Was ist ein Wartungsauftrag? Warum er so wichtig ist

Ein Instandhaltungsauftrag ist die Umwandlung einer Arbeitsanfrage eines beliebigen Mitglieds innerhalb oder außerhalb der Organisation in einen Arbeitsauftrag für Instandhaltungs- oder Reparaturarbeiten. Dieseformalen Anfragenspielen eine wesentliche Rolle bei der Verwaltung der Organisationsressourcen, der Fortschrittskontrolle und der Dokumentation abgeschlossener Aufgaben.

Die Instandhaltungsaufträge haben sichvon traditionellen Stift-und-Papier-Systemen zu digitalen Systemen in Form eines computergestützten Instandhaltungsmanagementsystems (CMMS) weiterentwickelt, was die Prozesse der Auftragsverwaltung erheblich vereinfacht.

Sie machen die Verfolgung von Papierdokumenten über Arbeitsaufträge überflüssig, da die CMMS-Software alle Informationen im Zusammenhang mit den Wartungs- oder Reparaturanforderungen von Aufgaben an einem zentralen, cloudbasierten Ort speichert.

Unabhängig davon, ob ein Unternehmen über mehrere Anlagen an verschiedenen Standorten und mehrere Teams für Reparatur- und Wartungsarbeiten verfügt, können Instandhaltungsmanager Technikerin Echtzeit benachrichtigen. Zu den Vorteilen zählen verbesserte organisatorische und betriebliche Effizienz, optimiertes Facility Management und geringere Kosten. Kosten ungeplanter Ausfallzeiten.

Überall dort, wo Anlagen und Maschinen für Produktionsprozesse im Einsatz sind, werden Wartungsaufträge benötigt. Leider gibt es keineallgemeingültige Vorgehensweise für Wartungsarbeiten. Daher verwenden Unternehmen verschiedene Arten von Wartungsaufträgen.

Allerdings sind nicht alle gleichwertig, und manche könnenbei langfristiger Anwendungkostspielige Folgen haben.

Die verschiedenen Typen werden weiter unten detaillierter beschrieben.

• Vorbeugende Instandhaltung: Ein Auftrag zur vorbeugenden Instandhaltung ist ein Auftrag, der proaktiv erstellt und formell genehmigt wird, bevor ein Geräteausfall eintritt. Der Hauptzweck der vorbeugenden Instandhaltung ist die Durchführung von... Eine bewährte Methode im Auftragsmanagementbesteht darin, Wartungs- und Reparaturarbeiten so zu planen, dass eine Anlage vor Störungen oder dem vollständigen Ausfall geschützt ist. Werden regelmäßig kleine, aber konsequente Wartungsmaßnahmen durchgeführt, laufen Maschinen deutlich länger und effizienter als beispielsweise bei reaktiver oder korrektiver Wartung.
• Korrektive Instandhaltung: Im Gegensatz dazu verfolgt die korrektive oder reaktive Instandhaltung einen umgekehrten Ansatz. Anstatt Wartungs- und Reparaturarbeiten an einer Anlage vor deren Ausfall zu planen, zielt die korrektive Instandhaltung darauf ab, ein Problem oder eine Störung erst nach ihrem Auftreten zu beheben. Dies bedeutet häufig, dass eine Anlage während der Reparatur außer Betrieb ist. Ist eine Anlage mit anderen Anlagen einer Produktionslinie verbunden, sind auch die übrigen Anlagen nicht betriebsbereit. Daher kann die korrektive Instandhaltung Produktionslinien verlangsamen oder sogar vollständig zum Stillstand bringen. Denn Reparaturen werden durchgeführt, obwohl kleine, aber machbare Maßnahmen vor dem Ausfall das Problem hätten verhindern können.
• Vorausschauende Instandhaltung: Obwohl sie oft mit vorbeugender Instandhaltung gleichgesetzt wird, verdient die vorausschauende Instandhaltung eine gesonderte Betrachtung. Es handelt sich dabei um eine Prognosemethode, die die erwartete Lebensdauer jedes mechanischen Anlagenteils in einem Unternehmen analysiert und darauf abzielt, mögliche Ausfälle vorherzusagen. Dies kann auf verschiedenen Kriterien basieren, wie z. B. der erwarteten Lebensdauer, dem laufenden und dem sporadischen Instandhaltungsaufwand usw. Sobald die Kriterien festgelegt sind, lässt sich der Zeitpunkt eines Anlagenausfalls nahezu vorhersagen, sodass präventive Maßnahmen ergriffen werden können.
• Notfallwartung: Wie der Name schon sagt, umfasst die Notfallwartung ungeplante Wartungsarbeiten an Anlagen. Dabei handelt es sich um unvorhergesehene Situationen, die unerwartet auftreten und oft viele Ressourcen binden. Beispielsweise kann ein Wartungsleiter mit einer dringenden Reparaturanfrage konfrontiert werden, die er in einem Arbeitsauftrag formalisiert. Anschließend muss er einen Techniker mit der Notfallreparatur beauftragen, wodurch dieser von anderen wichtigen und geplanten Aufgaben abgezogen wird. Dies hat erhebliche negative Auswirkungen auf Zeitaufwand, Kosten und Personalressourcen.
• Zustandsorientierte Instandhaltung: Eine weitere Art von Instandhaltungsauftrag ist die zustandsorientierte Instandhaltung. Diese tritt ein, wenn bestimmte Ereignisse oder Meilensteine eine Maßnahme auslösen. Beispiele für Auslöser der zustandsorientierten Instandhaltung sind das Erreichen bestimmter Kilometerstände nach einer gewissen Zeit, der Austausch von Glühbirnen oder die Durchführung von Schmier- und Reinigungsarbeiten nach Festlegung bestimmter Zeit- und Nutzungsparameter und vieles mehr.

Unabhängig davon, welchen Instandhaltungsauftragstyp Sie in Ihrem Unternehmen verwenden, oder auch bei einer Kombination mehrerer Typen, folgen die meisten einem bestimmten Instandhaltungsauftragsprozess. Im Folgenden beschreiben wir diesen Prozess. Arbeitsauftragsmanagementin sieben einfachen Schritten.

1. Eine Aufgabe identifizieren

Der Ablauf eines Instandhaltungsauftrags beginnt, sobald jemand eine auszuführende Aufgabe identifiziert. Dies kanninnerhalb der Organisation oder von einer externen,aber mit ihr verbundenen Person erfolgen.

Wenn Sie beispielsweise ein Bürogebäude mit mehreren Klimaanlagen verwalten und eine davon defekt ist, kann ein Mieter das Problem melden, indem er den zu behebenden Fehler beschreibt. Er kann sich dann an den Instandhaltungsleiter oder eine andere zuständige Person im Unternehmen wenden, die daraufhin einen Instandhaltungsauftrag erstellt.

2. Erstellen Sie eine Wartungsanfrage.

Die Erstellung einer Wartungsanfrage ist der nächste Schritt. Wichtig:Eine Wartungsanfrage ist nicht dasselbe wie ein Wartungsauftrag. Die Anfrage ist lediglich der Beginn des Prozesses und wird an einen Wartungsmanager weitergeleitet.

Dieser prüft anhand verschiedener Faktoren, ob eine Wartung erforderlich ist. Zu diesen Faktoren zählen die Dringlichkeit des Problems, die verfügbaren Ressourcen, die Kosten und der Bedarf an Ersatzteilen sowie der Personalaufwand für die Umverteilung von anderen Wartungsaufgaben.

3. Arbeitsaufträge priorisieren

Wenn mehrere Wartungsanfragen gleichzeitig eingehen, ist es wichtig zu wissen, wie man die Wartungsaufträge priorisiert. Um die Prioritäten festzulegen, sollten Siedie Kritikalität der einzelnen Fehlerim Vergleich zueinander bewerten.

Sie sollten auch die Kosten für Ihr Unternehmen analysieren, indem Sie die unternehmensweiten Auswirkungen untersuchen. Dabei ist es unerlässlich, die Reparaturdauer, die anfallenden Kosten (Arbeitsaufwand, Material und Ersatzteile), die Verfügbarkeit von Werkzeugen und weitere Kriterien zu berücksichtigen.

Oft ist der kritischste Arbeitsauftrag derjenige, derden Betrieb des Unternehmens unter Umständen lahmlegen kann, bis der Fehler behoben ist. In dieser Phase erstellen die Instandhaltungsleiter einen Arbeitsauftrag und beginnen mit der Koordination der Arbeiten, die im Rahmen der routinemäßigen, vorausschauenden, korrektiven oder anderer Instandhaltungsarten durchgeführt werden.

4. Einen Wartungsauftrag einplanen

Sobald eine Wartungsanfrage in einen Arbeitsauftrag umgewandelt und dieser priorisiert wurde, kann die Planung beginnen. Das bedeutet, den Zeitpunkt und den Tag der Durchführung der Arbeiten festzulegen.

Es empfiehlt sich außerdem, einen geschätzten Zeitrahmen für die Fertigstellung der Arbeiten zu erstellen.

5. Einen Arbeitsauftrag zuweisen

Sobald ein Wartungsauftrag eingeplant ist, wird er dem zuständigen Teammitglied zugewiesen. Da nicht alle Teammitglieder über die gleichen Fähigkeiten verfügen, sollte sichergestellt werden, dass der Auftrag einem Spezialisten zugewiesen wird, der die erforderlichen Kenntnisse besitzt, um ihn effizient und effektiv auszuführen.

Manchmal kann dies bedeuten, dass sie von anderen Aufgaben freigestellt werden müssen. Dabei gilt es, ein sorgfältiges Gleichgewicht zu finden zwischen der Bearbeitungeines dringenden Problems und den laufenden, allgemeinen Aufgaben,die Ihr Reparaturtechniker normalerweise erledigt.

In Ihrem Arbeitsauftrag sollten Sie dem Techniker genau beschreiben, was von ihm für die betreffende Aufgabe erwartet wird.

Dies kann das Hinzufügen oder Anhängen von Dokumentationen wie Bedienungsanleitungen, Anweisungen und Richtlinien, einer Schritt-für-Schritt-Checkliste, Ersatzteilen, die während des Prozesses verwendet werden sollen, usw. umfassen.

6. Abschluss des Wartungsauftrags

Nachdem der Arbeitsauftrag einem zuständigen Teammitglied zugewiesen wurde, wird er bearbeitet. Häufig muss der betreffende Techniker dazu bestimmte Dokumente ausfüllen, um sicherzustellen, dass alle Details der Aufgabe vollständig dokumentiert sind.

So kann der nächste Mitarbeiter, der den Auftrag bearbeitet, die vorherigen Arbeiten besser nachvollziehen und nahtlosdort weitermachen, wo der erste Techniker aufgehört hat.

7. Arbeitsauftrag prüfen

Der letzte Schritt bei der Erstellung eines Wartungsauftrags besteht in der Überprüfung der Auftragsdetails. Dies erfolgt durch den Manager, der den Auftrag ursprünglich geplant und zugewiesen hat.

Sie werden sicherstellen, dass die Arbeiten ausgeführt, die Checkliste vollständig ausgefüllt und die erforderlichen Dokumente des Technikers korrekt und vollständig erstellt wurden. Diese Informationen können sie auch nutzen, umeine Datenbank mit Arbeitsaufträgen zu erweitern und wichtige Wartungskennzahlenfür spätere Zwecke und Entscheidungsfindungen zu erfassen.

Ob Sie einen proaktiven/präventiven oder reaktiven/korrektiven Ansatz verfolgen Der Wartungsplan für Anlagenund die meisten Arbeitsaufträge für Reparatur- und Wartungsarbeiten folgen ähnlichen Kriterien und einem standardisierten Format. Dieses Format ermöglicht es allen Beteiligten, die richtigen Verfahren effizient einzuhalten.

Die wichtigsten Bestandteile von Wartungsaufträgen sind daher folgende:

• Anfordernder Akteur: Der Anfordernde ist die Person, die die Arbeitsanforderung stellt, bevor daraus ein Arbeitsauftrag wird. Dies kann eine Person innerhalb oder außerhalb des Unternehmens sein, die von dem betreffenden Fehler betroffen ist oder ihn identifiziert hat. Ihre Daten sollten im Arbeitsanforderungsdokument klar angegeben werden, einschließlich Informationen wie Name, Kontaktdaten (Telefonnummer und E-Mail-Adresse), Datum und Uhrzeit der Anforderung, die Abteilung, für die sie arbeitet (falls intern), usw. Durch die rechtzeitige Meldung von Problemen und Störungen können diese schneller und effizienter behoben werden.
• Problembeschreibung: Nachdem der Instandhaltungsleiter die Arbeitsanforderung des Auftraggebers erhalten und geprüft hat, beschreibt er das zu behebende Problem. Dies kann beispielsweise eine defekte Glühbirne, eine Fehlfunktion der Klimaanlage oder ein Totalausfall von Anlagen und Maschinen sein.
• Anlagendetails: Die Anlage, auf die sich der Arbeitsauftrag bezieht, wird identifiziert. Dies kann über einen OEM-Code (Original Equipment Manufacturer) oder einen anderen, zuvor zugewiesenen Anlagencode erfolgen. Zusätzlich wird der mit der Anlage verbundene Fehler identifiziert, damit der zuständige Techniker weiß, woran er arbeiten soll, sobald er den Arbeitsauftrag erhält.
• Zugewiesenes Personal: Das zugewiesene Personal ist für die Reparatur der defekten Maschine verantwortlich. Es gehört oft zu einem Team von Technikern mit unterschiedlichen Qualifikationen, von denen jeder auf einen bestimmten Bereich spezialisiert ist. Einige verfügen über mehr Erfahrung mit verschiedenen Maschinen als andere, weshalb die Zuweisung des richtigen Teammitglieds für die jeweilige Aufgabe so wichtig ist.
• Fälligkeitsdatum: Ein Wartungsauftrag enthält nach seiner Ausstellung auch ein Fertigstellungsdatum. Dies ist die voraussichtliche Zeit, die der Techniker benötigt, um das Problem mit dem defekten Gerät zu beheben.
• Benötigte Teile: Die für die Durchführung der jeweiligen Reparatur- und Wartungsarbeit erforderlichen Teile und Werkzeuge werden vom Instandhaltungsleiter im Arbeitsauftrag spezifiziert. Diese Spezifikation sollte Teil des umfassenderen Ersatzteillagerverwaltungsprozesses sein, der unter der Verantwortung des Instandhaltungsleiters steht.
• Abschlussdetails: Die Abschlussdetails des Arbeitsauftrags enthalten eine ausgefüllte Checkliste, die alle vom Techniker durchgeführten Arbeiten detailliert dokumentiert. Die Checkliste darf keine Schritte oder Punkte auslassen. Die Informationen zum Abschluss sollten das Fälligkeitsdatum dem Fertigstellungsdatum gegenüberstellen, um festzustellen, wie viel Zeit der Techniker benötigt hat und ob die Arbeiten innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens abgeschlossen wurden.

Anlagen: Der Techniker, der den Arbeitsauftrag bearbeitet, kann auch Anlagen auf einer digitalen Plattform, wie z. B. einem CMMS-System, einreichen. Diese können Dokumente, Checklisten, Fotos des Fehlers und der durchgeführten Arbeiten sowie andere Unterlagen enthalten, die für die Reparatur- und Wartungsaufgabe relevant sind.

Das Erstellen eines einzelnen Wartungsauftrags mag einfach und unkompliziert erscheinen. Die Auftragsverwaltung birgt jedoch einige wichtige Herausforderungen, insbesondere wenn es sich um Dutzende oder Dutzende von Aufträgen handelt.

Dies gilt insbesondere für papierbasierte oder tabellenkalkulationsbasierte Systeme, in denenInformationen nicht immer vollständig oder verfügbar sind . Auch die rechtzeitige Zuweisung dringender Arbeitsaufträge kann aufgrund unvollständiger Daten oder Verzögerungen bei der Erstellung und Verwaltung des Auftrags verzögert werden. Bei manuellen Systemen können diese Herausforderungen zukostspieligen Ausfallzeiten und teuren Reparaturenführen.

Andererseits können computergestützte Systeme den Prozess erheblich optimieren und einen reibungslosen Ablauf sowie eineffizientes Auftragsmanagement ermöglichen, wodurch Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil erlangen. Daher ist die Rolle eines CMMS für jeden Instandhaltungsvorgang und jede Auftragsbearbeitung absolut unerlässlich.

Miteiner digitalen und cloudbasierten Lösungkönnen Sie Arbeitsanfragen einfach empfangen, genehmigen, in Arbeitsaufträge umwandeln, jeden einzelnen Auftrag präzise zuweisen und dessen Fortschritt überwachen sowie die Fertigstellung schnell, zuverlässig und transparent planen.

Darüber hinaus ermöglichen CMMS-Systeme einen sofortigen Überblick über Ihre Betriebsabläufe durch übersichtlicheDashboards sowie Berichts- und Analysefunktionen. Letztendlich tragen sie zur Steigerung der Unternehmensleistung bei, da sie datengestützte Erkenntnisse liefern, die zu effizienteren Prozessen führen können. Dies lässt sich durch die Überwachung wichtiger Kennzahlen zur Anlagenleistung in Bezug auf Wartung, Reparaturen und alle damit verbundenen Aufgaben erreichen.

Die Wahl des richtigen CMMS-Systems für die Betriebs- und Wartungsanforderungen Ihres Unternehmens ist entscheidend. Wenn Sie sich fragen, wo Sie bei der Auswahl aus den verschiedenen Systemen anfangen sollen… Bei Systemen zur Verwaltung von Arbeitsaufträgenraten wir Ihnen, sich auf Ihre organisatorischen Bedürfnisse und Ihr Budget zu konzentrieren.

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Der Empfang solcher digitaler Arbeitsaufträge auf mobilen Endgeräten wie Smartphones, Smartwatches oder Tablets ermöglicht schnellere Reaktionszeiten und höhere Produktivität.

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