Плановик и графикатор на поддръжката: ролята, която повечето предприятия разбират погрешно

Основни изводи

• Планиращият-графикатор за поддръжка е ролята с най-голям лостов ефект в организацията за поддръжка и тази, която повечето заводи или нямат, назначават с неподходящ човек, или позволяват да се деградира до служител, който само поръчва части.
• Планирането и графицирането са две различни функции, които често се бъркат. Планирането означава подготовка на работата, дефиниране на обхвата, частите, процедурата и оценката на труда, преди работата да бъде графикирана. Графикирането е подреждането на подготвените работи спрямо наличните прозорци и хора. Добрият планиращ-графикатор прави и двете, но именно планирането е това, което повечето заводи пропускат.
• Определящият показател за функционираща планираща функция е времето в работа с инструменти (wrench time), процентът от смяната на техника, прекаран в реална работа по техниката срещу търсене на части, чакане за достъп или разучаване на задачата. Заводите без планиране имат 25 до 35% време в работа с инструменти. Заводите с добра планираща функция обикновено достигат около 50 до 55% (SMRP най-добри в класа), като по-високи стойности се срещат предимно при силно планирани спирания за поддръжка. Повишаването на времето в работа с инструменти от около 35% до 55% позволява на екип да свърши приблизително половината повече работа, без да се наема допълнителен персонал.
• Най-честата грешка е наемането на планиращ и след това позволяването ролята да бъде въвлечена в реактивна работа. Планиращият трябва да планира бъдещата работа, а не да гаси днешните пожари; в момента, в който бъде включен в ежедневната реактивна опашка, планиращата функция се срива.

Защо планиращият-графикатор е ролята с най-голям ефект

Смяната на техник по поддръжка съдържа много време, което не е в работа с инструменти. Те търсят в склада част, която в крайна сметка не е налична. Отиват до оборудване и установяват, че не може да се осъществи достъп, защото производството все още го експлоатира. Започват задача и откриват, че нямат правилния инструмент или правилната процедура. Всяко от тези неща е загубено време, техникът е на смяна, но не напредва.

Изследвания на организации за поддръжка последователно показват, че без планираща функция техникът прекарва само 25 до 35% от смяната си в реална поддръжка. Останалото е търсене, чакане и разучаване.

Планираща функция, която подготвя работата предварително, потвърждавайки, че частите са на склад и са подготвени, че е осигурен достъпът, че процедурата е документирана и оценката на труда е направена, може да повиши времето в работа с инструменти до около 50 до 55%.

Това подобрение е значително. Преминаването от приблизително 35% до 55% време в работа с инструменти увеличава ефективния капацитет за поддръжка с около половината, което означава, че екип от 30 души работи като 47, без да се наема никой допълнително. Затова планиращият-графикатор е ролята с най-голям ефект в поддръжката и защо грешките тук са толкова скъпи. Статията за производствените KPI разглежда wrench time и свързаните метрики за капацитет.

Планиране срещу графикиране: две функции, често слитани

Планиране: подготовка на работата

Планирането се извършва преди работата да бъде графикована. За всяка задача в задълженията планиращият:

• Дефинира обхвата, какво точно трябва да се направи.
• Идентифицира частите и потвърждава, че са на склад; поръчва ги, ако липсват; подготвя ги, когато са налични.
• Документира процедурата, стъпките, инструментите, изискванията за безопасност.
• Оценява необходимия труд, колко техникочаса, какви умения.
• Отбелязва изискванията за достъп, в какъв прозорец на производството трябва да се извърши задачата.

Тази подготовка преобразува неясна задача в задълженията в работа, която техникът може да вземе и изпълни без търсене или чакане. Това е и частта, която повечето заводи пропускат, защото е невидима работа, планиращият подготвя задачи, които още не са настъпили. Текстът за системата за управление на работни наряди разглежда структурата на данните, която доброто планиране произвежда.

Графикиране: подреждане на работата

Графикирането се случва след планирането. Графикаторът взема подготвените задачи и ги подрежда спрямо наличните прозорци, наличните техници и календара за прозорци за поддръжка. Графикирането е по-видимата функция и тази, която заводите обикновено правят поне частично. Но графикирането на неподготвени задачи просто подрежда търсенето и чакането, техникът все още пристига на задача без подготвените части. Графикирането без планиране създава подреден календар от неефективни задачи.

Метриката време в работа с инструменти

Честната мярка дали планиращата функция работи е времето в работа с инструменти: процентът от платените часове за поддръжка, прекарани в реална поддръжка. То се измерва чрез проби, наблюдаване на техници в случайни интервали и записване дали работят с инструменти, търсят, чакат, пътуват или са неактивни.

Бенчмаркът:

• Под 30%: липса на ефективна планираща функция. Техниците прекарват по-голямата част от времето си в дейности без стойност.
• 30 до 45%: частично планиране. Някои задачи са подготвени, много не са.
• 50 до 55%: функционираща планираща функция. Това е реалистичната цел.
• Над 60%: рядко и отличен резултат; обикновено се постига само при силно планирани спирания за поддръжка.

Повечето заводи, които никога не са измервали времето в работа с инструменти, са шокирани колко ниско е то. Самото измерване често става катализатор за инвестиции в планиране. Текстът за анализ на коренните причини разглежда как загубите на време в работа с инструменти проследяват до конкретни пропуски в планирането.

Подходящият човек за ролята

Добър планиращ-графикатор не е най-старшият техник, повишен като награда, нито администратор, който никога не е работил с инструменти. Ролята изисква:

• Достатъчно техническо знание, за да оценява задачите точно и да идентифицира правилните части и процедури. Планиращ, който не може да прецени колко време отнема задача или какво е нужно, не може да я планира.
• Силна организационна дисциплина, за да управлява опашка от задачи в различни етапи на подготовка. Ролята по същество е да държи много задачи в движение към състояние „готово“.
• Темперамент да се държи извън реактивната опашка. Планиращ, който се увлича в гасене на пожари, спира да планира. Ролята изисква дисциплина и подкрепа от ръководството, за да остане фокусирана върху бъдещата работа.

Честата грешка при назначаване е да се повиши страхотен техник, който после липсва на терена и постоянно го връщат обратно. Планиращ-графикаторът е отделна роля със специфичен комплект умения, не награда за старши техник.

Съотношението, което оправдава ролята

Един планиращ-графикатор обикновено може да поддържа 15, 25 техници, в зависимост от сложността на работата. Под това съотношение планиращият има излишен капацитет; над него задачите започват да излизат неподготвени. За завод с по-малко от 15 техници ролята може да е на непълен работен ден или да се комбинира с друга функция, но планиращата работа все пак трябва да се извършва, дори и да не е от посветено лице.

Математиката на възвръщаемостта е проста. Ако планиращ-графикатор повиши времето в работа с инструменти от около 35% до 55% за 20 техници, ефективното увеличение на капацитета е еквивалентно на повече от десет допълнителни техници, за цената на един планиращ. Малко инвестиции в поддръжка дават такава възвръщаемост. Статията за графика за превантивна поддръжка разглежда как планирането взаимодейства с изпълнението на превантивната поддръжка.

Как Fabrico вписва

Планиращата функция работи във всяка CMMS, но качеството на данните за планиране определя печалбата във времето в работа с инструменти.

Където една платформа за OEE и CMMS помага, е че планиращият има инвентара на части, историята на актива, каталога на режимите на повреда и календара за прозорци за поддръжка на едно място, така че подготовката на задача се превръща в бързо сглобяване, а не в лов из системи.

Fabrico е изграден така, че планиращият да може да подготвя работата ефективно и печалбата във времето в работа с инструменти да е измерима. За да видите как изглежда работният поток за планиране спрямо вашата опашка, запазете демо.

Често задавани въпроси

Ами ако сме твърде малки за посветен планиращ?

Планиращата работа все пак трябва да се извършва; тя просто се разпределя. За малък екип мениджърът по поддръжката или водещият техник вършат планирането за следващия ден или седмица в отделен блок време, защитен от прекъсвания. Функцията е съществена, дори когато ролята не е на пълен работен ден.

Как да измерим времето в работа с инструменти без да сме натрапчиви?

Чрез пробно вземане на извадки, обучен наблюдател записва какво прави всеки техник в случайни моменти за представителен период. Това е ненепрекъснато и ненатрапчиво, а седмица проби дава надеждна оценка. Някои заводи вече извличат прокси от времевите печати на мобилната CMMS активност.

Колко време минава преди новата планираща функция да покаже резултати?

Времето в работа с инструменти започва да се подобрява в рамките на първия месец, когато първите подготвени задачи преминат през потока. Пълният ефект отнема едно до две тримесечия, докато планиращият изгради линия от подготвена работа напред на техниците. Подобрението е видимо и измеримо през целия период.

Трябва ли планиращият да прави и графикирането, или това да са отделни хора?

За повечето средни по размер заводи един човек върши и двете, функциите са тясно свързани и обемът обикновено не оправдава разделянето им. Разделянето има смисъл само в по-голям мащаб. Това, което не работи, е да се прави графикиране без планиране.

Коя е най-честата грешка при внедряване?

Наемането на планиращ и после позволяването той да бъде погълнат от реактивната работа. В рамките на тримесечие планирането спира и ролята деградира до координатор на реактивни дейности или служител по частите. Планиращият трябва да бъде защитен от ежедневната битка с пожарите, иначе функцията, за която ролята съществува, никога няма да се материализира.