Qu’est-ce qu’un ordre de travail de maintenance ? Comprendre son importance

Un ordre de travail de maintenance formalise une demande d'intervention, formulée par un membre de l'organisation ou un intervenant extérieur, en un ordre de travail pour des activités de maintenance ou de réparation. Cesdemandes formellessont essentielles à la gestion des ressources de l'organisation, au suivi de l'avancement des travaux et à la conservation de l'historique des tâches réalisées.

Les ordres de travail de maintenance ont évolué,passant des systèmes traditionnels sur papier et stylo aux systèmes numériques sous la forme d'un système informatisé de gestion de la maintenance (CMMS), ce qui rationalise considérablement les processus de gestion des ordres de travail.

Ils éliminent la nécessité de suivre les dossiers papier des demandes d'intervention, car le logiciel CMMS conserve toutes les informations relatives aux besoins de maintenance ou de réparation des tâches dans un emplacement centralisé, basé sur le cloud.

Par conséquent, quelle que soit la présence d'une organisation possédant plusieurs actifs répartis sur différents sites et plusieurs équipes chargées des réparations et de la maintenance, les responsables de la maintenance peuventenvoyer des notifications en temps réelaux techniciens. Les principaux avantages sont une efficacité organisationnelle et opérationnelle accrue, une meilleure gestion des installations et une réduction des coûts. coût des temps d'arrêt non planifiés.

Partout où des équipements et des machines sont en place pour permettre les processus de production, des ordres de travail de maintenance sont nécessaires. Malheureusement, il n'existe pas desolution unique pour la maintenance. C'est pourquoi les organisations utilisent différents types d'ordres de travail de maintenance.

Cependant, tous ne se valent pas, et certains peuvent avoirdes conséquences coûteusesà long terme.

Nous abordons les différents types plus en détail ci-dessous.

• Maintenance préventive : Un ordre de travail de maintenance préventive est un ordre de travail émis et formellement approuvé de manière proactive, avant même qu’une panne d’équipement ne survienne. L’objectif principal de la maintenance préventive, dans le cadre de… Les meilleures pratiques de gestion des ordres de travailconsistent à planifier les interventions de maintenance et de réparation avant qu'un équipement ne tombe en panne ou ne cesse de fonctionner. Des actions de maintenance régulières, même minimes, permettent aux machines de fonctionner plus longtemps et de manière plus optimale qu'avec une maintenance réactive ou corrective.
• Maintenance corrective: La maintenance corrective, ou réactive, est une approche de maintenance inverse. Au lieu de planifier les interventions de maintenance et de réparation d'un équipement avant sa panne, elle vise à résoudre un problème après son apparition. Cela implique souvent l'arrêt de l'équipement pendant la réparation. De plus, si l'équipement est relié à d'autres équipements d'une chaîne de production, ces derniers seront également indisponibles. Ainsi, la maintenance corrective peut ralentir, voire interrompre complètement, les chaînes de production. En effet, des réparations sont effectuées alors que des mesures simples et efficaces, prises avant la panne, auraient permis de prévenir le problème.
• Maintenance prédictive : Bien qu’elle soit souvent regroupée avec la maintenance préventive, la maintenance prédictive mérite une analyse distincte. Il s’agit d’une méthode de prévision qui examine la durée de vie estimée de chaque équipement mécanique d’une organisation et vise à anticiper les pannes. Cette prévision peut s’appuyer sur différents critères, tels que la durée de vie prévue, les interventions de maintenance régulières et ponctuelles, etc. Une fois ces critères établis, il est possible de quasiment « prédire » les défaillances d’équipements afin de prendre les mesures nécessaires pour résoudre le problème en amont.
• Maintenance d'urgence: Comme son nom l'indique, la maintenance d'urgence consiste à effectuer des interventions sur un équipement de manière totalement imprévue. Il s'agit de situations inattendues qui surviennent à des moments imprévus et qui mobilisent souvent d'importantes ressources. Par exemple, un responsable de la maintenance peut recevoir une demande d'intervention d'urgence, qu'il formalise par un ordre de travail. Il devra ensuite affecter un technicien à cette intervention, le détournant ainsi d'autres tâches critiques et planifiées. Cela a des conséquences négatives importantes en termes de temps, de coûts et de ressources humaines.
• Maintenance conditionnelle : La maintenance conditionnelle est un autre type d’intervention. Elle est déclenchée par certains événements ou étapes clés. Par exemple, un équipement peut être déclenché lorsqu’il atteint un certain kilométrage, après un certain délai, lorsqu’il est temps de remplacer des ampoules, ou encore lorsqu’un équipement doit être lubrifié et nettoyé après l’identification de paramètres de temps et d’utilisation.

Quel que soit le type d'ordre de travail de maintenance utilisé dans votre organisation, ou même s'il s'agit d'une combinaison de plusieurs types, la plupart suivent un processus spécifique. Ci-dessous, nous décrivons ce processus. Processus de gestion des ordres de travailen sept étapes simples.

1. Identifier une tâche

La procédure de demande d'intervention de maintenance débute lorsqu'une tâche à effectuer est identifiée. Cette identification peut provenir d'un membre de l'organisation ou d'une personne extérieuremais liée à celle-ci.

Par exemple, si vous gérez un immeuble de bureaux équipé de plusieurs systèmes de climatisation et que l'un d'eux est défectueux, un locataire peut signaler le problème en identifiant la panne à résoudre. Il peut alors s'adresser au responsable de la maintenance ou à toute autre personne compétente au sein de l'entreprise, qui créera ensuite une demande d'intervention.

2. Créer une demande de maintenance

La création d'une demande de maintenance est l'étape suivante. Il est important de noter qu'unedemande de maintenance est différente d'un ordre de travail de maintenance. La demande initie simplement le processus et est envoyée à un responsable de la maintenance afin de déterminer si le problème nécessite une intervention, en fonction de plusieurs facteurs.

Ces facteurs incluent la gravité du problème, les ressources disponibles pour le résoudre, les coûts et les pièces détachées nécessaires, le personnel qui pourrait devoir être redéployé d'une tâche de maintenance en cours, etc.

3. Prioriser les ordres de travail

Si plusieurs demandes de maintenance arrivent simultanément, il est important de savoir comment prioriser les interventions. Pour ce faire, il convient d'évaluerla criticité relative des pannes concernées.

Il convient également d'évaluer leur coût pour votre organisation en analysant leurs répercussions à l'échelle de l'entreprise. Il est essentiel de prendre en compte le délai de réparation, les coûts associés (main-d'œuvre, matériaux et pièces détachées), la disponibilité des outils et d'autres critères.

Souvent, l'ordre de travail le plus critique est celui qui risqued'interrompre les opérations de l'organisation jusqu'à la réparation de la panne. À ce stade, les responsables de la maintenance créent un ordre de travail et prennent en charge les interventions réalisées dans le cadre de la maintenance préventive, corrective ou autre.

4. Planifier un ordre de travail de maintenance

Une fois qu'une demande de maintenance est transformée en ordre de travail et que ce dernier est priorisé, il convient de le planifier. La planification consiste à déterminer la date et l'heure d'exécution des travaux. Il est également conseillé d'estimer la durée d'exécution.

5. Attribuer un ordre de travail

Lorsqu'une intervention de maintenance est planifiée, l'étape suivante consiste à l'attribuer au membre d'équipe compétent. Les compétences étant diverses, il est important de confier l'intervention à un spécialiste possédant les aptitudes nécessaires pour la réaliser efficacement.

Il peut parfois être nécessaire de les détourner de leurs autres tâches. Cela implique de trouver un juste équilibre entre la gestiond'un problème critique et les interventions courantesque votre technicien traite habituellement.

Dans votre ordre de travail, vous devez préciser au technicien les attentes liées à la tâche en question.

Cela peut inclure l'ajout ou la jonction de documents tels que des manuels d'utilisation, des instructions et des directives, une liste de contrôle étape par étape, les pièces de rechange à utiliser pendant le processus, etc.

6. Achèvement de l'ordre de travail de maintenance

Une fois l'ordre de travail attribué à un membre de l'équipe concerné, il sera exécuté. Cela implique souvent que le technicien en question remplisse certains documents afin de consigner précisément les détails de la tâche.

Cela permet à la personne qui prendra ensuite le relais de mieux comprendre le travail effectué et de lepoursuivre là où le premier technicien l'a laissé.

7. Examiner l'ordre de travail

La dernière étape de la création d'un ordre de travail de maintenance consiste à en vérifier les détails. Cette vérification est effectuée par le responsable qui a initialement planifié et attribué l'ordre de travail.

Leur objectif sera de s'assurer que les travaux ont été effectués, que la liste de contrôle a été complétée et que la documentation requise par le technicien est exacte et complète. Ils pourront également utiliser ces informations pouralimenter une base de données d'ordres de travail afin de mesurer des indicateurs de maintenance importants,utiles ultérieurement pour la prise de décision.

Que vous suiviez une approche proactive/préventive ou réactive/corrective Le plan de maintenance des équipements, ainsi que la plupart des ordres de travail relatifs aux activités de réparation et de maintenance, présentent des critères similaires et suivent un format standardisé. Ce format permet à toutes les parties prenantes de suivre facilement et efficacement les procédures appropriées.

De ce fait, les éléments clés des ordres de travail de maintenance sont les suivants :

• Partie requérante : La partie requérante est la personne qui émet la demande d’intervention avant qu’elle ne devienne un ordre de travail. Il peut s’agir d’une personne extérieure ou interne à l’organisation, concernée par le problème ou l’ayant identifié. Ses coordonnées doivent être clairement indiquées dans le document de demande d’intervention, notamment son nom, ses coordonnées (numéro de téléphone et adresse électronique), la date et l’heure de la demande, son service (s’il s’agit d’une personne interne à l’organisation), etc. Un signalement rapide des problèmes et des incidents permet une résolution plus rapide et plus efficace.
• Description du problème : Après avoir reçu et examiné la demande d’intervention, le responsable de la maintenance décrit le problème à résoudre. Il peut s’agir, par exemple, d’une ampoule défectueuse, d’un système de chauffage, ventilation et climatisation en panne, ou encore d’équipements et de machines totalement hors service.
• Détails de l'équipement : L'équipement faisant l'objet de l'ordre de travail sera identifié. Cette identification peut se faire grâce à un code constructeur (OEM) ou à un autre code d'équipement qui lui a déjà été attribué. De plus, la panne relative à l'équipement sera identifiée afin que le technicien affecté sache précisément sur quoi intervenir dès réception de l'ordre de travail.
• Personnel affecté : Le personnel affecté est chargé de réparer la machine défectueuse. Il fait souvent partie d’une équipe de techniciens aux compétences variées, chacun étant spécialisé dans un domaine particulier. Certains peuvent avoir une expertise plus poussée que d’autres sur différentes machines ; c’est pourquoi il est essentiel d’affecter le bon membre de l’équipe à la tâche.
• Date d'échéance : Un ordre de travail de maintenance, une fois émis, comporte également une date d'exécution. Il s'agit d'une estimation du temps nécessaire au technicien pour résoudre le problème de l'équipement défectueux.
• Pièces requises : Les pièces et outils nécessaires à la réalisation de la réparation et de la maintenance seront précisés par le responsable de la maintenance dans l’ordre de travail. Cette spécification s’inscrit dans le cadre de la gestion des stocks de pièces détachées, sous la responsabilité du responsable de la maintenance.
• Détails d'exécution : Les détails d'exécution du bon de travail comprennent une liste de contrôle dûment remplie détaillant chaque aspect des travaux effectués par le technicien. Cette liste ne doit comporter aucune étape ni aucun élément manquant. Les informations relatives à l'exécution doivent inclure la date d'échéance par rapport à la date d'exécution afin de déterminer le temps consacré par le technicien et de vérifier si les travaux ont été réalisés dans les délais impartis.

Pièces jointes: Le technicien qui exécute l'ordre de travail peut également soumettre des pièces jointes à une plateforme numérique, telle qu'un système CMMS, qui peuvent inclure des documents, des listes de contrôle, des photos du défaut et des travaux effectués, ainsi que toute autre documentation pertinente pour la tâche de réparation et de maintenance.

Créer un ordre de travail de maintenance peut sembler simple et direct. Cependant, la gestion des ordres de travail présente des défis importants, surtout lorsqu'ils se chiffrent en dizaines ou en dizaines.

Cela est particulièrement vrai pour les systèmes papier ou de type tableur, oùles informations ne sont pas toujours complètes ou disponibles. De même, les ordres de travail urgents peuvent ne pas être attribués à temps en raison de données incomplètes ou de retards dans leur création et leur gestion. Avec les systèmes manuels, ces difficultés peuvent engendrerdes temps d'arrêt coûteux et des réparations onéreuses.

En revanche, les systèmes informatisés permettent de rationaliser considérablement le processus, en assurant un fonctionnement fluide etune gestion efficace des ordres de travail, ce qui confère aux entreprises un avantage concurrentiel. C'est là que le rôle d'un logiciel de GMAO devient absolument essentiel pour toute opération de maintenance et l'attribution des ordres de travail.

Grâce àune solution numérique et basée sur le cloudà votre disposition, vous pouvez facilement recevoir des demandes de travail, les approuver, les convertir en ordres de travail, les attribuer et suivre avec précision leur progression et planifier leur achèvement avec rapidité, fiabilité et transparence.

De plus, les systèmes de GMAO vous offrent une vue instantanée de vos opérations grâce àdes tableaux de bord intuitifs et des fonctionnalités de reporting et d'analyse. En définitive, ils contribuent à améliorer la performance de votre organisation en fournissant des informations basées sur les données, permettant ainsi d'optimiser vos processus. Ceci est possible grâce au suivi des indicateurs clés de performance des actifs liés à la maintenance, aux réparations et à toutes les opérations intermédiaires.

Choisir le bon logiciel de GMAO pour les besoins opérationnels et de maintenance de votre entreprise est crucial. Si vous vous demandez par où commencer pour choisir parmi les différentes solutions, vous êtes au bon endroit. Pour les systèmes de gestion des ordres de travail, nous vous conseillons de vous concentrer sur les besoins de votre organisation et sur votre budget.

Heureusement, il existe un logiciel de gestion des interventions (GMAO) parfaitement adapté à votre entreprise : le système GMAO de Fabrico. Cet outil performant se configure enun clin d'œilet permet aux responsables de maintenance de gérer plus efficacement les interventions.

Au final, les avantages pour votre organisation seront concrets et significatifs.

Vous bénéficierez d'opérations plus fluides, d'une réduction des temps d'arrêt et d'une gestion des actifs optimisée. De plus, grâce à la GMAO mobile de Fabrico, les techniciens et responsables de maintenance peuvent facilementcréer différents types d'ordres de travail en déplacement,à l'aide de QR codes scannés.

La réception d'un ordre de travail numérique sur un appareil mobile intelligent (smartphone, montre connectée ou tablette) garantit des temps de réaction plus courts et une productivité accrue.

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Si l'efficacité de la maintenance vous semble un objectif lointain et inaccessible, c'est probablement parce que vous avez jusqu'à présent utilisédes systèmes manuels et obsolètes basés sur le papier. Heureusement, une solution existe : l'adoption d'un logiciel de gestion des ordres de travail adapté.

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