Software de gestión de mantenimiento: guía del plan preventivo

Un software de gestión de mantenimiento, conocido en España como GMAO, administra todo el trabajo sobre máquinas e instalaciones. Sustituye los calendarios de pared, las hojas de Excel sueltas y las notas pegadas en la propia máquina.

Dentro de ese sistema, el software de mantenimiento preventivo es la parte que planifica. Genera las tareas cuando llega su vencimiento, las reparte entre los técnicos y guarda el resultado de cada una.

El resto del sistema cubre las averías, los repuestos y el historial del equipo. La distinción importa poco a la hora de comprar, porque el preventivo y el correctivo se registran sobre la misma máquina.

Frente a una hoja de cálculo, un programa de mantenimiento aporta tres cosas muy concretas:

• Las tareas aparecen solas cuando vence el intervalo, sin que nadie tenga que acordarse de crearlas.
• Queda constancia de la fecha, la persona, las mediciones y las fotos, que es justo lo que pide un auditor o una aseguradora.
• Los indicadores salen del trabajo real y no de una lista que alguien rellena a final de mes.

Conviene tener claro un límite desde el principio. Un plan preventivo reduce las averías evitables, pero no hace predecible una máquina cuyo fallo depende de la calidad del material o del ajuste del operario.

Por eso el preventivo se mide junto con lo que sigue parando la línea. Ese otro lado lo trata nuestro artículo sobre cómo reducir el tiempo de inactividad de las máquinas.

Toda tarea preventiva necesita un disparador. Un buen software de mantenimiento preventivo admite tres tipos de intervalo y permite combinarlos en la misma máquina.

El intervalo por calendario es el más fácil de montar y el que peor se ajusta a una máquina que unos meses trabaja a tres turnos y otros a uno. El de contador reparte el desgaste según el uso real, siempre que alguien aporte la lectura.

Esa lectura puede llegar a mano, desde el autómata de la máquina o desde un sensor. Cómo se capta ese dato lo explicamos en la guía de sistemas de monitorización de máquinas.

Cuatro pasos para montar el plan

1. Priorice los equipos. Empiece por las máquinas cuyo fallo detiene la producción o crea un riesgo de seguridad, no por las más fáciles de documentar.
2. Reúna las indicaciones del fabricante. El manual da los intervalos, los lubricantes y los pares de apriete, y es el punto de partida razonable.
3. Cree plantillas con listas de comprobación. Las máquinas iguales comparten una plantilla, en lugar de mantener cada tarea por separado.
4. Ajuste los intervalos con los resultados. Tres revisiones seguidas sin hallazgo apuntan a un intervalo corto, y una avería entre dos revisiones apunta a uno largo.

El cuarto paso es el que casi nadie da. Un plan copiado del manual y nunca revisado genera trabajo que no hace falta y deja sin cubrir el fallo que sí se repite.

Una buena plantilla define además qué repuestos hacen falta y cuánto dura la tarea. Sin esos dos datos, la planificación por turnos es una estimación y el cumplimiento cae por falta de material.

Reparta también las fechas a lo largo del año. Un plan que concentra la mitad del preventivo en enero y en julio se incumple por sí solo, por mucho que el sistema lo genere bien.

Si aún está diseñando el calendario, le servirá nuestro artículo sobre el plan de mantenimiento preventivo.

Un plan de mantenimiento vale lo que vale su ejecución. El indicador que lo mide es el cumplimiento del plan, que en muchas plantas se llama simplemente adherencia al preventivo.

La fórmula es sencilla: tareas cerradas dentro de plazo divididas entre las tareas vencidas en el periodo. Lo importante es fijar antes qué significa dentro de plazo, por ejemplo la misma semana o los tres días siguientes a la fecha prevista.

Un ejemplo con números de un mes cualquiera. En el mes vencieron 180 tareas preventivas: 150 se cerraron a tiempo, 18 con retraso y 12 no se hicieron.

La cifra del 83 % no es la parte interesante. Lo son las 12 tareas que no se hicieron y la pregunta de si caen siempre en los mismos equipos, en el mismo turno o en las mismas semanas del mes.

Ese filtro cuesta una tarde en Excel y dos clics en un software de gestión de mantenimiento. Cuando el patrón se repite, el problema suele estar en la capacidad o en la planificación, no en los técnicos.

Con qué acompañar el cumplimiento

El cumplimiento por sí solo se puede maquillar cerrando tareas sin hacerlas. Por eso conviene mirarlo junto a dos o tres números más.

• Porcentaje de trabajo planificado sobre el total de horas de los técnicos.
• Averías en equipos con preventivo al día, que indican si el plan cubre lo que de verdad falla.
• Paradas de la línea, que son el efecto que la dirección quiere ver y que se siguen mes a mes con el cálculo del OEE.

Casi todas las demos enseñan un calendario bonito. Estos puntos deciden si el programa de mantenimiento funcionará en su planta:

• Los tres tipos de intervalo en el mismo sistema, no solo el de calendario.
• Plantillas con listas de comprobación que se apliquen de golpe a muchas máquinas iguales.
• Ejecución desde el móvil junto al equipo, con fotos y mediciones, en lugar de apuntar en papel y pasarlo luego al ordenador.
• Del hallazgo a la orden: si una revisión detecta un defecto, el técnico debe poder abrir ahí mismo la orden correctiva.
• Carga por turno: la planificación debe mostrar quién está disponible y quién ya va sobrecargado.
• Repuestos en la tarea, para que el material esté preparado antes de la fecha prevista.
• Pruebas y exportación para auditorías, aseguradoras y clientes, con fecha, persona y resultado.
• Idiomas de la interfaz, para que cada técnico trabaje en el suyo.

Pregunte también cómo se pasa el plan actual al sistema. Una importación de equipos y tareas desde Excel ahorra semanas frente a teclearlo todo.

Confirme qué formato de fichero acepta y quién se encarga de la carga.

En la demo, pida que le monten una tarea suya de principio a fin. Elija una máquina real, con su intervalo por contador y su lista de comprobación, en lugar de mirar el ejemplo que trae el proveedor.

Y no empiece por toda la planta. Una línea, un plan preventivo y un mes de datos bastan para saber si el sistema encaja con la forma de trabajar de su equipo.

Lo que conviene acordar antes de firmar

Implique pronto al comité de empresa o a los delegados de personal. Cuando los tiempos, las órdenes o los informes puedan atribuirse a trabajadores concretos, la representación de los trabajadores tiene derecho a emitir un informe previo, según el artículo 64.5.f) del Estatuto de los Trabajadores, y el RGPD exige además una finalidad determinada, explícita y legítima para esos datos.

Ponga por escrito quién accede a qué, a qué nivel se analiza el trabajo y cuánto tiempo se conservan los datos. Los puntos habituales de esa conversación están en nuestra guía de aprobación con el comité de empresa.

Por último, mire cómo se conecta el mantenimiento con la producción. Si su planta ya trabaja con órdenes de fabricación, compruebe la integración con el sistema de ejecución de la fabricación.

Fabrico cubre la gestión del mantenimiento con plan anual de preventivo, tareas recurrentes con plantillas y listas de comprobación, tareas condicionales y flujos de aprobación. Los técnicos trabajan en las apps de iOS y Android o en la versión web, con códigos QR en máquinas y repuestos.

La planificación muestra los turnos y avisa cuando una persona queda sobrecargada. El almacén lleva mínimos y máximos por artículo y anota el consumo de repuestos en cada orden de trabajo.

Como Fabrico recoge también datos de máquina y OEE desde PLC, sensores IoT y cámaras, usted ve qué equipo sigue parando pese a tener el preventivo al día. Con ese dato, el equipo de mantenimiento crea la orden correctiva para esa máquina.

Conviene decir también qué no hace. Fabrico no ofrece mantenimiento predictivo estándar ni un módulo de planificación de la producción, y tampoco tiene modo sin conexión ni pedidos automáticos al proveedor.

La interfaz está disponible en varios idiomas y Fabrico cuenta con la certificación ISO/IEC 27001. La página de mantenimiento preventivo resume las funciones del plan.

Vea su propio plan preventivo en Fabrico. Reserve una demo de 30 minutos con un consultor de Fabrico, sin compromiso.

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