Implementar un sistema informatizado de gestión del mantenimiento (CMMS) en las operaciones de su planta de fabricación puede ser una tarea desalentadora.
Desde la implicación de la organización hasta el nombramiento de un defensor del sistema, es necesario adherirse a algunas de lasmejores prácticas del sectorpara obtener resultados óptimos.
En este artículo, analizamos las 10 mejores prácticas de CMMS para garantizar que la transición de su organización sea lo más fluida posible. Aproveche al máximo un plan de implementación de CMMS bien estructurado siguiendo las pautas que se detallan a continuación.
Algunas de las mejores prácticas de CMMS que puede aplicar en su organización antes, durante y después de la implementación incluyen las siguientes:
La elección de un software CMMS para el mantenimiento de sus plantas e instalaciones debe comenzar con una comprensión integral por parte de todos los miembros de la organización. Esto significa que debe comenzar desde la alta dirección hasta los niveles inferiores.
Para la alta dirección y los ejecutivos, es necesario convencerlos de laeficienciaque aportará un sistema CMMS. Esto también se traducirá en reducciones evidentes de costos y gastos, y mejorará el retorno de la inversión (ROI).
Sin embargo, si no se cuenta con el apoyo y la aprobación de la gerencia, es poco probable que la implementación del sistema CMMS tenga mucho éxito. La gerencia intermedia también debe estar convencida de la eficacia de la solución CMMS, ya que serán quienes más la utilicen.
Además, conviene involucrar a los miembros del equipo, como técnicos e ingenieros (incluidos los de menor jerarquía, como los auxiliares de entrada de datos). Todos deben saber cómo y cuándo utilizar el software CMMS para aprovechar al máximo su potencial y obtener así el máximo beneficio para la organización.
Para lograr la aceptación de toda la organización, asegúrese de realizar una evaluación de necesidades, crear un plan estratégico (que incluya costos, plazos, ahorros y retorno de la inversión), evaluar sus procesos actuales e identificar cualquier obstáculo o cuello de botella. Explique claramente por qué un sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS) es beneficioso para alcanzar los objetivos de la organización.
Tras obtener el respaldo de toda la organización para su sistema CMMS, debe asegurarse de que se ajuste a sus necesidades. En algunos casos, los sistemas CMMS pueden ofrecer muchas ventajas, pero su uso puede resultar poco intuitivo.
Por lo tanto, el nuevo CMMS debe serpersonalizable y configurable. Esto significa que diferentes miembros del equipo, con distintos niveles de habilidad, podrán usarlo eficazmente y realizar un mejor trabajo de mantenimiento.
En lo que respecta a las funciones de generación de informes y gestión de proveedores, las funciones de acceso deben estar habilitadas para los empleados que necesiten utilizarlas, mientras que deben estar deshabilitadas para los demás.
Otras áreas a tener en cuenta incluyen elementos modificables, como ventanas o etiquetas. También puede considerar la posibilidad de configurartipos de usuario basados en rolespara una mejor separación de funciones y una menor complejidad.
Cuanto más fácil sea para su equipo utilizar el CMMS, mayor será la tasa de adopción y más rápido el proceso de implementación, para que su organización pueda disfrutar de sus beneficios.
Ya sea que gestione una sola planta de fabricación o varias instalaciones, sabe muy bien que los retrasos en la comunicación pueden ser un inconveniente importante. Con un sistema CMMS correctamente implementado, la comunicación de su equipo mejorará.
Esto se ve especialmente mejorado cuando un sistema CMMS cuenta con funciones para dispositivos móviles.
Aprovechando que casi todo el mundo lleva consigo un teléfono móvil, podrán acceder al sistema desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Esto puedereducir los costos y el tiempo dedesplazamiento entre la oficina y el lugar de trabajo. Además, puede aumentar la eficacia de los equipos, eliminar la dependencia de los registros en papel y proporcionar actualizaciones y notificaciones en tiempo real.
Además, la funcionalidad de la aplicación móvil de un CMMS permite a tu equipo tomar fotos y videos de cualquier problema mecánico, facilitando así reparaciones más rápidas y precisas. Otras ventajas incluyen la capacidad de escanear códigos QR, la integración con dispositivos portátiles y alertas móviles inteligentes.
Además, los responsables de mantenimiento pueden aprobar las solicitudes de mantenimiento, supervisar las tareas y realizar un seguimiento del progreso en tiempo real desde cualquier lugar. En definitiva, esto puede redundar en una mayor productividad y eficiencia.
Descubra más sobre las ventajas de un sistema CMMS móvil y cómo puede contribuir a un mejor flujo de trabajo.
Implementar un programa de mantenimiento CMMS requiere tiempo y una planificación cuidadosa.
Para ello, su proveedor de CMMS no debería ser una empresa poco fiable. Debería ofrecerleun soporte integraldurante la vigencia de su contrato de licencia para el uso de su software. El soporte al cliente es fundamental en todas las fases de la implementación del CMMS para que usted y su equipo puedan utilizar la nueva tecnología con éxito.
Además del servicio de atención al cliente, también es necesario contar con un punto de contacto con quien comunicarse. Mantener canales de comunicación abiertos, tanto por correo electrónico como por teléfono, con tiempos de respuesta rápidos, es una excelente manera de aclarar cualquier duda y solucionar posibles problemas.
También es una buena forma de obtener respuestas a cualquier pregunta que tengas, incluyendo consejos prácticos que te ayudarán a ahorrar tiempo y esfuerzo. Además, deberías preguntar sobre las actualizaciones de software, con qué frecuencia se realizan y qué puedes esperar en estos casos (por ejemplo, si son de pago y cuánto tardan).
Algunos proveedores de CMMS, como Fabrico, ofrecen integración en un solo día con una incorporación sencilla. Si bien seleccionar la solución CMMS adecuada requiere tiempo y pruebas, la implementación puede simplificarse con el socio idóneo, que ofrece un excelente soporte y garantiza la sostenibilidad de sus operaciones a largo plazo.
Para capacitar a sus empleados para que utilicen el CMMS con éxito, debe implementar un programa de formación que les ayude a adaptarse mejor a los cambios.
Su programa de capacitación debe estar dirigido a todos los involucrados en el proceso, desde el puesto más básico hasta el más avanzado, como técnicos de mantenimiento, supervisores y administradores. La capacitación debe abarcar la navegación del sistema, la introducción de datos, la gestión de órdenes de trabajo, la programación del mantenimiento preventivo, la elaboración de informes y todas las demás funciones que utiliza su planta, incluidos los criterios personalizados.
Cuando su equipo comprenda las capacidades y funcionalidades del CMMS, estará mejor preparado parautilizarlo de forma óptima. Esto se traducirá en una reducción del tiempo de inactividad, una mayor eficiencia, procesos optimizados, una mayor productividad y una mejor fiabilidad de los activos.
Por lo tanto, su programa de capacitación debe ser integral e incluir sesiones de comunicación periódicas, talleres presenciales, tutoriales en vídeo y en línea, así como materiales documentados para adaptarse a la mayor cantidad posible de estilos de aprendizaje diferentes.
Cabe destacar también que la capacitación debe ser un proceso continuo. Esto significa que no debe ser un evento puntual que se realice solo durante la fase de implementación, sino también cuando haya actualizaciones de software disponibles.
Es fundamental que aproveche al máximo su sistema CMMS. Esto significa no solo usarlo para programar e iniciar órdenes de trabajo y tareas de mantenimiento preventivo, sino también para generar informes y realizar análisis.
El software CMMS adecuado le proporcionará información sobre sus activos, como su rendimiento y sus procedimientos de mantenimiento preventivo. Estos datos le ayudarán a planificar su presupuesto y predecir las necesidades futuras. Además, la información sobre el rendimiento de la maquinaria y el estado de los activos permite generar datos e informes fáciles de interpretar mediantegráficos y tablas.
Por ejemplo, puede monitorear los indicadores clave de rendimiento (KPI) de su sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS) , identificar patrones y deficiencias, y evaluar la eficacia de sus estrategias. Además, estos datos se pueden compartir con las personas relevantes de su organización y se pueden utilizar para mejorar la toma de decisiones.
La mayoría, si no todas, las plantas e instalaciones de fabricación y sus empleados deben cumplir con las normas, reglamentos y leyes locales. Para ello, su proveedor de CMMS debe estardebidamente acreditadoconforme a las normas ISO e IFA.
Esto significa que su proveedor debe garantizarle el cumplimiento total de las leyes pertinentes. Por lo tanto, deberá demostrar que cuenta con los seguros, las credenciales, las licencias y la documentación necesarias. Así, cuando llegue un inspector o se realice una auditoría, usted tendrá la plena seguridad de estar cubierto ante cualquier imprevisto.
Además, las funciones de gestión del cumplimiento normativo pueden integrarse en su programa de mantenimiento. Esto significa que el personal no acreditado tendrá acceso limitado al CMMS, mientras que el personal acreditado tendrá acceso completo.
Mediante esta buena práctica de CMMS, las organizaciones pueden protegerse de posibles problemas operativos, financieros y legales.
Como principales usuarios de su plataforma CMMS, los miembros de su equipo de mantenimiento son quienes más deberían aprovechar el software. Se les considera losusuarios habituales de la plataformaen su organización y requerirán un periodo de adaptación y capacitación para familiarizarse con su implementación.
Este objetivo se puede lograr cuando su equipo de mantenimiento utiliza activamente el CMMS desde el principio para programar tareas, crear tareas con listas de verificación detalladas, programar tareas de mantenimiento preventivo, realizar un seguimiento de las piezas de repuesto y generar visualizaciones detalladas.
La comunicación más fluida que se logra gracias a estas acciones y al inicio de debates proporciona más espacio para aclarar cualquier problema y reduce la posibilidad de que se cometan errores en el futuro, ya que todo el equipo se siente cómodo con la plataforma CMMS.
Un sistema CMMS no puede funcionar sin datos. Cuando una organización implementa un CMMS, los datos son un componente crucial para el funcionamiento eficiente del sistema.
Para comenzar el proceso de transferencia de datos desde un sistema heredado, debe asegurarse de tener todos los datos relevantes y de que estén estandarizados.
Los datos se pueden depurar eliminando duplicados, corrigiendo errores, validando su integridad y exportándolos en formatos compatibles. Asimismo, se puede estandarizar la información mediante directrices claras para los códigos, nombres, atributos y la posición de cada máquina en la jerarquía de activos. Es fundamental que su equipo reciba una formación exhaustiva sobre la introducción y el uso de datos estandarizados para evitar confusiones y minimizar el tiempo perdido en la búsqueda de información.
Una vez que los datos se han depurado y estandarizado, es hora de asignarlos a los campos correspondientes en el CMMS. Por suerte, algunos proveedores de CMMS ofrecen una función intuitiva de importación de datos para que esta tarea sea sencilla.
Todo el proceso de transferencia de datos debe ser completamenteseguro y privado. Para ello, puede ser necesario cifrar los datos, limitar los controles de acceso y garantizar el cumplimiento de las normas de protección de datos.
Como práctica recomendada final para los sistemas CMMS, es fundamental que usted y su equipo midan todas las mejoras resultantes de la implementación de su solución CMMS.
Esto implica medir indicadores como la mejora de la productividad, la reducción del tiempo de inactividad, la disminución de los costes de compra y gestión de piezas de repuesto, una mayor eficiencia del equipo y una mayor vida útil de los activos.
Cuando seas capaz de determinar cuantitativamente los resultados y beneficios de implementar una plataforma CMMS en tus operaciones, tendrás una base más sólida para la toma de decisiones futuras.
Además, podrá demostrar a los miembros del consejo de administración y a la gerencia todas las ventajas y el ahorro de costes asociados al CMMS, lo que en última instancia aumentará la rentabilidad de su inversión.
Si busca mejorar sus esfuerzos de mantenimiento preventivo, tener una mejor gestión de activos, reducir el tiempo de inactividad y aumentar la eficiencia, necesita elegir el proveedor de CMMS adecuado.
Con Fabrico, obtienes todo esto y mucho más.
Como proveedor fiable y acreditado, elegir Fabrico significa que podrá beneficiarse de múltiples ventajas, entre las que se incluyen:
Además de todo esto, Fabrico puede ayudarle a reducir a la mitad el tiempo de inactividad y disminuir el tiempo de inactividad de la máquina y los costos de repuestos en un 20 %.
Además, el software de gestión de mantenimiento se puede integrar en tan solo un día y su facilidad de uso es reconocida en todo el sector.
Lo único que tienes que hacer es intentarlo. ¡Programa una demostracióncon Fabrico hoy mismo!
Seguir las mejores prácticas de los sistemas de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS) es la forma más segura, rápida y eficaz de ayudar a su organización a ser más eficiente.
Las tareas de mantenimiento preventivo se simplificarán cuando todo el equipo esté involucrado y haya recibido la capacitación necesaria.
La integración de tus datos también te ayudará, al igual que la disponibilidad de análisis e informes.
En definitiva, seguir estas buenas prácticas puede ayudar a que las actividades de mantenimiento de su organización sean más eficientes, al tiempo que su producción recibirá un impulso significativo.
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