REACH (Rejestracja, Ocena, Autoryzacja i Ograniczanie Substancji Chemicznych) oraz RoHS (Ograniczenie substancji niebezpiecznych) narzucają obowiązki zgodności wykraczające poza projektowanie produktu i dotyczą operacji związanych z utrzymaniem produkcji w sposób, którego wielu producentów nie docenia.
Obowiązki dotyczące substancji wzbudzających bardzo duże obawy (SVHC) w ramach REACH dotyczą chemikaliów stosowanych w konserwacji: smary, środki czyszczące, preparaty antykorozyjne oraz chemikalia procesowe używane przy pracach konserwacyjnych mogą zawierać SVHC, co wymaga powiadomienia przez dostawcę i obowiązków komunikacji z klientem.
Artykuł 33 REACH wymaga, aby każdy wyrób zawierający >0,1% m/m SVHC był zgłaszany w łańcuchu dostaw, części zamienne używane przy konserwacji (o-ringi/pierścienie uszczelniające, uszczelki, powłoki), które zawierają SVHC, tworzą obowiązki komunikacyjne.
RoHS 3 (dyrektywa 2015/863/UE) ogranicza substancje niebezpieczne w sprzęcie elektrycznym i elektronicznym, co obejmuje znaczną część części zamiennych do konserwacji: płytki drukowane, kable, czujniki, silniki i elementy sterujące muszą być zgodne z RoHS dla sprzętu wprowadzanego na rynek UE.
System CMMS wspiera zgodność poprzez przechowywanie deklaracji materiałowych na poziomie części zamiennych, oznaczanie elementów zawierających SVHC w zleceniach roboczych oraz śledzenie statusu zgodności RoHS części elektrycznych, zapobiegając przypadkowemu użyciu niezgodnych części w urządzeniach przeznaczonych na rynek UE.
Praktycznym wyzwaniem związanym ze zgodnością z REACH podczas prac utrzymaniowych jest ustalenie, które części zamienne w magazynie zawierają SVHC.
Środki smarne i chemikalia procesowe są zazwyczaj objęte kartami charakterystyki (SDS), które ujawniają zawartość SVHC, ale artykuły (części mechaniczne, uszczelki, uszczelniacze, powłoki) mogą zawierać SVHC bez uruchamiania wymogu sporządzenia karty charakterystyki, producent jest zobowiązany do ujawnienia takich informacji na żądanie, jednak rzadko oznacza części jako zawierające SVHC z własnej inicjatywy.
CMMS może wspierać zgodność z REACH poprzez przechowywanie deklaracji SVHC na poziomie rekordu części: gdy część trafia do magazynu, karta charakterystyki lub deklaracja SVHC od dostawcy jest dołączana do rekordu części w CMMS. Zlecenia robocze wykorzystujące części zawierające SVHC mogą wyświetlać ostrzeżenie wymagające potwierdzenia przez technika zapoznania się z zagrożeniem chemicznym i zasadami unieszkodliwiania.
Dla producentów dostarczających produkty klientom w UE, prowadzone w CMMS rejestry SVHC dla części włączonych do produktów klienta wspierają obowiązek komunikacji w łańcuchu dostaw wynikający z art. 33, na żądanie klienta można wygenerować raport zawartości SVHC dla każdego produktu lub typu urządzenia.
To funkcjonalność, której większość dostawców CMMS nie eksponuje, ale można ją skonfigurować w dowolnym systemie z możliwością dołączania dokumentów i powiadomień w zleceniach roboczych.
Śledzenie zgodności z RoHS dla części zapasowych jest istotne dla producentów dostarczających sprzęt elektryczny i elektroniczny na rynki UE, którzy mogą używać części zapasowych niezgodnych z RoHS podczas napraw gwarancyjnych lub serwisowych.
Problem związany z RoHS jest konkretny: użycie części naprawczych niezgodnych z RoHS w sprzęcie pierwotnie wprowadzonym na rynek UE jako zgodny z RoHS może stworzyć ryzyko niezgodności, naprawiony sprzęt ponownie trafia na rynek UE, a producent zmienił skład substancji.
Rejestry części zapasowych w CMMS powinny zawierać pole statusu zgodności RoHS z wartościami: zgodny, niezgodny, zwolniony (z odpowiednim odniesieniem do wyłączenia) lub nieznany (oczekujące potwierdzenie). Części o nieznanym statusie RoHS powinny uruchamiać procedurę żądania deklaracji od dostawcy.
Zlecenia robocze dotyczące napraw sprzętu wprowadzonego na rynek UE powinny oznaczać wszelkie wymagane części niezgodne i wymagać autoryzacji przed kontynuowaniem lub zastąpienia ich zgodnymi alternatywami.
Taki poziom śledzenia zgodności wspieranego przez CMMS jest częstszy w produkcji elektroniki klasy 1 (tier 1) i w produkcji elektrycznych komponentów motoryzacyjnych niż w ogólnym utrzymaniu ruchu przemysłowego, ale obowiązek zgodności istnieje niezależnie od tego, czy CMMS to śledzi.
Producenci działający na rynku UE, którzy nie przeprowadzili audytu zapasów części pod kątem substancji SVHC i statusu RoHS, mają lukę w zgodności, którą wdrożenie CMMS daje możliwość zamknięcia.