Der Instandhaltungsplaner/Terminierer: Die Rolle, die die meisten Werke falsch ausfüllen

Wesentliche Erkenntnisse

• Der Instandhaltungsplaner/Disponent ist die Einzelrolle mit dem größten Hebeleffekt in einer Instandhaltungsorganisation und die Rolle, die in den meisten Werken entweder fehlt, mit der falschen Person besetzt ist oder zur Kraft für Ersatzteilbestellungen verkommt.
• Planung und Disposition sind zwei unterschiedliche Funktionen, die oft vermischt werden. Planung bedeutet, die Arbeit vorzubereiten: den Umfang, die Teile, das Verfahren und die Arbeitszeitabschätzung zu definieren, bevor die Arbeit terminiert wird. Disposition bedeutet, die vorbereiteten Arbeiten gegen verfügbare Zeitfenster und Personal zu sequenzieren. Ein guter Planer/Disponent macht beides, aber das Planen ist das, was die meisten Werke überspringen.
• Die maßgebliche Kennzahl einer funktionierenden Planungsfunktion ist die Schraubzeit (wrench time), der Prozentsatz der Schicht eines Technikers, den er tatsächlich mit Schrauben/Arbeiten verbringt statt mit der Suche nach Teilen, dem Warten auf Zugang oder dem Ermitteln der Aufgabe. Werke ohne Planung erreichen 25, 35 % Schraubzeit. Werke mit guter Planung erreichen typischerweise etwa 50, 55 % (SMRP Best-in-Class), höhere Werte finden sich überwiegend bei stark geplanten Stillstandsarbeiten. Eine Erhöhung der Schraubzeit von etwa 35 % auf 55 % ermöglicht einer Mannschaft, rund 50 % mehr Arbeit zu leisten, ohne zusätzliches Personal einzustellen.
• Der häufigste Fehler ist, einen Planer einzustellen und dann die Rolle in reaktive Aufgaben ziehen zu lassen. Der Planer sollte zukünftige Arbeit planen, nicht den heutigen Brand löschen; in dem Moment, in dem er in die tägliche Reaktionsschlange gezogen wird, bricht die Planungsfunktion zusammen.

Warum der Planer/Disponent die Rolle mit dem größten Hebeleffekt ist

Die Schicht eines Instandhaltungstechnikers enthält viel Nicht-Schraubzeit. Er durchsucht das Ersatzteillager nach einem Teil, das nicht vorrätig ist. Er geht zu einer Anlage und stellt fest, dass kein Zugang möglich ist, weil die Produktion sie noch betreibt. Er beginnt einen Auftrag und merkt, dass er nicht das richtige Werkzeug oder die korrekte Arbeitsanweisung hat. All dies ist verlorene Zeit: Der Techniker steht auf der Uhr, macht aber keinen Fortschritt.

Studien von Instandhaltungsorganisationen zeigen konsistent, dass Techniker ohne Planungsfunktion nur 25, 35 % ihrer Schicht tatsächlich mit Instandhaltungsarbeiten verbringen. Der Rest ist Suchen, Warten und Herausfinden. Eine Planungsfunktion, die die Arbeit im Voraus vorbereitet, Teile bestätigt und bereitstellt, den Zugang koordiniert, das Verfahren dokumentiert und die Arbeitszeit abschätzt, kann die Schraubzeit auf etwa 50, 55 % anheben.

Diese Verbesserung ist erheblich. Ein Anstieg der Schraubzeit von etwa 35 % auf 55 % erhöht die effektive Instandhaltungskapazität um etwa die Hälfte, eine 30-köpfige Mannschaft arbeitet dann wie ca. 47 Personen, ohne dass jemand eingestellt wird. Deshalb ist der Planer/Disponent die Rolle mit dem größten Hebeleffekt in der Instandhaltung und warum ein Fehler dabei so teuer ist. Der Artikel zu Manufacturing KPIs behandelt Schraubzeit und die zugehörigen Kapazitätskennzahlen.

Planung vs. Disposition: zwei Funktionen, die oft vermischt werden

Planung: Die Arbeit vorbereiten

Planung erfolgt, bevor die Arbeit terminiert wird. Für jeden Auftrag im Rückstand erledigt der Planer:

• Definiert den Umfang, was genau zu tun ist.
• Identifiziert die Teile und bestätigt, dass sie vorrätig sind; bestellt sie, falls nicht; legt sie bereit, wenn sie verfügbar sind.
• Dokumentiert das Verfahren, die Schritte, die Werkzeuge und die Sicherheitsanforderungen.
• Schätzt den Arbeitsaufwand, wie viele Technikerstunden und welche Fähigkeiten benötigt werden.
• Notiert die Zugangsanforderungen, welches Produktionsfenster der Auftrag benötigt.

Diese Vorbereitung verwandelt einen vagen Eintrag im Rückstand in einen Auftrag, den ein Techniker ohne Suchen oder Warten aufnehmen und ausführen kann. Es ist auch der Teil, den die meisten Werke überspringen, weil es unsichtbare Arbeit ist: Der Planer bereitet Aufträge vor, die noch nicht stattgefunden haben. Der Beitrag zum Work-Order-Management-System behandelt die Datenstruktur, die gute Planung erzeugt.

Disposition: Die Arbeit sequenzieren

Disposition erfolgt nach der Planung. Der Disponent nimmt die vorbereiteten Aufträge und sequenziert sie anhand verfügbarer Zeitfenster, verfügbarer Techniker und des Kalenders der Wartungsfenster. Disposition ist die sichtbarere Funktion und die, die Werke zumindest teilweise durchführen.

Aber das Disponieren unvorbereiteter Arbeit ordnet nur das Suchen und Warten; der Techniker trifft noch immer an einem Auftrag ein, ohne dass die Teile bereitgestellt sind. Disposition ohne Planung ergibt einen ordentlichen Kalender ineffizienter Aufträge.

Die Schraubzeit-Kennzahl

Das ehrliche Maß dafür, ob die Planungsfunktion funktioniert, ist die Schraubzeit: der Prozentsatz der bezahlten Instandhaltungsstunden, die tatsächlich mit Instandhaltung verbracht werden. Sie wird durch Stichprobenmessung ermittelt: Beobachter notieren in zufälligen Abständen, ob Techniker gerade arbeiten, suchen, warten, unterwegs sind oder untätig.

Der Benchmark:

• Unter 30 %: keine effektive Planungsfunktion. Die Techniker verbringen den Großteil ihrer Zeit mit nicht-wertschöpfenden Tätigkeiten.
• 30, 45 %: partielle Planung. Einige Aufträge sind vorbereitet, viele nicht.
• 50, 55 %: eine funktionierende Planungsfunktion. Dies ist das realistische Ziel.
• Über 60 %: selten und exzellent; wird normalerweise nur bei stark geplanten Stillstandsarbeiten erreicht.

Die meisten Werke, die die Schraubzeit nie gemessen haben, sind schockiert, wie niedrig sie ist. Die Messung selbst ist oft der Auslöser für Investitionen in Planung. Der Beitrag zu Root-Cause-Analyse zeigt, wie Schraubzeit-Verluste auf spezifische Planungslücken zurückzuführen sind.

Die richtige Besetzung der Rolle

Ein guter Planer/Disponent ist nicht der ranghöchste Techniker, der zur Belohnung befördert wurde, und auch nicht ein Administrator, der noch nie geschraubt hat. Die Rolle braucht:

• Genügend technisches Wissen, um Aufträge genau abzuschätzen und die richtigen Teile und Verfahren zu identifizieren. Ein Planer, der nicht einschätzen kann, wie lange ein Auftrag dauert oder was er benötigt, kann ihn nicht planen.
• Starke organisatorische Disziplin, um einen Rückstand von Aufträgen in verschiedenen Vorbereitungsstadien zu verwalten. Die Rolle besteht grundlegend darin, viele Aufträge bis zur Einsatzbereitschaft voranzubringen.
• Das Temperament, sich aus der reaktiven Schlange herauszuhalten. Ein Planer, der in die Brandbekämpfung hineingezogen wird, hört auf zu planen. Die Rolle erfordert Disziplin und Managementunterstützung, um den Fokus auf zukünftige Arbeit zu behalten.

Der häufige Einstellungsfehler ist, einen hervorragenden Techniker zu befördern, der dann das Schrauben vermisst und immer wieder auf den Shopfloor zurückgezogen wird. Der Planer/Disponent ist eine eigenständige Rolle mit einem eigenständigen Kompetenzprofil, nicht eine Belohnung für einen Senior-Techniker.

Das Verhältnis, das die Rolle rentabel macht

Ein Planer/Disponent kann typischerweise 15, 25 Techniker unterstützen, abhängig von der Komplexität der Arbeit. Unterhalb dieses Verhältnisses hat der Planer Kapazitäten übrig; darüber hinaus beginnen Aufträge unvorbereitet herauszugehen. Für ein Werk mit weniger als 15 Technikern kann die Rolle in Teilzeit ausgeführt oder mit einer anderen Funktion kombiniert werden, aber die Planungsarbeit muss trotzdem stattfinden, auch wenn sie nicht von einer speziellen Person erledigt wird.

Die Amortisationsrechnung ist einfach. Wenn ein Planer/Disponent die Schraubzeit bei 20 Technikern von etwa 35 % auf 55 % anhebt, entspricht der effektive Kapazitätsgewinn mehr als dem Schraubzeit-Äquivalent von zehn zusätzlichen Technikern, zu den Kosten eines Planers. Nur wenige Instandhaltungsinvestitionen kommen an diese Rendite heran. Der Beitrag zum Preventive Maintenance Schedule erläutert, wie Planung mit der Ausführung von PMs zusammenwirkt.

Wie Fabrico passt

Die Planungsfunktion funktioniert in jedem CMMS, aber die Qualität der Planungsdaten bestimmt den Schraubzeit-Gewinn. Wo eine einheitliche OEE- + CMMS-Plattform hilft, ist, dass der Planer Inventar, Anlagenhistorie, Fehlerkatalog und Kalender der Wartungsfenster an einem Ort hat, sodass das Vorbereiten eines Auftrags eher eine schnelle Zusammenstellung als eine Suche über mehrere Systeme ist.

Fabrico ist so aufgebaut, dass der Planer Arbeit effizient vorbereiten kann und der Schraubzeit-Gewinn messbar ist. Um zu sehen, wie ein Planungsworkflow für Ihren Rückstand aussieht, buchen Sie eine Demo .

Häufig gestellte Fragen

Was, wenn wir zu klein für einen dedizierten Planer sind?

Die Planungsarbeit muss trotzdem stattfinden; sie wird lediglich verteilt. Bei einem kleinen Team übernimmt der Instandhaltungsleiter oder der leitende Techniker die Planung für die Arbeit des nächsten Tages oder der nächsten Woche in einem geschützten Block, der vor Unterbrechungen bewahrt wird. Die Funktion ist auch dann wesentlich, wenn die Rolle nicht in Vollzeit besteht.

Wie messen wir Schraubzeit, ohne aufdringlich zu sein?

Work Sampling: Ein geschulter Beobachter protokolliert, was jeder Techniker zu zufälligen Zeitpunkten über einen repräsentativen Zeitraum tut. Es ist nicht-kontinuierlich und wenig aufdringlich, und eine Woche Sampling liefert eine verlässliche Schätzung. Manche Werke leiten heute einen Proxy aus Mobil-CMMS-Aktivitäts-Zeitstempeln ab.

Wie lange dauert es, bis eine neue Planungsfunktion Ergebnisse zeigt?

Die Schraubzeit beginnt bereits im ersten Monat zu steigen, sobald die ersten vorbereiteten Aufträge durchlaufen werden. Der volle Gewinn braucht ein Quartal oder zwei, während der Planer eine Pipeline vorbereiteter Arbeit vor den Technikern aufbaut. Die Verbesserung ist währenddessen sichtbar und messbar.

Soll der Planer auch disponieren, oder sollten das getrennte Personen sein?

Für die meisten mittelgroßen Werke erledigt eine Person beides; die Funktionen sind eng verknüpft und das Volumen rechtfertigt in der Regel keine Trennung. Eine Aufteilung macht nur bei größerem Umfang Sinn. Was nicht funktioniert, ist Disposition ohne Planung.

Was ist der häufigste Implementierungsfehler?

Einen Planer einzustellen und ihn dann in reaktive Arbeit absorbieren zu lassen. Innerhalb eines Quartals stoppt die Planung und die Rolle verkommt zu einem reaktiven Koordinator oder einer Teilebestellkraft. Der Planer muss vor dem täglichen Feuergefecht geschützt werden, sonst tritt die Funktion, für die die Rolle geschaffen wurde, nie ein.