IWMS vs CMMS: Cómo elegir la herramienta adecuada

IWMS es un acrónimo que significa sistema integrado de gestión del lugar de trabajo. Un IWMS es un tipo de solución de software sofisticada que aborda aspectos relacionados con la organización:

• Gestión de carteras inmobiliarias
• Gestión del ciclo de vida inmobiliario
• Creación de planos de planta y planificación de espacios
• Gestión de proyectos de capital
• Gestión de instalaciones
• Mantenimiento de instalaciones
• Gestión de recursos y activos
• Gestión del mantenimiento

En resumen, un IWMS es una herramienta integral que permite una gestión eficiente de las instalaciones para grandes organizaciones en una amplia gama de sectores. El software IWMS suele estar reservado para organizaciones conuna gran superficie inmobiliariaen una ubicación específica o en múltiples sedes, que pueden incluir numerosas ubicaciones a nivel global.

Además, un IWMS ayuda a las organizaciones con informes y análisis, facilitandola toma de decisiones informadasbasadas en datos brutos y refinados. Por lo tanto, es una solución importante para ayudar a reducir costos y optimizar el uso y la asignación de bienes raíces.

Un sistema de gestión de mantenimiento informatizado (CMMS) es un software inteligente que ofreceuna gestión digitalizada de las operaciones de mantenimiento. En particular, se centra en la gestión de las actividades de mantenimiento preventivo mediante la gestión de órdenes de trabajo.

Sin embargo, también puede gestionar el mantenimiento correctivo, las reparaciones de emergencia y el mantenimiento predictivo, según las necesidades de la organización. Un sistema CMMS también ayudaa administrar los activos y a controlar el inventario, garantizando que el stock de repuestos se mantenga siempre al nivel adecuado.

Además, un sistema CMMS ofrece informes, datos, información y análisis para ayudar a los gerentes de mantenimiento y a las partes interesadas relevantes a tomardecisiones basadas en datosque pueden ayudar a reducir los costos innecesarios y el tiempo de inactividad no planificado.

Todo esto garantiza que los activos de la organización funcionen a su máxima capacidad. Se realizan labores de mantenimiento preventivo como medida proactiva paraevitar averías costosasque podrían paralizar los procesos de producción.

A la hora de comparar un CMMS con un IWMS, es fundamental analizar las diferencias entre ambos.

Si bien ambos son sistemas de software sofisticados, las principales diferencias radican en que un CMMS seutiliza principalmente para operaciones de mantenimiento, mientras que un IWMS está diseñado para gestionar las operaciones internas del lugar de trabajo.

Además, al comparar un IWMS con un CMMS, se observa que el primero tiene unabanico más amplio de funcionesque abarcan aspectos que van más allá de la gestión del mantenimiento, llegando hasta las operaciones de las instalaciones, aunque este sea solo uno de sus aspectos.

Otras diferencias entre un sistema CMMS y un IWMS incluyen el hecho de que un IWMS puede trabajar con una amplia gama de empleados, además de los equipos de mantenimiento, y también puede ayudar a emitir tickets de empleados a través de su sistema.

Sin embargo, un CMMS se utiliza principalmente parala gestión del mantenimiento. Las solicitudes de mantenimiento y las órdenes de trabajo se limitan a los técnicos de mantenimiento que trabajan en la maquinaria y los equipos de una planta de producción o instalación de fabricación.

IWMS es una excelente opción para los administradores de instalaciones que necesitan gestionar una amplia gama de activos gracias a sus múltiples funciones útiles. Por ello, resulta muy útil en áreas de negocio como la gestión inmobiliaria, la planificación y el control de activos y mantenimiento , la gestión de espacios y lugares de trabajo, la gestión de servicios, la gestión de proyectos y la gestión de la sostenibilidad. Algunas de las ventajas de un IWMS incluyen:

• Administración y contabilidad de arrendamientos eficientes: Las organizaciones que deben gestionar múltiples arrendamientos en diferentes ubicaciones pueden disfrutar de una visión más simplificada de sus arrendamientos y términos contractuales, lo que les permite optimizar al máximo su espacio inmobiliario.
• Gestión práctica del espacio: Además de gestionar arrendamientos y edificios, el IWMS también ayuda a abordar las necesidades prácticas de gestión del espacio mediante una mejor utilización del mismo. Esto se refiere a la distribución eficiente del mobiliario de oficina, así como del equipo y la tecnología. De esta manera, se logra una gestión más eficiente del personal dentro de la organización.
• Optimización de la energía y la sostenibilidad: Otra ventaja de un sistema integrado de gestión de residuos (SIG) es que optimiza el consumo de energía y la sostenibilidad. Cuando los recursos se gestionan de forma óptima, pueden reducir la huella ambiental de una organización y generar numerosos ahorros y beneficios.
• Gestión eficiente de proyectos: En organizaciones complejas, un IWMS puede agilizar y optimizar el proceso de gestión de proyectos gracias a que todas las partes involucradas operan de forma sincronizada.
• Gestión proactiva de las instalaciones: Tomar medidas proactivas para gestionar las instalaciones de su organización puede resultar en mayores niveles de transparencia, mayor cumplimiento y, por lo tanto, mayor responsabilidad.
• Seguimiento de activos mejorado: Como parte de su funcionalidad de gestión de inventario, un IWMS también permite realizar un seguimiento de los activos de la organización. Esto significa que los gerentes y las partes interesadas siempre tendrán una visión general de la ubicación de los equipos y del trabajo que se está realizando en ellos.
• Reducción del tiempo de inactividad de los equipos: Gracias a la mejora de las medidas de mantenimiento preventivo, un sistema IWMS también puede reducir los costosos tiempos de inactividad de los equipos, lo que disminuye los niveles de productividad de la organización y genera gastos innecesarios debido a las ineficiencias.
• Mayor vida útil de los activos: Cuando se realiza un mantenimiento preventivo o se toman medidas proactivas para solucionar los fallos de funcionamiento de los equipos antes de que se produzcan, se mejora la vida útil de los activos.
• Permitir a los gerentes gestionar de manera eficiente las solicitudes de servicio: Ya sean solicitudes de servicio u órdenes de trabajo, un IWMS es capaz de garantizar una comunicación fluida y eficaz entre todos los miembros del equipo y los departamentos.
• Ahorro de costes: Desde la reducción de los costes generales de mantenimiento hasta otras importantes oportunidades de ahorro, los interesados obtendrán una mayor rentabilidad de su inversión. Las organizaciones podrán aprovechar ahorros que, si bien varían según cada una, pueden oscilar entre el 10 % y el 20 %.

Las ventajas de un CMMS también son numerosas. Si bien se ocupan principalmente del mantenimiento preventivo, las reparaciones de emergencia, la asignación y el seguimiento de las órdenes de trabajo y la provisión de funcionalidades de datos e informes para mayores niveles de cumplimiento, también incluyen:

• Aumento del tiempo de actividad: El software CMMS adecuado puede ayudar a aumentar el tiempo de actividad de los equipos o el tiempo que las máquinas están operativas, mejorando los procesos de producción y garantizando mejores resultados de producción.
• Reducción de costes de mantenimiento: Al emplear el mantenimiento preventivo como práctica habitual en una organización, los costes de mantenimiento suelen disminuir significativamente, lo que repercute positivamente en los resultados económicos de la empresa.
• Control de inventario: Algunos sistemas de gestión de mantenimiento permiten realizar un seguimiento de la cantidad de repuestos e inventario almacenados en un almacén o cartera de inventario. Gestionar estos recursos es fundamental para evitar la pérdida de tiempo en la solicitud de repuestos. Además, garantiza que no haya un exceso de existencias, lo que reduce costos y permite mantener los niveles de inventario adecuados.
• Mayor visibilidad y responsabilidad: Los sistemas informáticos o digitalizados pueden mejorar significativamente la visibilidad y, por ende, la responsabilidad de los departamentos de mantenimiento. Esto se debe a que cada paso que da un equipo de mantenimiento, desde la asignación de una orden de trabajo hasta la reposición de existencias, se registra con precisión, lo que proporciona una visión completa de cada actividad realizada.
• Prolongación de la vida útil de activos y equipos: Al informatizar y optimizar las tareas de mantenimiento preventivo mediante la gestión de instalaciones asistida por ordenador, los activos se mantienen de acuerdo con sus garantías y las directrices del fabricante. Esta es una de las mejores maneras de prolongar la vida útil de los activos y equipos.
• Mejora del seguimiento de activos: Otra ventaja de un CMMS es que mejora el seguimiento de activos, ya que los responsables de mantenimiento saben exactamente qué máquina está operativa, cuál no, en cuáles se está trabajando, cuánto tiempo y recursos se requerirán para la tarea en cuestión y los costes asociados al proceso.
• Automatización del mantenimiento preventivo: Gracias a las notificaciones inteligentes, la comunicación entre los equipos de mantenimiento se simplifica. Pero esto es solo una parte de los beneficios de un CMMS. También puede automatizar ciertas tareas repetitivas, como los cambios frecuentes de aceite y la lubricación, entre otras.

Ahora, debe decidir cuál es el más adecuado para su organización: un IWMS o un CMMS. Para tomar esta decisión y seleccionar el sistema de gestión de instalaciones correcto, deberá considerar preguntas como:

• ¿Qué funcionalidades necesita?Las funcionalidades de mantenimiento generalmente requieren un CMMS, mientras que la gestión de propiedades inmobiliarias de mayor envergadura requiere un IWMS.
• ¿Qué datos necesita recopilar?Un IWMS ofrece análisis e informes sobre una gama más amplia de activos y espacios, mientras que un CMMS se limita a los activos y el mantenimiento.
• ¿Quién utilizará el software?Se necesita un CMMS para gerentes y equipos de mantenimiento, mientras que un IWMS es ideal para líderes de equipo, gerentes de recursos humanos, profesionales de TI, otros líderes departamentales, etc.
• ¿Cuál es su presupuesto?Un IWMS suele ser más costoso que un CMMS debido a su mayor gama de funcionalidades. Generalmente, es más adecuado para grandes organizaciones.

¿Para quién es un IWMS?

Un IWMS es ideal para grandes organizaciones sujetas a estrictas regulaciones que requieren mantener una documentación precisa de cada espacio y activo. También es adecuado para empresas de rápido crecimiento con numerosos espacios de trabajo físicos distribuidos en distintas regiones geográficas.

¿Para quién sirve un sistema CMMS?

Un sistema informatizado de gestión del mantenimiento es ideal para una amplia gama de pequeñas, medianas y grandes empresas que operan en sectores como la agricultura, la construcción, la educación, la fabricación de alimentos y bebidas, el gobierno, la sanidad, la hostelería, la industria manufacturera, el petróleo y el gas, el comercio minorista, el transporte marítimo y la logística, el transporte y muchos más.

Si ya ha llegado a la conclusión de que un CMMS es la solución idónea para su organización, ha llegado al lugar indicado. Puede confiar en el potente CMMS de Fabrico para gestionar una amplia gama de actividades de mantenimiento.

Desde el mantenimiento preventivo y cualquier otra tarea relacionada con el mantenimiento, hasta las notificaciones inteligentes, las órdenes de trabajo, la gestión de inventario y repuestos , los informes y análisis, y un sinfín de otras ventajas, hay algo más que hace que este software destaque.

Eso se debe a que es perfecto para un número ilimitado de usuarios y el precio se calcula por Fabrik no por usuario.

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Cada una de las soluciones de software de gestión de instalaciones que hemos analizado, un IWMS y un CMMS, ofrece a las organizaciones algunas funcionalidades y características que se solapan, pero que en general son diferentes.

Por eso es sumamente importante emplear un proceso de selección cuidadoso que se base en las necesidades específicas de su empresa y que sea adecuado para su organización.

Adoptar un enfoque proactivo en la gestión del lugar de trabajo y elegir las herramientas adecuadas para dirigir mejor su negocio es un paso importante que puede ayudarle a obtener importantes retornos de inversión y excelentes beneficios.

A continuación, descubre la diferencia entre EAM y CMMS .