Si desea aprovechar los datos para una toma de decisiones organizativas más estratégica y contar con procesos de mantenimiento fluidos, no pase por alto el papel de un CMMS (sistema informatizado de gestión del mantenimiento).
Sin embargo, elegir el sistema e implementar un CMMS son dos cosas distintas. Un plan de implementación bien diseñado es fundamental para el éxito de su organización. Por eso, en este artículo, describimos 12 de los pasos más importantes para unaimplementación exitosa de un CMMS.
¡Sigue leyendo para saber más!
A continuación, presentamos nuestros 12 pasos sugeridos para garantizar que el proceso de implementación del CMMS se desarrolle de la manera más fluida posible.
La primera parte de su plan de implementación de CMMS consiste en definir los requisitos, objetivos y resultados medibles de su organización. Los requisitos organizativos serán muy específicos de su negocio. Por ejemplo, es posible que necesite un CMMS para facilitar las tareas de mantenimiento preventivo y la gestión de inventario. Estos son aspectos que debe tener en cuenta.
Además, es necesario considerar cuáles son los objetivos de su sistema CMMS. ¿Qué desea que el software logre para su negocio? Una vez definidos sus objetivos, es momento de considerar los resultados medibles, oKPI(indicadores clave de rendimiento). Algunos ejemplos de KPI son el costo por tipo de equipo, la rotación y gestión del inventario, la posible pérdida de producción (en caso de falla del equipo), la eficiencia de las órdenes de trabajo y la reducción del tiempo de inactividad.
La dirección ejecutiva de su organización es responsable del desempeño financiero del negocio. Analizan las cifras para decidir si una solución recién implementada generará un retorno de la inversión (ROI).
Si bien la implementación de un sistema CMMS en su organización permitirá alcanzar este resultado, conllevacostos. Es posible que los miembros del consejo directivo se muestren reacios a invertir recursos adicionales en un sistema CMMS.
Sin embargo, al presentar los beneficios a medio y largo plazo a los directivos de su organización, debe recalcar que su apoyo es vital para el éxito a largo plazo del negocio.
La transición de la documentación en papel a la gestión digitalizada del mantenimiento es una excelente manera deprevenir los costosderivados de las interrupciones en la producción, a la vez que se mejora la eficiencia operativa y la productividad. Cuando los altos directivos perciben los beneficios para la organización, es más probable que ofrezcan su apoyo y compromiso.
El tercer paso en el plan de implementación de su sistema CMMS consiste en seleccionar el proveedor adecuado. Esto debe comenzar con una investigación, donde deberá elegir varios que se ajusten a las necesidades de su organización.
Para tomar una decisión informada, le recomendamos leer nuestro artículo sobre el mejor software CMMS .
Aunque parezca obvio,lee las reseñas en líneae identifica cualquier señal de alerta sobre experiencias negativas con el proceso de implementación del software de cada proveedor. Pregunta a la organización cómo se gestionaron estas situaciones negativas y solicita estudios de caso o referencias de clientes. Luego, determina si sus respuestas te satisfacen. También es recomendable solicitar una demostración e incluso una prueba gratuita para explorar a fondo las funcionalidades analíticas.
Además, deberá tener claro qué espera del software. Por ejemplo, qué módulos serán fundamentales para las necesidades de su negocio y si necesitará que el software se integre con otros sistemas.
También es recomendable preguntar sobre laduración de su colaboracióncon el proveedor. Busque alianzas a largo plazo que le ofrezcan a usted y a su equipo el nivel adecuado de soporte y capacitación cuando sea necesario. La selección del proveedor de CMMS adecuado no solo debe basarse en factores de costo, sino también en aspectos esenciales, como:
Tenemos un excelente artículo sobre qué es un CMMS que te ayudará a comprender su funcionamiento principal. Además, compartimos información sobre los beneficios del software CMMS .
El cuarto paso en nuestra lista de implementación de un CMMS implica prepararse para el cambio organizacional. Una vez que la gerencia ha aceptado la idea de implementar un CMMS y se ha elegido al proveedor, es momento de preparar a todos los involucrados en el proceso. Esto incluye los períodos previos, durante y posteriores a la implementación.
Considera realizar entrevistas o encuestas entre tu equipo para comprender su postura actual sobre el tema. Asegúrate de disipar cualquier inquietud medianteuna comunicación clara. Si es posible, invita a tu proveedor de CMMS a realizar una demostración del software. Brinda a tu equipo la oportunidad de formular cualquier pregunta que surja.
Es probable que haya resistencia al cambio. Esta resistencia debe abordarse directamente, analizando los motivos de las inquietudes y explicando cómo la solución CMMS puede beneficiar tanto a los equipos como a la organización.
Ahora es el momento de crear un plan de proyecto para la implementación del CMMS. Esto significa que ya cuenta con el respaldo de la gerencia, ha seleccionado un proveedor y ha preparado a su equipo para el cambio. Su plan de implementación del CMMS implica prever y proyectar cuánto tiempo llevará la transición del sistema manual en papel a la versión digitalizada.
Establezcaplazos razonablespara cada fase de la implementación del proyecto. Para ello, debe tener en cuenta aspectos como:
Su siguiente tarea es conformar un equipo de mantenimiento. Este equipo utilizará el sistema CMMS a diario. Antes de comenzar, los miembros del equipo deberán comprender la visión general de la implementación, así como los beneficios que aportará a la organización.
Vale la pena dedicar tiempo a explicarles estos detalles. Una vez que el equipo esté conformado, es recomendable designar a un "responsable de la implementación" o a alguien que supervise todo el proceso.
Para ello, es posible que deba seleccionar a un miembro del equipo que sea considerado unusuario pionero. Probablemente será el gerente del proyecto, quien será el punto de contacto tanto para el equipo ejecutivo como para el equipo de campo y el equipo de implementación de su proveedor de CMMS.
Aunque algunos puedan mostrarse reticentes ante las innovaciones en el trabajo, es recomendableabordar sus inquietudesdesde el principio. Asegúreles que recibirán capacitación. Destacar la importancia de la implementación del CMMS para la organización contribuirá a que el proceso se desarrolle sin problemas.
Una vez que hayas formado un equipo, estarás listo para la siguiente tarea: recopilar e ingresar datos históricos y actuales en el sistema CMMS. Los datos desempeñan un papel fundamental en los procesos de fabricación, por lo que este paso debe abordarse con precaución y precisión. Si bien cuanto más rápido migrestus datosa la plataforma CMMS, antes podrás empezar a obtener sus beneficios, este es un procedimiento al que debes dedicarle tiempo.
Algunas de las tareas de este paso incluyen la creación de un registro de activos. Este registro captura la información de los activos, su jerarquía, clasificación, agrupaciones, etc. A continuación, deberá centrarse en sus repuestos. Una parte importante de este proceso es ingresar información como el inventario de repuestos, la información de almacenamiento y ubicación, los costos y los niveles de reposición.
Luego, debe elegir el tipo de mantenimiento preventivo que va a realizar: basado en el tiempo, en el uso, en la condición, etc. Además, debe describir con precisión los fenómenos de falla para cada grupo de equipos. Esto le ayudará a comprender mejor las averías e identificar fallas recurrentes.
También puede agregar información sobre los requisitos de aprobación de seguridad, detalles del instrumento, programas de calibración, roles de usuario y requisitos de notificación, así como trabajos adicionales como la codificación de su equipo.
Una vez recopilados todos estos datos, ya sea a partir de registros en papel o hojas de cálculo, es necesario migrarlos a la plataforma CMMS. El proceso continúa con la depuración de datos, que implica eliminar duplicados, corregir errores, estandarizar la información, validar la integridad de los datos, etc.
Una vez recopilados y depurados los datos, están listos para ser migrados e integrados. Su proveedor de CMMS debería poder ayudarle con este proceso, teniendo en cuenta que la seguridad de los datos es de suma importancia.
Su proveedor también debería ofrecerservicios de implementación de CMMS que incluyan capacitación para su equipo. Esta capacitación debería ser obligatoria para todos los miembros del equipo, ya que todos deben estar al tanto una vez finalizada la migración.
Seguir las mejores prácticas de los sistemas de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS) contribuiría a lograr resultados óptimos.
Una vez implementado, su equipo podrá funcionar como una máquina bien engrasada, donde cada miembro sabrá exactamente qué hacer. Sin embargo, un sistema CMMS a veces puede resultar intimidante. Además, requiere aprender algo nuevo y desaprender procesos anteriores. La capacitación debería disipar cualquier inquietud que puedan tener los miembros del equipo.
Al impartir sesiones de capacitación sobre sistemas de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS), es recomendable ofrecerdiversas opciones de aprendizaje. También se sugiere realizar sesiones semanales que permitan la retroalimentación abierta. Emparejar a los usuarios iniciales con los que se han adaptado más tarde es otra estrategia valiosa, ya que de esta manera los miembros del equipo pueden apoyarse mutuamente durante el proceso. Las capacitaciones de repaso periódicas también pueden ayudar a garantizar que todos estén al tanto de los conceptos y que se aborden las omisiones para reforzar el aprendizaje.
Una vez finalizada la capacitación, cada miembro del equipo deberá tener asignados roles y responsabilidades de usuario en el software CMMS. Esto se debe a que el software puederestringir ciertos derechos de usoa un número limitado de personas. Asegúrese de que los miembros del equipo adecuados estén conectados para recibir correos electrónicos y notificaciones push en sus dispositivos móviles, y de que todos sepan qué deben hacer en cada situación.
Por ejemplo, un miembro del equipo podría encargarse de los informes y análisis, mientras que otro podría ser responsable del mantenimiento preventivo de las máquinas. Cuando todos conocen sus funciones y responsabilidades, las operaciones están preparadas para el éxito.
Antes del lanzamiento oficial del sistema CMMS, es necesario realizar pruebas exhaustivas. Estas pruebas deben incluir todos los aspectos del software y todas las eventualidades que puedan presentarse.
Se deben realizar pruebas en la jerarquía de activos, verificando que las notificaciones se reciban correctamente, que los informes y análisis proporcionen la información adecuada y otros aspectos. Para comprender mejor cómo los informes pueden beneficiar a su organización, consulte nuestros ejemplos de informes CMMS .
Sin las pruebas adecuadas antes de la puesta en marcha, podrían surgir cuellos de botella y problemas. Es necesario identificarlos antes de activar el sistema CMMS para poder resolver cualquier inconveniente menor con antelación.
Ya está todo listo para el lanzamiento del sistema CMMS. Ha fijado una fecha y hora para ello. Sin embargo, tenga en cuenta que puede realizar la transición y la puesta en marcha por fases. Según las necesidades específicas de su organización y su proveedor, puede activar las diferentes funcionalidades del CMMS de forma gradual.
Estaintegración gradualpermite identificar cualquier problema potencial con antelación. Posteriormente, se puede ampliar su capacidad a medida que los miembros del equipo se familiarizan con el software CMMS.
Mediante una estrategia de implementación gradual durante un programa piloto, también puede satisfacer las necesidades de su organización, especialmente si opera en diferentes ubicaciones. Determinar qué funciona y qué no en una instalación puede ayudarle a aplicar cambios positivos. De esta manera, se asegura de que los problemas no se repitan en las distintas plantas de fabricación.
Tanto si has implementado tu sistema CMMS por fases como si lo has hecho de una sola vez, necesitas supervisar continuamente el sistema y cómo interactúa tu equipo con él.
Es necesario identificar cualquier problema que surja y asegurarse de que se aborde de inmediato para que no se repita.
También debería considerar brindar capacitación continua en el trabajo a los miembros de su equipo. Esto les ayudará a repasar algunas funcionalidades esenciales del sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS) que quizás no utilicen con frecuencia.
Con Fabrico, la implementación de su sistema CMMS se convierte en unaexperiencia fluidapara todos en su organización. Esto se debe a que puede configurarse en tan solo un día. Lafunción de importación automatizadale ayuda a importar toda la información de sus máquinas a nuestra plataforma CMMS.
Además, el software es muy intuitivo y no requiere formación especializada. Junto con toda la ayuda necesaria para implementar el software CMMS, recibirá asesoramiento en cada paso del proceso.Solo tiene que ponerse en contacto con nosotros.
Esperamos que esta guía de implementación de CMMS le haya resultado útil. Es importante recordar que una implementación de CMMS bien ejecutada ofrece múltiples beneficios a largo plazo para una organización. Aproveche el poder de un CMMS como herramienta parala mejora continua y una mayor eficiencia en el mantenimiento, y observe cómo su organización prospera.
¿Quieres estar a la vanguardia en el dinámico panorama de la gestión del mantenimiento? Lee nuestro artículo sobre las últimas tendencias en sistemas de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS) en la industria manufacturera .
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