualizado para poder tomar decisiones más acertadas y fundamentadas sobre sus repuestos e inventario.
Para sacar el máximo provecho del control de inventario, una práctica habitual en el sector es asegurarse de que elsistema CMMS elegido incorpore el control y la gestión de inventariocomo parte de las tareas laborales.
Una lista de las mejores prácticas para la gestión de tareas estaría incompleta sin mencionar la recopilación y el análisis de datos eficaces. En definitiva, la recopilación y el análisis de datos son muy útiles e importantes para tomar decisiones mejor fundamentadas.
Esto facilita la elaboración de informes precisos, que a menudo son un requisito legal, y ayuda a mantener registros, analizar ineficiencias, establecer objetivos y adaptar los trabajos para alcanzarlos. Entre las métricas de datos que se pueden recopilar y utilizar se incluyen historiales de servicio, información de garantía, listas de piezas, datos de programación de empleados y más.
El sistema de órdenes de trabajo CMMS de Fabrico permite una gestión de tareas sin precedentes. Con Fabrico, puede crear de forma sencilla y flexible tareas de reparación con diferentes prioridades y asignarlas al empleado adecuado.
Además, gracias a sus prácticas visualizaciones, podrá ver la carga de trabajo de su equipo por día, semana y mes. Algunas de las otras ventajas de elegir el CMMS de Fabrico incluyen:
Si desea explorar la solución con más detalle o tiene alguna pregunta, no dude en contactarnos. Ponte en contactocon nosotros.
Poner en práctica estos consejos es una de las maneras más eficaces de garantizar la eficiencia, reducir el tiempo de inactividad y disminuir los costes.
Le animamos a que las ponga a trabajar para usted y disfrute de los resultados y beneficios que conlleva una gestión eficiente de las órdenes de trabajo.
Iniciar sesión
Blog
