Ersatzteilmanagement: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für mehr Effizienz

Ersatzteilmanagement ist ein komplexes System zur Verwaltung des Lagerbestands in einem Kreislauf, der von Bestellung und Lieferung über Organisation, Kontrolle, Beschaffung und Verwendung wieder zurück zu Bestellung und Lieferung führt.

Das kann teuer und zeitaufwendig sein. Unternehmen müssen diese Kosten im Blick behalten und sie so niedrig wie möglich halten, während sie das richtige Teil beschaffen, und zwar genau im richtigen Moment beim Lieferanten.

Die richtige Balance für einen ausreichenden Ersatzteilbestand zu finden, ist eine anspruchsvolle und komplexe Aufgabe. Es ist jedoch sehr wichtig, hier richtig zu liegen, denn davon kann die Fähigkeit eines Unternehmens abhängen, die Produktion aufrechtzuerhalten. Weitere mögliche Folgen sind Projektverzögerungen, Sicherheitsrisiken für Instandhaltungsteams und Techniker, geringere Effizienz und eine schwächere Wettbewerbsfähigkeit.

Vorteile des Ersatzteilmanagements

Ein wirksames Ersatzteilmanagement bietet zahlreiche Vorteile, darunter:

• Geringere Lagerkosten
• Höhere Produktivität
• Maximale Betriebssicherheit
• Weniger Störungen in den Abläufen, auch in Ihrer Lieferkette
• Weniger veraltete und doppelt vorhandene Materialien
• Besserer Kundenservice
• Bessere Transparenz über Ersatzteile
• Höhere Anlagenverfügbarkeit
• Schnellere Wartungs- und Reparaturarbeiten
• Mehr Kontrolle über Reparaturen
• Schnellere Reaktion bei Notreparaturen
• Längere Lebensdauer und höhere Zuverlässigkeit der Maschinen
• Umweltfreundlichere und effizientere Maschinen
• Insgesamt bessere Kennzahlen
• Weniger Leerlaufzeiten der Mitarbeiter
• Weniger Wiederholungsreparaturen
• Weniger unnötige Ausgaben bei Lieferanten
• Optimierte Lagerkosten
• Gleichbleibende Teileversorgung
• Kein Horten unnötiger Komponenten
• Optimierter Beschaffungsprozess
• Kosteneffizienter Ressourceneinsatz
• Höhere Rentabilität

Einen ausführlichen Überblick über die Vorteile des Ersatzteilmanagements finden Sie hier.

Wir haben fünf zentrale Schritte für ein erfolgreiches Ersatzteilmanagement identifiziert. Jeder davon wird im Folgenden ausführlicher beschrieben.

1. Ist-Zustand bewerten und Ziele festlegen

Es wird dringend empfohlen, sich vor dem Start einen umfassenden Überblick über Ihr Netzwerk zu verschaffen, um die Widerstandsfähigkeit Ihres Unternehmens zu stärken. Deshalb müssen Sie den aktuellen Zustand Ihrer Ersatzteilsituation sorgfältig bewerten.

Wenn Sie große Ineffizienzen, erhebliche Stillstandszeiten und Verzögerungen zwischen Bestellung und Lieferung feststellen, müssen Sie den Status quo ändern.

Diese und andere Faktoren verhindern, dass Ihre Instandhaltung so wirksam wie möglich arbeitet. Sie müssen außerdem die Bestandsmengen prüfen und ermitteln, wo es Lücken gibt und wo Verbesserungen möglich sind.

Sobald Sie Ihren Ist-Zustand bewertet und festgestellt haben, dass er verbessert werden muss, sollten Sie klare Ziele festlegen. Diese Ziele sollten unter anderem folgende Aspekte umfassen:

• Die Zeit von der Bestellung bis zur Lieferung verkürzen
• Die Zeit verkürzen, die es dauert, ein Teil zu finden
• Die Wiederauffüllungsquote ermitteln
• Für jedes Ersatzteil die Mindest-, Höchst- und wirtschaftliche Bestellmenge ermitteln
• Den Umfang Ihrer Stillstandszeiten bewerten und festlegen, um wie viel Sie ihn verbessern möchten
• Festlegen, welche Ersatzteile als kritisch gelten und in welchen Mengen
• Berechnen, welchen „Sicherheitsbestand“ Sie regelmäßig benötigen
• Feststellen, wie viele Ersatzteile defekt sind und als veraltet gelten
• Prüfen, ob die Ersatzteile mit den Handbüchern der Anlagen abgeglichen sind
• Beobachten, ob die Ersatzteile sauber und ordentlich gelagert werden
• Entscheiden, ob Sie ein CMMS (computergestütztes Instandhaltungsmanagementsystem) benötigen, damit Ihre Techniker organisiert und produktiver arbeiten
• Berechnen, wie viel Sie die Bestellung von Ersatzteilen kostet und welche Einsparungen Sie erreichen möchten

2. Veraltete Komponenten aus dem Bestand entfernen

Wenn Sie Ihre Ziele festgelegt haben, müssen Sie eine Bestandsaufnahme Ihrer Ersatzteile machen. Das bedeutet, jedes Teil in ein CMMS einzugeben oder Ihre Bestandsliste in die Software zu importieren.

Es wird dringend empfohlen, keine manuellen, papierbasierten Systeme oder auch nur Tabellenkalkulationen zu verwenden, da diese zu Verwirrung und Unordnung führen können.

Dieser Schritt umfasst die Erfassung von allem, was sich bereits in Ihrem Ersatzteillager, Ihrem Lagerhaus oder Ihrem Materiallager befindet. Dazu gehören auch Ersatzteile, die bestellt, aber noch nicht geliefert wurden.

Sobald Sie eine Liste erstellt haben, ist es wichtig, jedes Ersatzteil mit der Herstellergarantie abzugleichen. So können Sie feststellen, welche Teile veraltet sind. Mit diesen Informationen griffbereit können Sie diese Teile besser aussondern und von denjenigen trennen, die noch unter Herstellergarantie stehen und weiterhin verwendbar sind.

3. Die übrigen Teile sortieren und neu ordnen

Nachdem Sie die veralteten Teile aus Ihrem Bestand ausgesondert haben, besteht der dritte Schritt darin, die übrigen Teile zu sortieren und neu zu ordnen. Denken Sie daran, dass manche Ersatzteile gleich aussehen, aber eine andere OEM-Nummer haben können. Deshalb ist es unerlässlich, Personen mit fundiertem Ersatzteilwissen in den Prozess einzubinden.

Diese Person muss die Daten jedes Ersatzteils in eine computergestützte Liste eingeben. Um die Nachverfolgung zu erleichtern, empfiehlt es sich jedoch, für jedes Ersatzteil QR- oder Barcode-Scanner zu verwenden.

So wird das System sofort aktualisiert, wenn ein Teil aus dem Lager entnommen wird oder wenn es schnell nachgeschlagen und abgerufen werden muss.

Wenn Sie Typen und Mengen in Ihre Bestandsverwaltungssoftware eingeben und ihnen Kurzreferenzcodes zuweisen, sollten Sie auch bedenken, dass Ersatzteile Hierarchien haben. Manche werden häufig verwendet, andere seltener und müssen nicht so schnell griffbereit sein. Wieder andere Teile können teuer sein und müssen sorgfältiger und mit kontrolliertem Zugang gelagert werden.

Außerdem müssen manche Teile für eine bessere Bestandskontrolle nach Typ oder Klasse organisiert werden. Darüber hinaus gibt es Teile, die über längere Zeit ungenutzt bleiben und für die spätere Verwendung inventarisiert werden sollten.

Jeder dieser Fälle erfordert ein gut organisiertes Lagersystem und einen gut organisierten Lagerraum, damit die richtigen Ersatzteile bei Bedarf leicht zu finden sind.

4. Richtlinien für das Ersatzteillager festlegen

Ihr Bestand ist jetzt organisiert, Sie haben alle relevanten Teile gesichtet und diejenigen aussortiert, die Ihrem Betrieb keinen Mehrwert bringen. Sie haben die Ersatzteile kategorisiert und sorgfältig im richtigen Behälter, im richtigen Regal und im richtigen Gang Ihres Lagers oder Ersatzteillagers untergebracht.

Dieses Lager muss jedoch gut verwaltet werden, damit Ersatzteile nicht gerade dann fehlen, wenn Sie sie am dringendsten brauchen.

Eine Möglichkeit, diese Herausforderung zu bewältigen, besteht darin, dass Ihr Team für die Ersatzteilbestellung eine Bestandsverwaltungssoftware nutzt. Dadurch wird das betreffende Ersatzteil sofort aus dem Umlauf genommen und die Software entsprechend aktualisiert.

Wenn die Mindestbestände erreicht sind, sendet das CMMS eine Benachrichtigung, damit das zuständige Teammitglied eine neue Bestellung aufgeben kann.

Es empfiehlt sich außerdem, ein Teammitglied damit zu beauftragen, die Ersatzteile im Lager zu suchen und zu beschaffen. Achten Sie darauf, dass das Ersatzteil mit einem Barcode- oder QR-Code-Scanner erfasst wird, damit Sie wissen, ob dieses Teil ins Ersatzteillager gebracht oder daraus entnommen wurde.

Stellen Sie sicher, dass Ihr CMMS den Ersatzteilbestand in Echtzeit aktualisiert. So wird die Bestellung von Teilen zu einem koordinierten Prozess.

5. Ersatzteilbestände überwachen

Der letzte Schritt besteht darin, Ihre Ersatzteilbestände mit einem Ersatzteilmanagement-Prozess zu überwachen. Das ist unerlässlich, denn Sie möchten sicherstellen, dass Ihnen die Ersatzteile nie ausgehen. Andernfalls kann das Ihren Betrieb erheblich beeinträchtigen, wenn eine Wartung durchgeführt werden muss.

Zur Überwachung der Ersatzteilbestände sollten Sie ein CMMS oder ein Bestandskontrollsystem einsetzen. Es verschafft Ihnen einen sofortigen, genauen Echtzeitüberblick darüber, welcher Bestand verfügbar ist und welcher nicht.

Außerdem können Sie schneller berechnen, wie viel neue Ersatzteile kosten und wie lange es nach der Bestellung dauert, bis sie eintreffen.

Wenn Sie all diese Informationen zur Hand haben, können Sie Unterbrechungen vermeiden, sowohl in Ihren Fertigungsprozessen als auch bei Ihren Arbeitsaufträgen.

Mit dem CMMS von Fabrico wird Ihre Ersatzteilverwaltung deutlich reibungsloser und effizienter. Sie können Fabrico nahtlos mit Ihrer Buchhaltungssoftware integrieren, um Ersatzteile, Materialien, Bestand und Kosten an einem Ort im Blick zu behalten.

Zu den Vorteilen, wenn Sie Ihre Abläufe mit dem CMMS von Fabrico verbinden, gehören:

• QR-Code-Scannen für eine bessere Lagerhaltung
• Benachrichtigungen, wenn der Ersatzteilbestand zur Neige geht
• Weniger Stillstandszeiten und geringerer Ressourceneinsatz
• Und vieles mehr

Probieren Sie Fabrico noch heute aus! Und wenn Sie Hilfe benötigen oder Fragen haben, können Sie jederzeit Kontakt aufnehmen oder eine Demo vereinbaren.

Richtig umgesetzt schafft Ersatzteilmanagement viel Mehrwert für Ihren Betrieb und Ihr Unternehmen. Dafür müssen Sie sich von papierbasierten und manuellen Prozessen verabschieden und auf ein computergestütztes System umsteigen.

Mit computergestützter Software können Sie heute zum Glück ein wirksames Ersatzteilmanagement einführen. Und wenn Sie die Best Practices für das Ersatzteilmanagement befolgen, können Sie Ihre Abläufe straffen und Ihrem Unternehmen einen erheblichen Wettbewerbsvorteil verschaffen.