Jeśli chcesz wykorzystać dane do podejmowania bardziej strategicznych decyzji organizacyjnych i wdrożyć sprawne procesy konserwacji, nie przeocz roli CMMS (skomputeryzowanego systemu zarządzania konserwacją).
Wybór systemu i wdrożenie CMMS to jednak dwie różne rzeczy. Przemyślany plan wdrożenia jest kluczowy dla sukcesu Twojej organizacji. Dlatego w tym artykule przedstawiamy 12 najważniejszych kroków doudanego wdrożenia CMMS.
Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej!
Poniżej przedstawiamy 12 proponowanych przez nas kroków, które zapewnią możliwie najsprawniejszy przebieg procesu wdrażania CMMS.
Pierwszą częścią planu wdrożenia CMMS jest zdefiniowanie wymagań, celów i mierzalnych rezultatów organizacji. Wymagania organizacyjne będą ściśle związane z Twoją działalnością. Na przykład, możesz potrzebować CMMS do wspomagania zadań związanych z konserwacją zapobiegawczą i zarządzaniem zapasami.
To są aspekty, które warto wziąć pod uwagę.
Ponadto należy zastanowić się nad celami i zadaniami systemu CMMS. Co oprogramowanie ma osiągnąć dla Twojej firmy?
Po ustaleniu celów, czas zastanowić się nad mierzalnymi rezultatami, czyli wskaźnikamiKPI(kluczowymi wskaźnikami efektywności). Przykładami KPI są koszty według klasy sprzętu, rotacja zapasów i zarządzanie nimi, potencjalne straty produkcyjne (w przypadku awarii sprzętu), efektywność zleceń roboczych oraz redukcja przestojów.
Kadra zarządzająca Twojej organizacji odpowiada za wyniki finansowe firmy. Analizuje ona dane, aby ocenić, czy nowo wprowadzone rozwiązanie przyniesie zwrot z inwestycji (ROI).
Chociaż wdrożenie systemu CMMS w organizacji pozwoli osiągnąć ten cel, wiąże się to zpewnymi kosztami. Członkowie zarządu mogą być niechętni do wydawania dodatkowych środków na inwestycję w system CMMS.
Jednak gdy przedstawiasz kadrze kierowniczej swojej organizacji korzyści średnio- i długoterminowe, musisz podkreślić, że ich poparcie jest kluczowe dla długoterminowego sukcesu firmy.
Odejście od papierowej dokumentacji na rzecz cyfrowego zarządzania konserwacją to doskonały sposób nauniknięcie kosztówzwiązanych z przestojami, a jednocześnie poprawę efektywności operacyjnej i produkcji. Kiedy kadra kierownicza wyższego szczebla dostrzega korzyści dla organizacji, chętniej oferuje swoje wsparcie i zaangażowanie.
Trzecim krokiem w planie wdrożenia systemu CMMS jest wybór odpowiedniego dostawcy CMMS. Powinien on rozpocząć się od analizy, w trakcie której należy wybrać kilku dostawców, którzy odpowiadają potrzebom organizacji.
Aby podjąć świadomą decyzję, zapoznaj się z naszym artykułem na temat najlepszego oprogramowania CMMS .
Choć może się to wydawać oczywiste,przeczytaj recenzje onlinei zwróć uwagę na wszelkie sygnały ostrzegawcze dotyczące negatywnych doświadczeń z procesem wdrażania oprogramowania u każdego dostawcy. Zapytaj firmę, jak poradziła sobie z tymi negatywnymi sytuacjami i poproś o studia przypadków/referencje klientów.
Następnie sprawdź, czy jesteś zadowolony z odpowiedzi. Warto również poprosić o wersję demonstracyjną, a nawet bezpłatny okres próbny, aby poznać możliwości funkcji analitycznych.
Ponadto musisz mieć jasność co do swoich oczekiwań wobec oprogramowania. Na przykład, które moduły będą kluczowe dla Twojej firmy i czy oprogramowanie będzie musiało współpracować z innymi systemami.
Warto również zapytać odługość współpracyz dostawcą. Szukaj długoterminowych partnerstw, które zapewnią Tobie i Twojemu zespołowi odpowiedni poziom wsparcia i szkoleń w razie potrzeby. Wybór odpowiedniego dostawcy systemu CMMS powinien opierać się nie tylko na czynnikach kosztowych, ale również na takich podstawowych kryteriach, jak:
Mamy świetny artykuł o tym, czym jest system CMMS, który pomoże Ci zrozumieć jego podstawowe funkcje. Dodatkowo dzielimy się spostrzeżeniami na temat korzyści płynących z oprogramowania CMMS .
Czwarty krok na naszej liście kroków wdrażania CMMS to przygotowanie się do zmian organizacyjnych. Gdy kierownictwo zaakceptuje pomysł wdrożenia CMMS i wybierzesz dostawcę, czas przygotować wszystkich, którzy będą uczestniczyć w tym procesie. Dotyczy to okresu przed, w trakcie i po wdrożeniu.
Rozważ przeprowadzenie wywiadów lub ankiet/sondaży wśród swojego zespołu, aby zrozumieć, jakie jest ich obecne stanowisko w tej sprawie. Upewnij się, że rozwiejesz wszelkie wątpliwości poprzezjasną komunikację. Jeśli to możliwe, zaproś dostawcę systemu CMMS do przeprowadzenia demonstracji oprogramowania.
Daj zespołowi szansę na zadanie wszelkich pytań, które mogą się pojawić.
Istnieje prawdopodobieństwo oporu wobec zmian. Należy mu stawić czoła, analizując przyczyny obaw i wyjaśniając, w jaki sposób rozwiązanie CMMS może przynieść korzyści zarówno zespołom, jak i organizacji.
Czas na stworzenie planu wdrożenia systemu CMMS. Oznacza to, że uzyskałeś już akceptację kierownictwa, wybrałeś dostawcę i przygotowałeś zespół na zmianę. Twój plan wdrożenia systemu CMMS obejmuje prognozowanie i przewidywanie, ile czasu zajmie przejście z systemu manualnego, papierowego na wersję cyfrową.
Wyznaczrozsądne terminydla każdego etapu realizacji projektu. Aby to zrobić, musisz uwzględnić takie aspekty, jak:
Twoim kolejnym zadaniem będzie utworzenie zespołu ds. utrzymania ruchu. To zespół, który będzie korzystał z systemu CMMS na co dzień. Zanim rozpoczniesz, członkowie zespołu będą musieli zrozumieć ogólną wizję wdrożenia oraz korzyści, jakie przyniesie ono organizacji.
Warto poświęcić czas na wyjaśnienie im tych szczegółów. Po skompletowaniu zespołu, wskazane jest wyznaczenie „lidera wdrożenia” lub osoby, która będzie nadzorować cały proces.
W tym celu konieczne może być wybranie członka zespołu, który jest uważany za osobęwcześnie wdrażającą system. Najprawdopodobniej będzie to kierownik projektu, który będzie osobą kontaktową zarówno dla zespołu kierowniczego, zespołu terenowego, jak i zespołu wdrożeniowego dostawcy CMMS.
Chociaż niektórzy mogą mieć wątpliwości co do innowacji w pracy, warto od samego początkuzająć się ich obawami. Zapewnij ich, że zapewnione zostanie szkolenie. Podkreślenie znaczenia wdrożenia CMMS dla organizacji powinno pomóc w sprawnym przebiegu procesu.
Po skompletowaniu zespołu jesteś gotowy do kolejnego zadania, zebrania i wprowadzenia danych historycznych i bieżących do systemu CMMS. Dane odgrywają kluczową rolę w procesach produkcyjnych i do tego kroku należy podchodzić ostrożnie i precyzyjnie.
Chociaż im szybciej przeniesieszdanena platformę CMMS, tym szybciej zaczniesz czerpać z niej korzyści, jest to procedura, na którą musisz poświęcić czas.
Przykładami zadań na tym etapie jest utworzenie rejestru zasobów. Rejestruje on informacje o zasobach oraz ich hierarchię, klasyfikację, grupowanie itp.
Następnie należy skupić się na częściach zamiennych. Ważnym elementem tego procesu jest wprowadzanie informacji, takich jak stan zapasów części zamiennych, informacje o magazynowaniu i lokalizacji, koszty oraz poziomy ponownego zamówienia.
Następnie należy wybrać rodzaj konserwacji zapobiegawczej, którą należy przeprowadzić, opartej na czasie, użytkowaniu, stanie technicznym itd. Ponadto należy dokładnie opisać zjawiska awarii dla każdej grupy urządzeń. Pomoże to lepiej zrozumieć awarie i zidentyfikować powtarzające się awarie.
Można również dodać informacje o wymogach dotyczących zatwierdzenia bezpieczeństwa, szczegółach urządzenia, harmonogramach kalibracji, rolach użytkowników i wymogach dotyczących powiadomień oraz dodatkowe prace, takie jak kodyfikacja sprzętu.
Po zebraniu wszystkich tych danych, zarówno z dokumentacji papierowej, jak i arkuszy kalkulacyjnych, konieczna jest ich migracja na platformę CMMS. Proces ten obejmuje oczyszczanie danych, co oznacza usuwanie duplikatów, korygowanie błędów, standaryzację informacji, weryfikację integralności danych itp.
Po zebraniu i oczyszczeniu danych są one gotowe do migracji i integracji. Twój dostawca systemu CMMS powinien być w stanie pomóc w tym procesie, pamiętając, że bezpieczeństwo danych jest kwestią priorytetową.
Twój dostawca powinien również oferowaćusługi wdrażania CMMS, obejmujące szkolenia dla Twojego zespołu. Powinny być one obowiązkowe dla każdego członka zespołu, ponieważ wszyscy muszą uczestniczyć w procesie po zakończeniu migracji.
Postępowanie zgodnie z najlepszymi praktykami CMMS pozwoli na osiągnięcie optymalnych rezultatów.
Po wdrożeniu, Twój zespół będzie mógł działać jak dobrze naoliwiona maszyna, w której każdy członek będzie dokładnie wiedział, co ma robić. Jednak system CMMS może czasami onieśmielać. Ponadto wymaga on nauki czegoś nowego i oduczenia się starych procesów. Szkolenie powinno rozwiać wszelkie obawy członków zespołu.
Podczas szkoleń CMMS zaleca się zapewnieniewielu ścieżek nauki. Zaleca się również cotygodniowe sesje szkoleniowe, które umożliwiają otwartą wymianę informacji zwrotnych. Kolejną wartościową strategią jest łączenie w pary osób wdrażających system wcześnie i tych wdrażających go późno, ponieważ w ten sposób członkowie zespołu mogą się wzajemnie wspierać w trakcie procesu.
Szkolenia odświeżające w określonych okresach mogą również pomóc w upewnieniu się, że wszyscy są na bieżąco i że wszelkie braki zostaną uzupełnione, aby wzmocnić proces uczenia się.
Po ukończeniu szkolenia każdemu członkowi zespołu należy przypisać role i obowiązki użytkownika w zakresie oprogramowania CMMS. Wynika to z faktu, żeniektóre uprawnienia użytkownika mogą być ograniczonedo określonej liczby osób.
Upewnij się, że odpowiedni członkowie zespołu są połączeni, aby otrzymywać wiadomości e-mail i powiadomienia push na swoich urządzeniach mobilnych, oraz że wszyscy wiedzą, co mają robić w danej sytuacji.
Na przykład, jeden członek zespołu może zostać przydzielony do obsługi raportów i analiz, podczas gdy inny może być odpowiedzialny za konserwację zapobiegawczą maszyn. Gdy wszyscy znają swoje role i obowiązki, Twoje operacje są gotowe na sukces.
Zanim system CMMS zostanie oficjalnie uruchomiony, należy przeprowadzić gruntowne testy. Powinny one obejmować sprawdzenie każdego aspektu oprogramowania i wszelkich możliwych zdarzeń.
Należy przeprowadzić testy hierarchii zasobów, sprawdzić, czy powiadomienia są odbierane prawidłowo, czy raporty i analizy dostarczają właściwych informacji, a także inne aspekty. Aby lepiej zrozumieć, jak raportowanie może przynieść korzyści Twojej organizacji, zapoznaj się z naszymi przykładami raportów CMMS .
Bez odpowiednich testów przed uruchomieniem mogą pojawić się wąskie gardła i problemy. Należy je zidentyfikować przed uruchomieniem systemu CMMS, aby wszelkie drobne problemy zostały rozwiązane z wyprzedzeniem.
Jesteś gotowy na uruchomienie systemu CMMS. Wyznaczyłeś datę i godzinę. Powinieneś jednak wiedzieć, że możesz dokonać przełączenia i uruchomić system etapami. W zależności od indywidualnych potrzeb Twojej organizacji i dostawcy, możesz włączać poszczególne funkcjonalności systemu CMMS etapami.
Dziękistopniowej integracjimożesz wcześnie zidentyfikować potencjalne problemy. Następnie możesz skalować jego wydajność, gdy członkowie Twojego zespołu będą coraz bardziej oswajać się z korzystaniem z oprogramowania CMMS.
Dzięki strategii stopniowego wdrażania w ramach programu pilotażowego możesz również dostosować się do potrzeb swojej organizacji, zwłaszcza jeśli działasz w różnych lokalizacjach. Określenie, co działa, a co nie działa w jednym zakładzie, może pomóc w wprowadzeniu pozytywnych zmian.
W ten sposób zapewnisz, że problemy nie powtórzą się w różnych zakładach produkcyjnych.
Niezależnie od tego, czy wdrożenie systemu CMMS odbyło się etapami, czy też odbyło się jednorazowo, należy stale monitorować system i sposób, w jaki Twój zespół z niego korzysta.
Należy identyfikować wszelkie pojawiające się wyzwania i od razu się nimi zajmować, aby się nie powtórzyły.
Warto również rozważyć zapewnienie członkom zespołu ciągłego szkolenia w miejscu pracy. Pomoże im to odświeżyć wiedzę na temat niektórych podstawowych funkcji CMMS, z których mogą nie korzystać zbyt często.
Dzięki Fabrico wdrożenie systemu CMMS staje siępłynnym doświadczeniemdla wszystkich w Twojej organizacji. To dlatego, że można go skonfigurować w zaledwie jeden dzień. Zautomatyzowanafunkcja importupomaga zaimportować wszystkie informacje o maszynach do naszej platformy CMMS.
Ponadto oprogramowanie jest niezwykle intuicyjne w obsłudze i nie wymaga specjalnego szkolenia. Oprócz wszelkiej pomocy potrzebnej do wdrożenia oprogramowania CMMS, otrzymasz porady na każdym etapie.Wystarczy się z nami skontaktować.
Mamy nadzieję, że ten poradnik wdrażania CMMS okazał się dla Państwa przydatny. Warto pamiętać, że dobrze przeprowadzone wdrożenie CMMS przynosi organizacji wiele długoterminowych korzyści.
Wykorzystaj potencjał CMMS jako narzędzia dociągłego doskonalenia i zwiększenia efektywności konserwacji, a Twoja organizacja będzie się rozwijać.
Chcesz być na bieżąco z dynamicznym rozwojem zarządzania utrzymaniem ruchu? Przeczytaj nasz artykuł o najnowszych trendach w systemach CMMS w produkcji .
Zobacz OEE i CMMS na żywo w 15 minut.
Umów demo
Zaloguj
Blog
