Превърнете престоите в число, по което екипът може да действа.
Заявете демоПовечето екипи за поддръжка в производството подготвят отчети.
Повечето от тези отчети не водят до съществени решения.
Пропастта между съставянето на отчет и съставянето на полезен отчет не е проблем на форматирането.
Това е проблем на целта.
Отчет за поддръжка, който събира броя завършени наряди, процентите на изпълнение на плановата поддръжка (PM) и общите разходи за части за предишния месец, описва миналото точно.
Той не казва на читателя какво да направи по различен начин следващия месец.
Отчет за поддръжка, който идентифицира кои конкретни активи са причинили най-голям престой през миналия месец, кои видове повреди са се повтаряли въпреки активните програми за планова поддръжка и кои категории разходи за поддръжка имат нежелана тенденция, дава на читателя конкретна програма за подобрения.
Първият отчет удовлетворява изискване за отчитане.
Вторият позволява вземане на управленско решение.
Изграждането на отчети, които позволяват вземане на решения, вместо просто да удовлетворяват изисквания, е умението, което развива това ръководство.
Тип 1: Оперативен отчет
Оперативният отчет е инструмент за управление на поддръжката на смяна или за ежедневна употреба.
Аудиторията му са мениджърът по поддръжката и старшите ръководители на поддръжката.
Целта му е да покаже текущото състояние на изпълнение на поддръжката, за да може мениджърът по поддръжката да насочи вниманието на екипа към отворените задачи с най-висок приоритет.
Оперативният отчет трябва да се генерира ежедневно или при всяка смяна.
Той трябва да съдържа опашката с отворени наряди, с нива на приоритет и възраст (колко дни са отворени).
Той трябва да показва PM нарядите, които са предвидени през следващите седем дни.
Той трябва да подчертае всички просрочени PM за активи на ниво 1.
Трябва да покаже текущото съотношение планирани/реактивни за подвижния седемдневен период.
Трябва да маркира всички аларми от мониторинга на състоянието, които все още не са довели до завършен наряд.
Оперативният отчет е табло за управление (dashboard), не документ.
Той се променя всяка смяна и се разглежда за под пет минути от мениджър по поддръжката, който знае какво търси.
Тип 2: Отчет за ефективност
Отчетът за ефективност е инструмент за управление за седмични или месечни прегледи.
Аудиторията му са ръководителят на завода, мениджърът по поддръжката и екипът по управление на производството.
Целта му е да покаже дали представянето на програмата за поддръжка се подобрява, е стабилно или намалява спрямо ключовите водещи и закъсняващи индикатори.
Отчетът за ефективност трябва да се генерира седмично за оперативни прегледи и месечно за управленски преглед.
Той трябва да съдържа осемте KPI за поддръжка от рамката на KPI таблото: OEE, MTBF, MTTR, съотношение планирани/реактивни, спазване на PM по ниво на активи, време за реакция при аларма от състоянието, часове в беклог на поддръжката и процент успешно отстраняване при първо посещение.
Той трябва да показва всеки KPI спрямо целта и спрямо предходния период, с ясен статус тип светофар, указващ дали представянето е на път, приближава прага или е под прага.
Той трябва да включва кратък текстов раздел, който идентифицира трите най-значими събития в поддръжката за периода, техните коренни причини и предприетите или планирани действия.
Трябва да идентифицира възникващи 'Bad Actor' активи, които се движат към върха на класацията по непланирани престои преди да са натрупали достатъчно история, за да са статистически значими.
Тип 3: Финансов отчет
Финансовият отчет е инструмент за изпълнителното управление с месечна или тримесечна честота.
Аудиторията му са директорът на операциите, директорът на завода и финансовият екип.
Целта му е да свърже представянето на програмата за поддръжка с финансовите резултати на езика, който използват финансовите заинтересовани страни при оценка на инвестициите и оперативната ефективност.
Финансовият отчет трябва да се генерира месечно.
Той трябва да съдържа разходите за поддръжка на единица произведено количество, с тенденция през последните 12 месеца.
Трябва да покаже премията за реактивна поддръжка, изчислявайки колко от бюджета за поддръжка е бил изразходван за реактивни ремонти, които биха стрували значително по-малко, ако бяха извършени като планирани интервенции.
Трябва да покаже възстановената производствена стойност чрез подобрение на OEE, изразявайки подобрението на наличността (Availability) в евро като допълнителна производствена стойност от съществуващия активен парк.
Трябва да покаже отклоненията на бюджета за поддръжка спрямо плана, с конкретни обяснения за съществените отклонения.
Трябва да включва прогнозен раздел, проектиращ въздействието върху разходите за поддръжка на известни предстоящи големи събития по поддръжката.
Финансовият отчет не използва жаргон от поддръжката.
MTTR се изразява като въздействие върху разходите от продължителността на ремонта, а не като брой минути.
Спазването на PM се изразява като стойност на предотвратените непланирани повреди, а не като процент.
OEE се изразява като възстановена или изложена на риск производствена стойност, а не като процент.
Данни, необходими за оперативния отчет
Опашка с работни наряди с дата на отваряне, ниво на приоритет, назначен техник и текущ статус.
График на PM с срокове, ниво на критичност на актива и статус на завършване.
Регистър на алармите от мониторинга на състоянието с дата на алармата, актив, степен на сериозност на алармата и статус на отговарящия работен наряд.
Тези данни съществуват във всяка CMMS, която се използва с разумна пълнота от екипа по поддръжката.
Оперативният отчет може да се генерира само от данни в CMMS.
Данни, необходими за отчета за ефективност
Дванадесет седмици история на работните наряди с точни времеви марки за създаване, назначаване и затваряне на нарядите.
Записи за завършване на PM с крайни дати и действителни дати на завършване.
Кодове за повреди с необходимата специфичност за анализа на MTBF и на 'Bad Actor' активите.
Записи за работно време с реална, а не с приблизителна продължителност.
Отчетът за ефективност изисква исторически данни за поддръжката, които са пълни и точно кодирани.
Общи кодове за повреди и липсващи записи за работно време водят до отчет за ефективност, който описва обеми дейности, а не представянето на програмата за поддръжка.
Данни, необходими за финансовия отчет
Общо разходи за поддръжка по категории: вътрешен труд при пълно натоварване на ставките, външни части и материали по фактическа цена на покупка, фактури от подизпълнители и външни услуги и евентуални премии при спешни поръчки.
Общ производствен обем в единици или часове за отчетния период.
Данни за OEE по производствена линия, като компонентът Availability (наличност) е конкретно приписан на загуби, свързани с поддръжката.
Финансовият отчет изисква интегриране на данни за поддръжката от CMMS с данни за разходите от финансовата система и данни за производството от платформата за OEE.
Тази интеграция е основното техническо предизвикателство при финансовото отчитане на поддръжката и причината повечето производствени операции да не го правят рутинно.
Структура на оперативния отчет
Оперативният отчет е структуриран списък, не повествователен документ.
Раздел 1: Просрочени и високоприоритетни работни наряди. Формат списък, сортиран по дни просрочени.
Раздел 2: PM наряди, дължащи се през следващите седем дни. Формат списък, сортиран по ниво на критичност на актива, първо ниво 1.
Раздел 3: Непотвърдени аларми от мониторинга на състоянието. Формат списък, сортиран по възраст на алармата.
Раздел 4: Съотношение планирани/реактивни за текущата смяна. Един показател със стрелка за тенденция.
Раздел 5: Флагове за липса на части. Всеки отворен наряд, чието изпълнение е блокирано от недостиг на части.
Общо време за прочитане за мениджър по поддръжката, който познава процеса: под пет минути.
Структура на отчета за ефективност
Отчетът за ефективност е структуриран контролен панел с кратък повествователен раздел.
Раздел 1: Табло с KPI. Осем KPI в таблица с текуща стойност, цел, стойност за предходния период и статус тип светофар.
Раздел 2: Графика на тенденцията на OEE. Подвижна 12-седмична тенденция на OEE по производствени линии с референтна линия за цел.
Раздел 3: Трите най-значими непланирани повреди. Кратко описание на всяко основно събитие с повреда, неговата коренна причина и предприетото корективно или превантивно действие.
Раздел 4: Наблюдателен списък на 'Bad Actor' активите. Всеки актив, който се доближава до върха на класацията по непланирани престои и заслужава проактивно внимание от ръководството.
Раздел 5: Спазване на PM по ниво на активите. Стълбовидна диаграма, показваща процентното изпълнение на PM за активи от Ниво 1, Ниво 2 и Ниво 3 спрямо минимален праг от 85%.
Общо време за прочитане за ръководител на завод: под 10 минути.
Структура на финансовия отчет
Финансовият отчет е структурирано финансово резюме с кратък раздел за подобрения.
Раздел 1: Тенденция на разходите за поддръжка на единица произведено. 12-месечна стълбовидна диаграма с референтна линия за индустриален бенчмарк.
Раздел 2: Разпределение планирани срещу реактивни разходи. Текущ месец и 12-месечна тенденция на планираните и реактивните разходи за поддръжка, с експлицитно изчислена реактивна премия.
Раздел 3: Финансово въздействие на OEE. Подобрението на наличността (Availability) изразено като възстановена производствена стойност. Оставащата разлика в OEE изразена като възстановима производствена стойност.
Раздел 4: Отклонения в бюджета. Фактическо спрямо планирано изразходване за поддръжка с конкретно обяснение за отклонения над 10%.
Раздел 5: Перспективен поглед. Планирани големи събития по поддръжката през следващото тримесечие с оценени разходи и въздействие върху производството.
Общо време за прочитане за директор по операциите: под 15 минути.
Процес за отчетност на поддръжката, който изисква ръчно събиране на данни от множество източници всяка седмица, създава два проблема.
Времето за компилация поглъща управленски ресурси, които трябва да се насочат към дейности по подобрение, а не към административно сглобяване.
Ръчното сглобяване въвежда риск от грешки, несъответствия и селективно подбиране на данни, което с времето намалява доверието на заинтересованите страни в отчетите.
Целевото състояние за отчитане на производствената поддръжка е автоматичното генериране от живи данни в CMMS и OEE.
Оперативни отчети, които се обновяват автоматично от опашката с работни наряди в CMMS при всяка смяна.
Отчети за ефективност, които се генерират от CMMS в края на всяка седмица чрез изпълнение на предварително конфигурирани заявки срещу историята на работните наряди и изпълнението на PM.
Финансови отчети, които извличат данни за разходите за поддръжка от финансовата система, данни за OEE от платформата за мониторинг на производството и данни за продукцията от CMMS автоматично в края на месеца.
Степента, в която тази автоматизация е постижима, зависи от интеграцията между CMMS, платформата за OEE и финансовата система.
Унифицирана платформа, в която данните от CMMS и OEE споделят една и съща среда, значително намалява работата по интеграция, необходима за автоматизирано отчитане, в сравнение с три отделни системи, които трябва да бъдат свързани ръчно.
Грешка 1: Отчитане на дейности вместо резултати
Отчет, който брои завършените работни наряди, изпълнените PM задачи и изразходваните части, описва дейността по поддръжката.
Той не описва дали тази дейност е довела до очаквания резултат: по-малко повреди, по-ниски разходи, по-добър OEE.
Отчитането на дейности удовлетворява изисквания за съответствие.
Отчитането на резултати позволява вземане на управленски решения.
Грешка 2: Използване на един и същ отчет за всички аудитории
Подробен оперативен отчет, изпратен на директора на операциите, дава повече информация, отколкото му е необходима, и по-малко финансов контекст, отколкото той изисква.
Финансово резюме, изпратено на мениджъра по поддръжката, предоставя по-малко оперативни детайли, отколкото му трябват, и няма нужната детайлност за ежедневни управленски решения.
Правилният тип отчет за всяка аудитория не е въпрос на предпочитание.
Той е функция на това какви решения трябва да вземе всяка аудитория въз основа на отчета.
Грешка 3: Отчитане без цели
Отчет за поддръжка, който показва, че MTTR е 94 минути, комуникира едно число.
Отчет, който показва, че MTTR е 94 минути спрямо цел от 65 минути, което е увеличение от 81 минути през миналия месец, и че увеличението е съсредоточено в повреди на хидравличната система, комуникира проблем, тенденция и посока за разследване.
Всеки показател в отчета за поддръжката трябва да има цел.
Без цели, показателите описват текущото състояние, без да указват дали то е приемливо.
Грешка 4: Изграждане на отчети върху лошо качество на данните
Отчет за ефективност, изграден от работни наряди с общи кодове за повреди, дава изчисление на MTBF, което обединява всички видове повреди и не може да идентифицира кои конкретни видове повреди задвижват агрегатната тенденция.
Подобряването на качеството на отчетите за поддръжка започва с подобряване на качеството на данните за поддръжката.
По-конкретно: специфичността на кодовете за повреди, точността на данните за работното време и записването на коренните причини в записите на работните наряди.
Тези полета са суровината, от която се изграждат смислени отчети за поддръжка.
Колко време трябва да отнема изготвянето на отчет за поддръжка?
Оперативен отчет, който се автоматизира от живи данни в CMMS, не трябва да изисква ръчно време за подготовка.
Отчет за ефективност, генериран чрез изпълнение на предварително конфигурирани заявки в CMMS, трябва да отнема под 30 минути, включително краткия повествователен раздел.
Финансов отчет, който изисква интеграция на данни от CMMS, OEE и финансова система, в момента отнема от два до четири часа в повечето производствени организации, където тази интеграция не е автоматизирана.
Ако отчитането на поддръжката отнема значително управленско време всяка седмица, процесът на отчитане не е достатъчно автоматизиран и инвестицията във автоматизация ще възвърне времето за отчитане в рамките на седмици.
Кой е най-важният показател, който да се включи във всеки тип отчет за поддръжка?
За оперативни отчети: просрочени PM наряди за активи от ниво 1. Това е най-действената водеща индикация за мениджъра по поддръжката.
За отчети за ефективност: спазване на PM по ниво на критичност на активите. Това е водещият индикатор, който най-добре прогнозира честотата на непланирани повреди в близко бъдеще.
За финансови отчети: тенденцията на разходите за поддръжка на единица произведено. Това е показателят, който най-пряко свързва ефективността на програмата за поддръжка с финансовите резултати на езика, който използват директорите по операциите и финансовите екипи.
Трябва ли отчетите за поддръжка да се споделят с екипа по производство?
Да. Споделянето на отчета за ефективност с екипа по управление на производството на седмична оперативна среща изгражда съвместна отговорност за OEE и представянето на поддръжката, което намалява конфликтите при планирането между производство и поддръжка, основната причина за отлагане на PM.
Ръководителите на производството, които виждат същите данни за представянето на поддръжката, каквито вижда мениджърът по поддръжката, са по-добре позиционирани да разберат защо прозорците за планирана поддръжка са важни и по-склонни да подкрепят тяхната защита в производствения график.
Отчет за поддръжка, който никой не чете, е документ. Отчет за поддръжка, който променя това, което някой ще направи следващата седмица, е управленски инструмент. Разликата е дали описва миналото точно или конкретно осветлява бъдещето.
Вижте как Fabrico обединява OEE и поддръжката в една платформа.
Поискайте демо
Вход
Блог
