Den Prozess der Auftragsverwaltung meistern: 6 wesentliche Schritte für den Erfolg

Arbeitsauftragsmanagement ist ein organisatorischer Prozess, der geht mehrere und oft gleichzeitige vorbeugende Wartungsaufgaben rational und effizient an. Dies wird durch die Definition, Zuweisung, Nachverfolgung und teilweise Abrechnung von Aufträgen erreicht.

Um sicherzustellen, dass die Ausfallzeit von Assets minimiert wird Jobs müssen so weit wie möglich systematisch organisiert werden, indem Organisationsressourcen einschließlich Personen, Vermögenswerte, Teile und Kosten.

In der Vergangenheit waren Erbe und Papier- Für die Aufgabenverwaltung wurden basierte Systeme eingesetzt. Die heutige technologisch fortschrittliche Landschaft ermöglicht es Unternehmen jedoch, diese Aufgaben über ein computergestütztes Wartungsmanagementsystem (CMMS) digital zu verwalten.

Ein CMMS erstellt Arbeitsauftragsverwaltungsprozesse, die sind standardisiert und strukturiert. Es erleichtert den reibungslosen Übergang durch verschiedene Phasen, sodass Arbeitsaufträge pünktlich ausgeführt werden. Auf diese Weise bleiben wichtige Maschinen stets gewartet und betriebsbereit.

Die Verwaltung des Arbeitsauftragsprozesses kann entmutigend sein. Es erfordert außergewöhnliche Aufmerksamkeit für Details und starke organisatorische Fähigkeiten. Hier sind sechs wichtige Schritte, wie man Aufgaben effizient und effektiv managt.

1. Identifizierung von Wartungsaufgaben

Die Welt der Fertigungsoperationen relies überwiegend auf Maschinen. Diese müssen aus mehreren Gründen regelmäßig gewartet werden.

Erstens, um sicherzustellen, dass die Garantie teurer Geräte gültig bleibt. Zweitens hilft Wartung, teure Ausfallzeiten und einen Stillstand oder eine Verlangsamung des Betriebs zu verhindern.

In den meisten Fällen befassen sich Wartungsmanager entweder mit ungeplanten oder geplanten Wartungsaufgaben. Ungeplante Wartung ähnelt einem Reflexansatz und ist reaktiv.

Mit anderen Worten, die Wartung wird durchgeführt, wenn eine Maschine ausfällt und ein Notfallarbeitsauftrag ausgestellt wird. Dies wird auch als korrigierende Wartungsarbeit bezeichnet.

Bei geplanter Wartung wird sie proaktiv oder bevor eine Maschine versagt, durchgeführt, um sicherzustellen, dass alle Maschinen reibungslos funktionieren. Da präventive Wartung Teil der geplanten Wartung ist, werden wir uns darauf konzentrieren.

Bei diesem Wartungstyp beginnt der Prozess der Aufgabenverwaltung damit, festzustellen, welche Wartungsaufgaben vor einem Fälligkeitsdatum durchgeführt werden müssen. Einige Wartungsaufgaben können beispielsweise recht klein sein und Dinge wie das Wechseln von Öl oder Schmiermitteln umfassen, was etwa 20 Minuten dauern kann.

In anderen Fällen kann eine präventive Wartungsaufgabe über mehrere Einrichtungen über mehrere Wochen hinweg stattfinden und ist daher zeitaufwändiger und umfangreicher. Die Identifizierung dieser Wartungsaufgaben, bevor ein Fehler oder ein Ausfall auftritt, ist der erste Schritt im Prozess.

2. Einreichung von Arbeitsanforderungen

Der zweite Schritt nach der Identifizierung von Wartungsaufgaben besteht darin, Arbeitsauftragsanforderungen zu erstellen. Dies geschieht, bevor der Arbeitsauftrag im nächsten Schritt drei erstellt wird, über den im Folgenden diskutiert wird.

Diese Anfragen werden (normalerweise von Maschinenbedienern und/oder anderen Teammitgliedern) zur Überprüfung und Genehmigung eingereicht. Sie können Teil einer regelmäßig geplanten präventiven Wartungsaufgabe oder einer breiteren organisatorischen Überprüfung sein.

Bei der Einreichung zur Überprüfung werden diese Arbeitsanfragen hinsichtlich Umfang und Details analysiert, um die Machbarkeit der Aufgabe zu bestimmen.

Anschließend bestimmt das verantwortliche Teammitglied, welche Mitarbeiter und Ressourcen zur Durchführung der Aufgabe erforderlich sind. Wenn genehmigt, wird eine Arbeitsanfrage dann in einen Arbeitsauftrag umgewandelt.

3. Erstellen von Arbeitsaufträgen

Das Erstellen von Arbeitsaufträgen ist der dritte Schritt im Arbeitsablauf. Wenn eine Arbeitsanfrage abgeschlossen und genehmigt ist, signalisiert dies, dass ausreichend Arbeitskräfte und Ressourcen für die Durchführung der Wartungsaufgabe vorhanden sind.

Bei diesem Erstellungsprozess ist ein bestimmtes Mitglied Ihres Wartungsteams oder ein Vorgesetzter dann dafür verantwortlich, die Materialien, Ausrüstungen und Mitarbeiter zuzuweisen, die zur Fertigstellung des Jobs erforderlich sind. Dies erfordert eine gründliche Aufgabenstellung.

Alle erforderlichen Details der Aufgaben sollten enthalten sein, zusätzlich zur Prioritätsstufe, dem Fälligkeitsdatum, den zu verwendenden Ressourcen und Materialien, welcher Maschine oder welchem Vermögenswert gearbeitet wird und wer verantwortlich ist.

Um den Prozess zu optimieren, hilft Arbeitsauftragssoftware, unnötige Papierarbeit zu eliminieren und den Prozess durch Aufgabenvorlagen zu digitalisieren, die bestimmen, welche Art von Arbeitsauftrag durchgeführt werden muss.

Daher erhält der relevante Teammitarbeiter nach Erstellung eines neuen Arbeitsauftrags und wenn er ihn einreichen möchte, eine Benachrichtigung (oft auf seinem Smartphone oder Tablet), damit er weiß, was er tun muss, bis wann und wie.

Darüber hinaus können Vorgesetzte nach Auslösen von ereignisgesteuerten Ereignissen Erinnerungen verwenden, um Aufgaben für ihr Team zu planen und zu erstellen.

4. Verteilen und Abschließen von Arbeitsaufträgen

Einer der Hauptvorteile der Verwendung eines CMMS für Ihren Prozess besteht darin, eine Arbeit an die richtigen Teammitglieder zu senden. Dies ist wesentlich, da jeder Spezialist unterschiedliche Qualifikations- und Schulungsniveaus haben kann.

Einige eignen sich möglicherweise besser für regelmäßigere Wartungsaufgaben, während andere erfahrener sind und komplexere Aufgaben bewältigen können. Das strategische Zuweisen von Aufgaben durch ein CMMS ist einer der besten Wege, Ihre Prozesse zu optimieren. Denn dies erfolgt automatisch durch Benachrichtigung der relevanten Person über eine mobile oder E-Mail-Benachrichtigung, die auf ihrem Smartphone eingegangen ist.

Darüber hinaus können Sie, wenn Sie die Fähigkeiten und Qualifikationen Ihres Teams kennen, Personen mit geringeren Fachkenntnissen Schulungen während ruhiger Zeiten ermöglichen. Sie können sie auch einlernen, um später Aufgaben mit größerem Komplexitätsgrad zu übernehmen, um eine sich ständig weiterentwickelnde Belegschaft zu schaffen.

Sobald einem Teammitglied eine Aufgabe zugewiesen und es benachrichtigt wurde, beginnt es mit der Arbeit innerhalb der in der spezifischen Arbeitsanweisung festgelegten Parameter. Es sollte auch auf den Zeitrahmen für die Fertigstellung der Aufgabe achten, da Arbeitsaufträge spezifische Fristen haben können, und eventuell angehängte Dokumente, Dateien oder Bilder beachten.

Letztere können ihm helfen, die Aufgabe fristgerecht und innerhalb des Budgets abzuschließen.

5. Dokumentation und Abschluss von Arbeitsaufträgen

Der nächste Schritt besteht darin, die Aufgabe zu dokumentieren und abzuschließen. Der Grund dafür ist einfach.

Die Dokumentation hilft festzustellen, welche Prozesse verwendet wurden, frühere Lösungen zu überprüfen, Asset-Historien zu erstellen, nach den besten Praktiken der Organisation zu arbeiten und sich auf Audits vorzubereiten.

Die Dokumentation hilft auch dabei, zu identifizieren, ob wichtige Schritte verpasst wurden, um zukünftigen Technikern zu zeigen, mit welcher Herausforderung sie es zu tun haben. Nach Abschluss der Dokumentation kann die Aufgabe als abgeschlossen betrachtet werden.

Dies signalisiert den relevanten Parteien in Ihrer Organisation, dass der Auftrag bereit ist. Auf diese Weise können Buchhaltungs- und Finanzteams Rechnungen erstellen, wenn dies erforderlich ist, und sicherstellen, dass die Compliance-Anforderungen erfüllt sind.

6. Überprüfung und Analyse von Arbeitsaufträgen

Geplante Aufträge sollten aus vielen Gründen überprüft und analysiert werden. Es geht darum, wertvolle Informationen aus jedem Auftrag zu erfassen, damit Sie Muster erkennen, nach herausfordernden Bereichen suchen und Ihre Prozesse optimieren können.

Dies kann einfach durch Arbeitsauftragsmanagementssoftware durchgeführt werden, die Daten aus jedem Arbeitsauftrag sammelt und Ihnen ermöglicht, Berichte zu erstellen und die Erkenntnisse zu studieren, die die Daten Ihnen zeigen. Letztendlich wird dies bei Entscheidungsprozessen helfen, um größere Effizienzen in Ihren präventiven Wartungsverfahren einzuführen.

Wenn Sie Ihre Arbeitsaufträge studieren, können Sie auch sicherstellen, dass Ihre Maschinen einwandfrei funktionieren und dass die Wartungsarbeiten einheitlich durchgeführt wurden.

Die Digitalisierung ist einer der schnellsten und sichersten Wege, um Arbeitsauftragsprozesse zu optimieren. Ein CMMS ist ein perfektes Werkzeug dafür, weil es den Bedarf an Papierkram minimiert, den Prozess der Aufgabenzuweisung und Berichterstellung automatisiert, zentrale Datenspeicherung bietet und eine bessere Anlagenverwaltung sowie Echtzeit-Zugänglichkeit ermöglicht.

Darüber hinaus erhält Ihr Team mobile Benachrichtigungen, wenn ein Arbeitsauftrag ausgeführt werden soll. Insgesamt ist ein CMMS die Lösung für Organisationen, die ihre Abläufe optimieren, Ausfallzeiten und damit verbundene Kosten reduzieren und Effizienzen einführen möchten, die sonst nicht möglich wären.

Wenn Sie nach der richtigen CMMS-Lösung für Ihre Organisation suchen, ist Fabrico die Antwort. Nach der Implementierung in Ihren Betrieb können Sie von zahlreichen Vorteilen profitieren, darunter:

• Dashboard: Das Dashboard von Fabrico ermöglicht es Ihnen, alle Aufgaben zu sehen, die durchgeführt werden müssen, durchgeführt werden oder abgeschlossen wurden.
• Arbeitskarten: Arbeitskarten können in Echtzeit eingesehen und erstellt werden, damit Sie wissen, wer wann an welchem Projekt arbeitet.
• Arbeitspläne: Diese können vorbereitet und kombiniert werden, um Ihnen einen Gesamtüberblick darüber zu geben, welche Teammitglieder aus verschiedenen Teams einem bestimmten Projekt während des Tages, der Woche oder des Monats zugewiesen sind.
• Maschinen: Diese können nach Titel, Code, Standort, verantwortlichem Techniker und anderen Kriterien für eine einfachere Verwaltung inventarisiert werden.
• Inventar: Ihr Ersatzteillager ist auf einen Blick mit Mindestmengen, Lagerbestand, Lagerung, erwarteten Lieferungen, Revisionen und gängigen Nomenklaturen sichtbar.
• Berichte: Berichte sind eine wichtige Funktion des Fabrico CMMS. Sie können Analysen, Reparaturhistorie nach Maschine oder Aufgabe, Ausfallzeiten, Mitarbeiterleistung, jährlichen präventiven Wartungsplan und Aufgabenmaterialien einsehen.
• Verwaltung: Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, Benutzerrechte für bestimmte Teammitglieder zu vergeben und den Zugriff auf Funktionen der Plattform auf Mitarbeiter zu beschränken, die keinen Zugriff auf einige der Funktionen benötigen.

Wenn Sie die Wartungsoperationen verbessern und alle Vorteile eines renommierten und branchenführenden CMMS genießen möchten,nehmen Sie noch heute Kontakt mit Fabrico auf. 

Von der Aufgabenverwaltung und Arbeitskarten bis hin zu Maschinen, Inventar und Berichterstattung werden alle Ihre Bedürfnisse nahtlos auf einer Plattform abgedeckt.

Arbeitsaufträge sind die Lebensader Ihrer präventiven Instandhaltungsoperationen und -verwaltung. Ein effizienter Aufgabenmanagementprozess ist für Unternehmen, die wettbewerbsfähig bleiben wollen, unerlässlich.

Die Wahl des digitalen Weges statt papierbasierter Prozesse durch die Implementierung eines CMMS ist unerlässlich. Deshalb empfehlen wir Ihnen, Fabrico's CMMS in Betracht zu ziehen, wenn Sie Ihre Prozesse optimieren und kostspielige Ausfallzeiten reduzieren möchten.