Jak uruchomić system CMMS w 30 dni: sekwencja wdrożenia, która działa

Uruchomienie systemu CMMS w ciągu trzydziestu dni jest możliwe dla producentów posiadających mniej niż 500 aktywów, jedną lokalizację i zaangażowanego kierownika ds. utrzymania ruchu, który przeznacza 20 godzin tygodniowo na wdrożenie. Wymaga to wyboru chmurowego systemu CMMS z udokumentowaną historią szybkich wdrożeń, ograniczenia początkowego uruchomienia wyłącznie do podstawowych funkcji oraz powstrzymania się od pokusy konfigurowania każdej funkcji przed uruchomieniem systemu.

30-dniowy harmonogram wydłuża się do 60, 90 dni, gdy: liczba aktywów przekracza 1000 i wymaga znacznego przygotowania danych, integracja ERP jest wymagana od pierwszego dnia, a nie w drugiej fazie, organizacja wymaga dokumentacji walidacyjnej w celu zapewnienia zgodności z przepisami lub nie ma dedykowanego osoby odpowiedzialnej za wdrożenie, posiadającej uprawnienia decyzyjne.

Producenci potrzebujący 30-dniowego uruchomienia muszą mieć pełną kontrolę nad zakresem, należy uruchomić system z zarządzaniem zleceniami roboczymi, harmonogramem prac konserwacyjnych i dostępem mobilnym 30. dnia, a następnie w ciągu 5, 12 tygodni dodać zarządzanie zapasami, integrację z zaopatrzeniem i zaawansowane raportowanie.

Funkcjonalny system podstawowy z wysokim poziomem akceptacji przez techników zawsze wygrywa z w pełni funkcjonalnym systemem z niskim poziomem akceptacji.

Dni 1 do 7, fundament: dzień 1, rozpoczęcie z dostawcą i wyznaczenie wewnętrznego właściciela wdrożenia. Dni 2 do 3, eksport istniejącej listy aktywów z dowolnego systemu, w którym jest ona obecnie przechowywana (ERP, arkusz kalkulacyjny, papier). Dni 4 do 5, czyszczenie danych aktywów i przygotowanie pliku importu.

Dni 6 do 7, import aktywów i konfiguracja hierarchii aktywów w CMMS. Cel: załadowanie wszystkich aktywnych aktywów z lokalizacją i krytycznością. Dni 8 do 14, konfiguracja: dni 8 do 9, konfiguracja kont użytkowników, ról i uprawnień. Dni 10 do 11, załadowanie harmonogramów konserwacji konserwacyjnej dla 20 najważniejszych aktywów.

Dni 12 do 13, konfiguracja typów zleceń roboczych, poziomów priorytetów i formularzy realizacji. Dzień 14, wewnętrzne testy z kierownikiem ds. utrzymania ruchu i jednym doświadczonym technikiem.

Cel: poprawne generowanie harmonogramów konserwacji konserwacyjnej i możliwość zamknięcia zleceń roboczych od początku do końca. Dni 15 do 21, szkolenie: dni 15 do 16, szkolenie kierowników ds. utrzymania ruchu i liderów zespołów. W dniach 17, 18: szkolenie techników utrzymania ruchu z obsługi aplikacji mobilnej.

W dniach 19, 20: szkolenie operatorów w zakresie składania zleceń roboczych. W dniu 21: pełny test zespołu, przetwarzanie 10 przykładowych zleceń roboczych.

Cel: każdy użytkownik zrealizował co najmniej 3 zlecenia robocze w systemie. W dniach 22, 30, uruchomienie: w dniu 22: system zostaje uruchomiony jako system rejestrujący wszystkie nowe zlecenia robocze.

W dniach 23, 28: właściciel wdrożenia jest dostępny w pełnym wymiarze godzin, aby odpowiadać na pytania dotyczące wsparcia. W dniach 29, 30: pierwszy cotygodniowy przegląd zgodności z planem konserwacji (PM) i otwartego rejestru zleceń roboczych.

Cel: 100% prac konserwacyjnych realizowanych w systemie CMMS, brak papierowych zleceń roboczych.

Decyzja 1, dedykowany właściciel: wdrożenie zakończy się sukcesem lub porażką w zależności od tego, czy jedna osoba będzie nim w pełni zarządzać przez 30 dni. Kierownik ds. utrzymania ruchu, który prowadzi wdrożenie z 20% uwagi, równolegle z pełnymi obowiązkami operacyjnymi, rutynowo potrzebuje od 90 do 180 dni.

Decyzja 2, dyscyplina zakresu: określ zakres uruchomienia na piśmie przed 1. dniem i odrzuć wszelkie dodatki do zakresu do 30. dnia. Rozrost zakresu jest główną przyczyną przekształcania się wdrożeń 30-dniowych w wdrożenia 90-dniowe.

Decyzja 3, zaangażowanie technika: zaangażuj dwóch techników utrzymania ruchu jako partnerów projektowych od 8. dnia. Technicy, którzy pomagają skonfigurować system, stają się liderami adopcji; technicy, którzy otrzymują system jako gotowy produkt, stają się opornikami.

Decyzja 4, okres równoległego działania: utrzymuj stary system (nawet arkusz kalkulacyjny) działający w trybie tylko do odczytu przez 14 dni po uruchomieniu jako siatkę bezpieczeństwa. Zmniejsza to niepokój technika i umożliwia szybką weryfikację dokładności migracji danych.

Decyzja 5, przegląd 30. dnia: zaplanuj formalny przegląd na 30. dzień z kierownikiem ds. utrzymania ruchu, kierownikiem zakładu i kierownikiem ds. obsługi klienta. Przeanalizuj wskaźnik zgodności konserwacji konserwacyjnej (PM), wolumen zleceń roboczych, wskaźnik wdrożenia techników oraz wszelkie nierozwiązane problemy z konfiguracją. To spotkanie ustala odpowiedzialność wszystkich stron i ustala harmonogram ciągłego doskonalenia wydajności.