Większość zakładów produkcyjnych ma na papierze program konserwacji zapobiegawczej, który w praktyce nie daje oczekiwanych efektów. Luka między zaprojektowanymi a wykonywanymi programami konserwacji zapobiegawczej (PM) ma trzy przyczyny u źródła. Nierealistyczne harmonogramowanie PM: programy PM odziedziczone po producentach urządzeń zawierają setki zadań o częstotliwościach wynikających bardziej z ochrony przed odpowiedzialnością prawną niż z rzeczywistości operacyjnej.
Zakład mający 2 000 zadań PM i zespół mogący wykonać 800 zadań miesięcznie jest strukturalnie nastawiony na 40% zgodności niezależnie od wysiłku. Pierwszym zadaniem przy projektowaniu PM nie jest tworzenie kolejnych zadań, lecz eliminowanie lub wydłużanie interwałów niskowartościowych PM, aby program był wykonalny.
Błędy w projektowaniu zadań: zadania PM typu „sprawdź pasek” lub „skontroluj łożysko” dają technikom niewystarczające wskazówki do konsekwentnego wykonania. Skuteczne zadania PM określają metodę pomiaru, kryteria akceptacji oraz wymagane działania w przypadku odchylenia od specyfikacji. Niejasne zadania prowadzą do niespójnego wykonania i bezużytecznej dokumentacji wykonania.
Brak dyscypliny w realizacji: programy PM bez egzekwowanych standardów ukończenia przechodzą w selektywną zgodność, w której wykonywane są łatwe zadania, a trudne narastają jako zaległe. Wymuszanie ukończenia PM przez CMMS, wymagające wypełnienia konkretnych pól przed oznaczeniem zadania jako zakończone, zapobiega tej degradacji.
Projektowanie efektywnych zadań PM opiera się na strukturze składającej się z pięciu elementów. Zakres: dokładnie, co zostanie wykonane w zadaniu, określając budżet czasowy i zapobiegając rozszerzaniu zakresu prac. Wymagania wstępne: wymagany stan maszyny, niezbędne narzędzia, części, które muszą być dostępne, oraz wymagane pozwolenia bezpieczeństwa.
Procedura: ponumerowane kroki w kolejności z określeniami dla każdego mierzalnego parametru, nie „skontroluj łożyska”, lecz „zmierz drgania łożyska w punkcie A z celem poniżej 4 mm/s RMS, podejmij działania eskalacyjne, jeśli wynik przekroczy 6 mm/s”. Dokumentacja: konkretne pomiary do zarejestrowania, zaobserwowane warunki, wymienione części i wszelkie nieprawidłowości.
Kryteria zakończenia: co musi być spełnione, aby zadanie zostało uznane za zakończone, w tym utworzenie zlecenia naprawczego, jeśli pomiary są poza specyfikacją. Formularze PM w systemie CMMS, które wymuszają tę strukturę poprzez wymaganie wypełnienia określonych pól przed zamknięciem zlecenia roboczego, generują zapisy utrzymania przydatne do analizy awarii i usprawniania programu PM.
Dodatkowe 60 sekund na każde zadanie PM potrzebne do wypełnienia danych ustrukturyzowanych zamiast notatek w formie wolnego tekstu generuje dane, które w długim okresie (miesiącach i latach eksploatacji) przynoszą rosnącą wartość usprawnień.
Częstotliwości PM w większości organizacji są ustalane jednokrotnie podczas początkowej implementacji CMMS i rzadko przeglądane. Optymalizacja częstotliwości PM oparta na dowodach wykorzystuje historię awarii i dane o wydajności OEE do weryfikacji i korekty interwałów. Podejście do optymalizacji: dla każdego zadania PM porównuje się zaplanowany interwał z rzeczywistą historią awarii komponentu poddawanego konserwacji.
Jeśli awarie występują między PM, interwał jest zbyt długi. Jeśli w ciągu pięciu lat nie wystąpiły żadne awarie i komponenty nie wykazują degradacji po zakończeniu PM, interwał może być zbyt konserwatywny. Dane OEE uzupełniają tę analizę: jeśli wskaźnik wydajności OEE spada na konkretnej maszynie w tygodniach poprzedzających zaplanowany PM, taki wzorzec sugeruje skrócenie interwału.
Jeśli wydajność OEE jest stabilna przez cały czas, obecna częstotliwość może być wystarczająca. Optymalizacja częstotliwości oparta na CMMS zazwyczaj skutkuje redukcją łącznej liczby zadań PM o 20, 30% poprzez eliminację nadmiernie konserwowanych elementów, przy jednoczesnym zwiększeniu częstotliwości o 10, 20% dla rzeczywiście krytycznych komponentów, co poprawia zarówno efektywność programu utrzymania ruchu, jak i wyniki niezawodności.